Возмещение расходов сотруднику

Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?

Как в программе отразить возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, в случае, когда деньги под отчет не выдавались?

Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.

В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008). Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.

Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

В данной статье Бухэксперт8 выражает лишь свое мнение по вопросу, нерегулированному в законодательстве. И предлагает вам использовать счет 73 для оформления операций, по которым деньги не выдавались в под отчет.

Если вы считаете, что данный способ для вас более трудоемкий и ведет к большей путанице в учете, то вы можете продолжать использовать счет 71, указав об этом в учетной политике:

«Все расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на административно-хозяйственные и прочие расходы для нужд организации, ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», вне зависимости от того, были они выданы под отчет или были компенсированы сотрудникам после их отчета».

Главное — обеспечить контроль за такими расчетами и представить достоверно информацию в отчетности.

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

  1. Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении – «оплатить»).
  2. Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:

  • Поступление (акт, накладная) ;
  • Списание НДС ;
  • Выдача наличных или Списание с расчетного счета . Вид операции – Прочий расход , счет дебета — 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Поступление материальных ценностей

Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные) .

  • Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
  • Счет-фактура не регистрируется.

Проводки по документу

Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» в документе Поступление (акт, накладная) не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.

Списание НДС

Минфин считает, что принять к вычету НДС можно только по счету-фактуре, исключение — если это предусмотрено п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.

Также нельзя указанный НДС принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС предъявленный по причине отсутствия счета-фактуры (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС .

Проводки по документу

Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником

Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса — Кассовые документы – Выдача наличных . Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения .

Проверка расчетов с сотрудником

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету .

В заключение добавим, что не рекомендуем пользоваться данной схемой постоянно, предпочитая ее старому доброму подотчету. Приобретение товаров (работ, услуг) организацией с оплатой из личных средств работников может иметь проблемы:

  • приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
  • при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.

Если документы, подтверждающие покупку ТРУ, выписаны на имя организации, то проблем с признанием затрат и вычетом НДС, а также сложностей, связанных с расчетами с работником, у организации не возникнет.

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

    .С 1 июня 2020 года работодатели должны указывать в расчетных.Подотчетник вернул неистраченные средства в кассу предприятия. Может ли оно..

Карточка публикации

Разделы:
Рубрика: ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА / Порядок расчета и уплаты НДФЛ / Поступление / Поступление / Принятие к вычету / ПРОМО: 1С Бухгалтерия / Списание НДС
Объекты / Виды начислений:
Последнее изменение: 13.04.2021

ID задана и содержит ID поста $termini = get_the_terms( $post->ID, ‘post_tag’ ); // так как функция вернула массив, то логично будет прокрутить его через foreach() foreach( $termini as $termin )< echo '' . $termin->name . ”; > /* * Также вы можете использовать: * $termin->ID – понятное дело, ID элемента * $termin->slug – ярлык элемента * $termin->term_group – значение term group * $termin->term_taxonomy_id – ID самой таксономии * $termin->taxonomy – название таксономии * $termin->description – описание элемента * $termin->parent – ID родительского элемента * $termin->count – количество содержащихся в нем постов */ –>

(8 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Все комментарии (5)

Прошу пересмотреть рекомендацию по расчетам с подотчетными лицами.

Рассмотрим два варианта ситуации приобретения работником в интересах предприятия шкафчика для документов:
Вариант 1: сначала работнику выдали 4 т.р., потом он купил шкафчик за 14 т.р., потом работнику возместили 10т.р.
Вариант 2: работник купил шкафчик за 10 т.р., потом работнику возместили 10тр.

Это вполне могут быть даже одинаковые шкафчики, просто в Варианте 2 работник нашел магазин с самыми низкими ценами.
Оба варианта имеют одинаковый экономический смысл (вплоть до суммы – работник сначала израсходовал своих денег 10тр, а потом ему их возместили).
И что, по варианту 1 надо применять счет 71, а по варианту 2 счет 73?
А как же пункт 6 ПБУ 1: «отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой)»?
Ну и принцип рациональности еще можно вспомнить.
Ведь отражение по сути одинаковых операций то по счету 73, то по счету 71 усложнит учет, а сравнивать это усложнение с пользой сложно, так как польза отсутствует (а если и найдется – то померкнет перед усложнением).
Одной из причин усложнения может быть то, что выдача денег в бухучете отражается обычно сразу же, а приобретение работником чего-то – по мере сдачи работником и обработки бухгалтером авансовых отчетов.
Вполне возможна ситуация: на момент выдачи работнику денег еще не было авансового отчета и выдачу денег отразили по счету 71, потом работник принес авансовый отчет и по приложенным документам стало видно, что нечто для предприятия куплено ДО получения денег под отчет. И что – исправлять выдачу денег, вносить исправления в РКО или перечисление по банку??

И в общем случае учет может даже исказиться от применения счетов 73 и 71 (если по одному работнику одновременно будет дебетовое сальдо по счету 73 и кредитовое по счету 71 и оба сальдо будут основаны на задачах покупки данным работником чего-то для предприятия).

Прошу вернуться в рекомендациях к подходу «по старинке»: применять счет 71, даже если деньги работнику выданы после приобретения.

Татьяна, здравствуйте. На связи Ольга Шерст. Отвечаю на ваш Комментарий под нашей статьей. Вернуться к отражению сумм, не выданных в подотчет «по старинке», т.е. через счет 71 мы не можем.
Наше мнение, связанное с использованием счета 73 основано на том, что в Плане счетов, утвержденного Приказом МФ РФ №94н от 31.10.2000, указано: «Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.»
Ключевая фраза «по суммам, выданным им в под отчет», т.е. счет 71 используется если был аванс, выданный сотруднику. Если его не было, то нужно использовать другой счет. Это из прямого прочтения данного Приказа. На наш взгляд больше всего в этом случае подходит счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – этот порядок мы и изложили в статье. Некоторые даже используют счет 76.
При этом я с вами соглашусь, что в современном бухучете принцип рациональности и требование содержания над формой могут перевесить, если количество таких операций у вас в учете незначительно. И я не вижу здесь ошибки, если вы и в этом случае будете применять счет 71.
Но если в организации в основном операции, при которых деньги выдаются уже после отчета сотрудника, то на наш взгляд более корректным будет использовать счет 73.
Если говорить про 1С-автоматизацию таких операций, то да — использовать счет 71 – это более интересно и удобно.
Поэтому тут вопрос – как в учетной политике вы укажете порядок учета таких сумм. Например, можно указать так: «Все расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на административно-хозяйственные и прочие расходы для нужд организации, ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» вне зависимости от того, были они выданы под отчет или были компенсированы сотрудникам после их отчета».
И еще план счетов был создан в 2000году и уже сейчас не обеспечивает полностью потребности бухгалтера. В тот момент еще действовал Порядок ведения кассовых операций, утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 № 18, который обязывал выдавать подотчетные авансы на все случаи жизни и не предусматривал компенсационного подхода. Думаю, этим и объясняется жесткое содержание инструкции к счету 71.
Спасибо вам за ваш комментарий и неравнодушие!

Приказ о возмещении расходов сотруднику

Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Что должно быть отображено

В шапке документа должно содержаться следующее:

  • полное название организации;
  • дата, когда был составлен приказ;
  • регистрационный №;
  • заголовок;
  • формулировка: «На основании отчетных документов, предоставленных… (здесь пишется полное ФИО сотрудника) ПРИКАЗЫВАЮ»;
  • текст;
  • подпись лица, несущего ответственность за исполнение приказа, и ее расшифровка;
  • подпись директора и ее расшифровка;
  • подпись сотрудника (которому необходимо возместить расходы) и ее расшифровка в графе ознакомления.

В самом тексте должна быть указана следующая информация:

  1. ФИО сотрудника, которому надо возместить затраты.
  2. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник, а также его должность, разряд, класс, квалификация.
  3. Формулировка: «Выплатить в качестве возмещения расходов сверх аванса, полученного в связи с нахождением в … с… по… год …руб….коп…(сумма прописью)».
  4. Основание и перечисление подтверждающих документов.
  5. Формулировка: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на … (должность и ФИО ответственного лица)».

Приказ о возмещении расходов сотруднику, образец

Гарантии для кадров организации

В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.

Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:

  • Сохраняется рабочее место.
  • Сохраняется прежний оклад.
  • Директор организации покрывает все расходы на нахождение в командировке.

Какие расходы должна компенсировать организация

Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:

  1. Транспортные расходы:
    • если сотрудник использовал свою личную машину;
    • если сотруднику пришлось взять в аренду собственность, например, автомобиль;
    • если сотруднику пришлось ездить на общественном транспорте или воспользоваться услугами такси.
  2. Расходы на снятое жилое помещение по договору найма.
  3. Суточные (затраты работника на личные нужды, например, питание).
  4. Другие расходы:
    • мобильная связь;
    • интернет;
    • обмен валюты.

Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.

Сколько лет хранится документ в архиве

В архиве любой организации приказы хранятся:

В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:

  • в командировку по РФ на срок от 10 до 60 дней;
  • в международные командировки на срок от 10 до 60 дней.

Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа

Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:

  • Придерживаться установленного законом расстояния между краями страницы и текстом.
  • Документ издается на белом и высококачественном листе бумаги формата А4.
  • Прописывать дату документа арабскими цифрами
  • Компенсируемая сумма должна быть написана цифрами и прописью.
  • В документе должны быть все подписи плюс их расшифровка.
  • Печать.

Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа

Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:

  • неправильно написать название организации;
  • не проставить или написать неправильно дату составления документа;
  • не указать регистрационный номер;
  • не написать компенсируемую сумму прописью;
  • неправильно написать ФИО сотрудника, которому необходимо возместить расходы;
  • не указать должность;
  • не указать ответственное лицо;
  • внести поправки простым карандашом или ручкой другого цвета;
  • написать текст неразборчивым почерком;
  • сделать много исправлений в документе;
  • сделать орфографические ошибки;
  • неправильно указать сумму, которую необходимо возместить;
  • искусственно состарить документ;
  • затереть ластиком текст.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

  1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
    • до того, как была поставлена подпись руководителя;
    • в момент подписания.
  2. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
    • регистрационный №;
    • дата, когда он был составлен;
    • название документа;
    • начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
    • основания для отмены;
    • кто несет ответственность за исправления;
    • подпись.

Заключение

Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним с теми, когда под отчет деньги выдавались.

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя. Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Далее проводится проверка авансового отчета и утверждение руководителем.

Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

  • социальные выплаты и зарплата;
  • выплата страховых возмещений;
  • на личные нужды ИП;
  • оплата товаров, работ, услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
  • выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

Итоги

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Возмещение работодателем расходов работника

Работник вправе требовать от работодателя возмещения некоторых видов расходов, связанных с выполнением им поручений работодателя (или выполнением работником работы).

Важно! Виды расходов, которые работодатель обязан возмещать:

  • расходы при направлении работника в служебную командировку (ст. 168 Трудового кодекса РФ);
  • расходы, связанные с переездом на работу в другую местность (ст. 169 Трудового кодекса РФ);
  • расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ) ;
  • расходы при использовании личного имущества работника (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

1. Возмещение расходов, связанных с направлением работника в служебную командировку

Запрещено направлять в командировку беременных женщин, а также работников в возрасте до 18 лет (ч. 1 ст. 259, ст. 268 ТК РФ) и некоторые другие категории работников.

Важно! При направлении в служебную командировку работнику гарантируется сохранение места работы и среднего заработка.

Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой.

Не является командировкой работа, которая в соответствии с условиями трудового договора осуществляется в пути или имеет разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях.

Важно! Виды расходов, подлежащих возмещению:

  • расходы по проезду;

Указанные расходы включают в себя оплату проезда транспортом общего пользования; оплату услуг по оформлению проездных документов; оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Работодатель обязан выплатить работнику суточные за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, все дни, проведенные в пути (с учётом вынужденной остановки), а также период нетрудоспособности.

К иным расходам относится оплата услуг связи, получения заграничного паспорта, оформления визы и т.п.

Важно! Иные расходы, произведенные работником, подлежат возмещению в случае если они произведены с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Важно! При заключении трудового договора работник должен быть ознакомлен с данным документом.

2. Возмещение расходов, связанных с переездом работника в другую местность

Важно! Работник вправе требовать от работодателя возмещения расходов, связанные с переездом в другую местность в случае, если переезд производится по предварительной договоренности между работником и работодателем.

Возмещению подлежат следующие расходы:

  • расходы по переезду работника,
  • расходы по переезду членов семьи работника
  • расходы по провозу имущества

Важно! Возмещение расходов не переезду не производится, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения.

  • расходы по обустройству на новом месте жительства.

Важно! Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Возможно определение порядка и размера возмещения расходов соглашением сторон трудового договора.

При переезде в другую местность работника, заключившего трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондов, федеральных государственных учреждений работнику возмещаются расходы в порядке и размере, установленном постановлением Правительства РФ от 11.08.2007 № 514.

Согласно постановления, работник обязан полностью вернуть средства, полученные в связи с переездом на работу в другую местность, если он не явился на работу или отказался приступить к работе без уважительной причины, а также, если он до окончания срока работы, установленного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока – до истечения одного года работы уволился по собственному желанию или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством РФ явились основанием прекращения трудового договора.

Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных расходов по его переезду и переезду членов его семьи, а также по провозу имущества.

При переезде в другую местность работника, заключившего трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, государственных учреждений субъектов Российской Федерации, работников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений, работнику возмещаются расходы в порядке и размере, установленном нормативным правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

3. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых носит разъездной характер, экспедиционный характер, протекает в пути или в полевых условиях

Работа в пути или работа, имеющая разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях выполняется работником на постоянной основе по месту своей основной работы на всём протяжении трудового договора с подчинением правилам внутреннего распорядка работодателя, этот договор подписавшего. В этом её отличие от командировки, при которой работник в течение определённого срока разово выполняет свою трудовую функцию вне места своей постоянной работы с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, с которым он в трудовых отношениях не состоит.

Важно! Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать следующие расходы:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы.

Важно! Иные расходы, произведенные работником, подлежат возмещению в случае если они произведены с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором, локальным нормативным актом работодателя, соглашениями, а также трудовым договором.

Важно! Работодатель обязан определить перечень работ, профессий, должностей работников, работа которых носит разъездной характер, протекает в пути, или в полевых условиях, носит экспедиционный характер.

В отсутствие такого перечня трудовые отношения, связанные со служебными перемещениями работников, регулируются законодательством о командировках.

4. Возмещение расходов, связанных с использованием работником личного имущества

Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер компенсации и возмещения определяется соглашением сторон.

Важно! Возмещение расходов производится при наличии следующих условий:

  • имущество работника используется с согласия или ведома работодателя
  • имущество работника используется в интересах работодателя.

Важно! Вид имущества, который может использоваться работником при исполнении трудовых обязанностей:

  • инструмент
  • личный транспорт
  • оборудование
  • другие технические средства и материалы.

Например, надомнику может быть частично компенсирована оплата коммунальных услуг, а также услуг телефонной связи и т.п.

Важно! Работник вправе требовать компенсации:

  • за использование личного имущества работника (износ/амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов).
  • расходов, связанных с использованием личного имущества работника (ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов).

Важно! Размер возмещения расходов должен быть определен соглашением сторон трудового договора. Обязательна письменная форма соглашения.

Возмещение расходов на пособия из ФСС: как получить и отразить в учете

С 2021 года по всей стране внедрен механизм прямых выплат. Работающие граждане теперь получают пособия непосредственно от ФСС. Но отдельные выплаты работодатель по-прежнему оплачивает сам, а затем обращается в ФСС за возмещением понесенных расходов. Расскажем, какие выплаты производятся по такой схеме, как их возместить и отразить в учете.

Какие расходы работодателя возмещает ФСС

В 2022 году работодатели продолжают выплачивать с последующим возмещением из фонда:

  1. Часть пособия по нетрудоспособности, финансируемую за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета;
  2. Средний заработок за четыре дополнительных выходных дня в месяц для ухода за детьми-инвалидами;
  3. Пособие на погребение (или возмещение стоимости услуг по погребению, предоставляемых согласно гарантированному перечню, специализированной службе);
  4. Средства на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников.

Последний вид расходов в этой статье затрагивать не будем — вы можете прочитать о нем в статье «Как возместить расходы на профилактику травматизма из ФСС». Далее расскажем о первых трех видах возмещаемых затрат.

Пособия по нетрудоспособности за счет межбюджетных трансфертов

В большинстве случае пособие по болезни складывается из двух частей:

  • за первые 3 дня его выплачивает работодатель из собственных средств;
  • все следующие дни оплачивает напрямую ФСС из средств своего бюджета.

Но есть еще один источник финансирования — межбюджетные трансферты из федерального бюджета. Из этих средств возмещаются дополнительные расходы на выплату части больничных пособий в повышенном размере (ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, ст. 4 Федерального закона от 06.12.2021 № 393-ФЗ). Далее поясним, что подразумевается под этими расходами и как их возместить.

Стандартное пособие

Порядок расчета больничного пособия определен в п. 1 ст. 7 Федерального закона № 255-ФЗ.

Стандартное пособие составляет 60 %, 80 % или 100 % от среднего заработка за каждый день болезни. Какой именно процент нужно брать для расчета, зависит от страхового стажа работника. Если в пересчете на полный месяц пособие окажется ниже минимального размера оплаты труда, его нужно исчислить исходя из МРОТ.

Увеличенное пособие

Иногда пособие по болезни считается по более высокой процентной ставке, чем положено исходя из продолжительности страхового стажа. В итоге сумма выплаты получается больше стандартной. Этот порядок применяется в таких случаях:

  1. Работник попадает под льготы для «чернобыльцев» (лиц, подверженных воздействию радиации в результате аварий на Чернобыльской АЭС и на производственном объединении «Маяк», ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне, сбросов радиоактивных отходов в реку Теча). Применяется ставка 100% (закон от 15.05.1991 № 1244-1 и другие).
  2. В стаж для начисления пособия засчитывается военная или иная служба (в органах внутренних дел, противопожарной службе и так далее), в течение которой человек не был застрахован. Применяется ставка в зависимости от общей продолжительности стажа, то есть нестраховой период добавляется к страховому (п. 4 ст. 3, п. 1.1 ст. 16 Федерального закона № 255-ФЗ).

В этих случаях имеет место превышение суммы пособия над стандартной, то есть определяемой по правилам п. 1 ст. 7 Федерального закона № 255-ФЗ. Именно это превышение составляет дополнительные расходы работодателя по выплате больничных пособий и финансируется за счет федерального бюджета. Эта разница (за первые 3 дня болезни) должна быть возмещена работодателю из ФСС.

Пример. Средний дневной заработок Смирнова для расчета больничного пособия — 1600 рублей, его страховой стаж — 4,5 года. Ранее он прошел военную службу по призыву в течение одного года (окончена в 2015 году). Период службы в армии нужно учесть при расчете больничного.

Исходя чисто из страхового стажа Смирнову нужно было бы выплатить за первые 3 дня болезни: 1600 × 60 % × 3 = 2 880 рублей. Но с учетом службы стаж работника составляет 5,5 лет, а пособие — 80 % от среднего заработка: 1600 × 80% × 3 = 3 840 рублей.

Получается разница в сумме: 3 840 − 2 880 = 960 рублей. Это и есть дополнительные расходы работодателя на оплату больничного, которые ему должен возместить ФСС.

Есть еще один случай, когда больничный оплачивается в повышенном размере: уход за больным ребенком в возрасте до 8 лет. Пособие начисляется исходя из 100 % среднего заработка вне зависимости от стажа (пп. 1 п. 3 ст. 7 закона № 255-ФЗ). Но ФСС выплачивает его с первого дня больничного, а не с третьего, как обычно. Поэтому работодатель на возмещение не подает.

Документы для возмещения

Чтобы получить компенсацию дополнительных расходов, нужно направить в территориальное отделение Фонда следующие документы:

  • заявление на возмещение по форме из Приложения № 5 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26;
  • документы и сведения, необходимые для начисления больничного пособия в общем случае.

Срок направления — не позднее пяти рабочих дней после получения заявления сотрудника на выплату пособия. Если работодатель взаимодействует с Фондом по ТКС, он направляет электронные реестры документов. В противном случае документы подаются на бумаге с описью (Приложение № 3 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26).

Для проверки правомерности и правильности начисления больничного пособия в увеличенном размере ФСС может запросить:

  • сведения о застрахованном лице;
  • лист нетрудоспособности в бумажном виде;
  • документы, на основании которых было назначено увеличенное пособие, включая подтверждение нестраховых периодов;
  • расчет пособия;
  • лицевой счет (расчетные листки) работника;
  • трудовую книжку или трудовой договор;
  • форму СТД-Р или СТД-ПФР после 1 января 2020, если работник перешел на электронную трудовую книжку;
  • документы, подтверждающие расходы на выплату пособия;
  • справку о зарплате по форме № 182н.

Оплата дополнительных выходных для ухода за детьми-инвалидами

Трудовой кодекс гарантирует родителю ребенка-инвалида четыре дополнительных выходных дня ежемесячно. Использовать их может мать или отец, либо родители могут разделить эти дни между собой.

За каждый такой выходной работнику нужно выплачивать средний заработок. Эти средства работодателю возмещает ФСС в порядке, утвержденном постановлением Правительства РФ от 09.08.2021 № 1320.

Для возмещения понесенных расходов необходимо представить в ФСС следующие документы:

  • Заявление о возмещении по форме из Приложения № 10 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26. В 2022 году должна быть введена новая форма заявления (приказ уже подготовлен и проходит этап регистрации);
  • Копию приказа о предоставлении дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, удостоверенную работодателем.

В Постановлении № 1032 указаны только заявление и приказ. Но для подтверждения права на дополнительные дни отпуска и правильности расчета пособия Фонд может запросить иные документы:

  • Копию справки об инвалидности, выданной бюро медико-социальной экспертизы;
  • Документы, подтверждающие место жительства ребенка-инвалида;
  • Копию свидетельства о рождении;
  • Справку с места работы второго родителя о том, что в этом же месяце льготных выходных дней ему работодатель не предоставлял (или предоставлял частично);
  • Документы, которые подтвердят, что выплата была сделана на законном основании и в верном размере:
    • расчет оплаты дополнительных выходных дней;
    • лицевой счет работника (расчетные листки);
    • трудовую книжка или трудовой договор;
    • если трудовая книжка ведется в электронной форме — СТД-Р или СТД-ПФР за период с 01.01.2020;
    • документы, подтверждающие факт выплаты.

    Фонд рассмотрит заявление в течение 10 рабочих дней со дня получения документов. Если принято положительное решение, деньги поступят на счет не позднее двух рабочих дней со дня принятия решения фондом.

    Расходы, связанные с погребением

    Государство оказывает небольшую финансовую поддержку гражданину, взявшему на себя обязанность по погребению умершего человека (Федеральный закон от 12.01.1996 № 8-ФЗ). И в двух случаях эта поддержка оказывается через работодателя:

    • если умер работник (на день смерти с ним действовал трудовой договор);
    • если у работника умер несовершеннолетний член семьи.

    Обычно помощь предоставляется родственникам умершего, поскольку именно они берут на себя обязанности по погребению. Но выплата может быть произведена и иному лицу — родство в данном вопросе роли не играет. Главное то, что человек взял на себя обязанность похоронить умершего.

    Помощь предоставляется одним из способов на выбор гражданина:

    • в виде социального пособия на погребение (ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ). Размер федерального пособия в 2022 году — 6964,68 рубля;
    • в виде гарантированного перечня услуг по погребению — в том же размере, что и социальное пособие (ст. 9 Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ).

    Возмещение расходов на пособие на погребение

    Работодатель обязан выплатить пособие в день обращения. Для этого гражданин пишет заявление в свободной форме, а также предоставляет копию своего паспорта и оригинал справки о смерти из органа ЗАГС.

    Чтобы вернуть сумму пособия через ФСС, в территориальный орган нужно подать:

    • заявление о возмещении расходов по форме из Приложения № 9 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26.
    • справку о смерти, полученную от лица, которому было выдано пособие.

    Фонд может также проверить и иные документы:

    • подтверждающие выплату пособия;
    • подтверждающие трудовые отношения — трудовой договор, трудовую книжку, форму СТД-Р или СТД-ПФР, приказ об увольнении в связи со смертью.
    • копию свидетельства о смерти.

    Компенсация стоимости гарантированного перечня услуг специализированной службе

    Вместо пособия родственник умершего может получить гарантированные государством услуги по погребению. В таком случае сумму, равную пособию, получит не он, а специализированная похоронная служба, которая оказала эти услуги. Работодатель в этой схеме участвует в роли посредника. Порядок таков:

    1. Похоронная служба представляет работодателю умершего заявление о возмещении расходов (Приложение № 11 к приказу ФСС от 04.02.2021 № 26), справку о смерти из ЗАГС и счет на оплату суммы возмещения;
    2. Работодатель в течение 2 рабочих дней со дня получения документов направляет их в ФСС;
    3. Фонд рассматривает документы и не позже 5 рабочих дней принимает решение о компенсации услуг по погребению. Перечислить средства на счет похоронной службы ФСС должен в течение 2 рабочих дней.

    Фонд может проверить, действительно ли умерший (родственник умершего несовершеннолетнего) и работодатель состояли в трудовых отношениях.

    Как ФСС возмещает расходы

    Возмещения расходов любого вида, за исключением компенсации похоронной службе за гарантированные услуги, производится по такой схеме:

    1. Работодатель направляет документы в ФСС;
    2. Фонд рассматривает их и принимает решение в срок не более 10 рабочих дней с даты получения;
    3. Если принято решение о возмещении, ФСС перечисляет средства на расчетный счет работодателя в срок не более двух рабочих дней с даты принятия решения.

    Обратите внимание! Фонд меняет некоторые документы, применяемые в целях возмещения расходов страхователей. Соответствующий Приказ находится на регистрации в Минюсте. Среди прочего изменится заявление на оплату дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами. Новая форма должна вступить в силу уже в 2022 году.

    Обновление заявлений на возмещение пособий по нетрудоспособности за счет федерального бюджета и на погребение, а также на возмещение стоимости гарантированных услуг похоронной организации, новым приказом не предусмотрено. Вероятно, как и прежде, будут применяться бланки, утвержденные приказом № 26. Но нельзя исключить, что ФСС утвердит их новые формы отдельно.

    Налогообложение и учет

    Сначала расскажем про обязательные платежи за сотрудников. Для перечисленных выплат действуют разные правила обложения НДФЛ и взносами. Они представлены в Таблице 1.

    Таблица 1. Обязательные платежи, начисляемые с пособий и соцвыплат

    Вид выплаты НДФЛ Страховые взносы
    Пособие по временной нетрудоспособности за счет межбюджетных трансфертов Облагается в общем порядке Не облагается
    Пособие на погребение Не облагается Не облагается
    Оплата четырех дополнительных выходных для ухода за ребенком-инвалидом Не облагается Облагается в общем порядке

    С оплаты за четыре выходных нужно начислить все взносы, как с обычной зарплаты. Это связано с тем, что данная выплата осуществляется в рамках трудовых отношений и не является пособием. ФСС должен возместить работодателю расходы на оплату не только дополнительных выходных дней, но и взносов с этой суммы.

    НДФЛ с увеличенного больничного пособия взимается в общем порядке. Возмещению налог не подлежит, так как удерживается из суммы выплаты, а не начисляется сверх нее.

    Теперь о том, как сказываются рассматриваемые социальные выплаты на собственных налогах работодателя. Поскольку эти суммы возмещаются ФСС, они не являются расходами и не уменьшают налогооблагаемый доход. Средства, перечисленные Фондом в виде возмещения затрат, доходом также не считаются.

    В бухгалтерском учете эти выплаты отражаются на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». К нему открывается субсчет 1 «Расчеты по социальному страхованию». Типичные проводки отражены в Таблице 2.

    Таблица 2. Проводки, отражающие операции по возмещаемым пособиям и выплатам

    50 — из кассы
    51 — со счета

    Заводите документы, начисляйте зарплату, а сервис сам сформирует отчетность в ПФР, ФСС и ФНС и проверит ее

    И в заключение еще раз о документах, которые необходимы для начисления и возмещения пособий. Важно, чтобы они были в порядке. Их могут запросить в ходе камеральной или выездной проверки. И если выяснится, что выплаты были произведены неправомерно, в том числе на основании недостоверных или неправильно оформленных документов, придется возместить Фонду расходы и уплатить штраф.И в заключение еще раз о документах, которые необходимы для начисления и возмещения пособий. Важно, чтобы они были в порядке. Их могут запросить в ходе камеральной или выездной проверки. И если выяснится, что выплаты были произведены неправомерно, в том числе на основании недостоверных или неправильно оформленных документов, придется возместить Фонду расходы и уплатить штраф.

    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

    Компенсируем с умом: «набор» из 5 спорных вопросов

    Как, компенсируя сотруднику затраты, связанные с работой, не попасть на доначисления? Ведь, известно, что большинство компенсационных выплат не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. А раз такие возмещения освобождены от зарплатных налогов, то придется аргументировать «Что? Как? Зачем? Почему?» В этих вопросах запутались не только налогоплательщики, но и чиновники из ПФР, ФСС, Минфина и налоговики. То надо начислять страховые и НДФЛ, то не надо… Полная неразбериха и перемена настроений. Итак, 5 спорных моментов на тему «И да, и нет», и понимай, как знаешь…

    Спор №1: важен/не важен коллективный договор?

    Чем больше бумажек, тем лучше, но иногда заморачиваться лишний раз не хочется. Ведь все и так расписано в пачке документов. Если все условия и виды компенсационных выплат утверждены приказом генерального директора (или другого единоличного исполнительного органа), соответствующие изменения внесены в трудовые договоры, локальные нормативные акты, соглашения, а все сотрудники ознакомлены. Разработаны необходимые табеля, бланки отчетов и т.д. Есть ли смысл «нагружать» документооборот еще и коллективным договором?

    Юлия Баранова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

    Коллективный договор – это правовой акт, который регулирует социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключается работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ). В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 2 Рекомендации №91 Международной организации труда «О коллективных договорах» от 29.06.1951 г. под коллективным договором понимается всякое письменное соглашение относительно условий труда и найма, заключаемое, с одной стороны, между предпринимателем, группой предпринимателей или одной или несколькими организациями предпринимателей и, с другой стороны, одной или несколькими представительными организациями трудящихся, при их отсутствии – представителями самих трудящихся, надлежащим образом избранными и уполномоченными, согласно законодательству страны.

    Коллективный договор не является обязательным документом для организации

    Согласно ст. 27 ТК РФ заключение такого договора является одной из форм социального партнерства, которое подразумевает добровольность принятия сторонами на себя обязательств (ст. 24 ТК РФ). Следовательно, никакая третья сторона не может обязать работников и работодателей заключить коллективный договор, а также привлечь к ответственности за его отсутствие. Необходимо также учитывать, что заключение данного договора возможно при наличии инициативы работников или работодателя.

    Порядок и размеры выплаты компенсации за вахтовый метод работы закрепляются в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, а также в трудовом договоре (ч.4 ст. 302 ТК РФ).

    В данной статье ТК не говорится о том, что в организации должны быть все перечисленные акты (кол договор, соглашение) и профсоюзная организация (она так же, как и коллективный договор, является добровольной).

    Постановление АС Волго-Вятского округа от 22.05.2015 №Ф01-1662/2015 по делу №А31-7662/2014 становится на сторону инспекции на основании того, что отношения с физическими лицами не содержали признаков трудового договора и именно на этом основании компенсации не признаются таковыми.

    Письмо Минфина России от 05.07.2013г. № 03-04-06/25956 говорит о том, что, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

    Постановление ФАС ЦО от 25.07.2013г. № А36-2844/2012, Ф10-2154/2013 суд встал на сторону налогоплательщика, т.к. решение о выплате компенсаций было закреплено и положением, и коллективным договором и трудовыми договорами с сотрудниками.

    Проанализировав массу судебной практики, в т.ч. и отрицательной, я пришла к выводу, что наличие коллективного договора не является обязательным требованием и служит основанием для отказа в признании компенсационных выплат за вахтовый метод работы таковыми.

    Спор №2: нужны/не нужны подтверждающие документы?

    Взять, например, компенсации по найму жилья для сотрудников. Чиновники считают, что раз нет подтверждающих документов, значит надо начислять страховые: Письмо ПФР от № НП-30-26/9660 и Письмо ФСС №17-03-10/08-2786П от 29.07.2014 г. Какую позицию выберет ФНС в этом вопросе, пока неизвестно…

    А суды не видят проблем в непредставлении подтверждающих документов, конечно же, если размеры компенсационных выплат прописаны в локальных нормативных актах или коллективном договоре (Постановление Одиннадцатого ААС от 09.11.2011 №А49-2814/2011).

    Юлия Баранова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

    Практика показывает, что чем больше подтверждающих документов прикладывают к своим расходам компании – тем лучше. Аналогичный вывод можно сделать и к положениям о компенсациях.

    Спор №3: оплачивать/не оплачивать проезд сотрудника от места жительства до работы?

    Пока Минфин мечется в раздумьях, считать ли компенсацией оплату проезда сотрудника от места жительства до работы или места сбора (Письмо Минфина от 02.09.2011 г. №03-04-06/0-197, Письмо Минфина от 20.08.2009г. №03-04-06-02/60), компании выигрывают суды: Постановление АС МО от 15.03.2010 г. №КА-А40/1852-10, Постановление АС Западно-Сибирского округа от 13.02.2009 №Ф04-482/2009).

    В Письме Минфина от 19.07.2016 г. №03-04-06/42359 чиновники все-таки решили, надбавки, которые предусмотрены сотрудникам, работающим вахтовым методом по их «доставке» от дома до работы не облагаются НДФЛ в размере, установленном коллективным договором, локальным нормативным актом и трудовым договором.

    В отношении компенсации питания таких сотрудников, в этом же письме ведомство решило: «Стоимость питания, бесплатно предоставляемого организацией своим работникам, являясь в соответствии со статьей 211 НК РФ их доходом, полученным в натуральной форме, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке».

    Юлия Баранова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

    Относительно оплаты проезда, мнения судов и Минфина разделилось на 2 позиции:

    1) компенсация проезда сотрудникам не облагается страховыми взносами, т.к. они не являются стимулирующими, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, т.е. не являются оплатой труда работника (вознаграждением за труд). Названные суммы не относятся к выплатам, которые производятся в рамках трудовых отношений.

    2) все выплаты в пользу работников, производимые в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами. Исключение составляют суммы, указанные в ст. 422 НК РФ. Компенсация работникам стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в этой статье не предусмотрена. Следовательно, такая выплата облагается страховыми взносами.

    Спор №4: компенсация = надбавка?

    Если компания выплачивает сотруднику компенсацию за разъездной характер работы, налоговики могут признать это надбавкой. Например, в Письме Минфина от 26.03.2012 г. №03-04-06/9-76 ведомство решило, что надбавка к зарплате за разъездной характер работы облагается НДФЛ. Причем ранее чиновники придерживались другого мнения: независимо от того, как называется такая выплата, НДФЛ она не облагается (Письмо Минфина от 04.09.2009 г. №03-04-06-01/230). Суды занимают позицию налогоплательщиков и считают, что НДФЛ с надбавок платить не надо: Постановление Восьмого ААС от 24.08.2010 г. № А75-2768/2010.

    Юлия Баранова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

    Чтобы компенсацию не признали надбавкой к заработной плате, необходимо данную компенсацию подробнейшим образом прописать в локальных актах компании, а также в трудовых договорах и допсоглашениях к ним.

    И, конечно же, при перечислении данной компенсации необходимо в назначении платежа указывать, что это именно компенсация, а не зарплата или надбавка сотруднику.

    Спор №5: кормить/не кормить?

    «Уж лучше б я не кормил…» – к такому выводу пришел сердобольный работодатель, который позаботился о своих разъездных сотрудниках… Он случайно наткнулся на письмо «заботливого» Министерства труда, в котором ведомство считает, что и без еды человек может ездить и спокойно работать (Письмо Минтруда России от 11.03.2014 г. №17-3/В-100). А раз уж компенсируете расходы на обеды-ужины, тогда платите страховые взносы: питание не предусмотрено ст. 168.1 и 302 ТК РФ.

    Однако, суды считают иначе: Постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 г. №А65-12595/2013.

    К слову, о коллективном договоре и возмещении затрат по расходам на питание сотрудников. Компании не прописала в коллективном и трудовом договоре предоставление сотрудникам бесплатных обедов. А результате выездной проверки налоговики сочли затраты на питание необоснованными. На основании Определения ВC РФ от 27.06.2016 г. №307-КГ16-6330 работодатель попал на 1,3 млн. рублей недоимок, пеней и штрафов.

    А вот другой компании, проявив предусмотрительность и прописав все нюансы «кормления» в коллективном договоре, удалось избежать доначислений по НДС (Постановление АС Дальневосточного округа от 17.06.2015 №Ф03-2254/2015).

    Юлия Баранова, юрист и налоговый консультант «Туров и партнеры»:

    Постановление АС Северо-Кавказского округа от 3.03.2016 г. по делу №А32-6050/2015. Арбитры чиновников не поддержали, применив традиционное объяснение невключения выплат в расчетную базу по страховым взносам. Питание оплачивалось всем работникам в одинаковом размере, независимо от должности и результатов труда. Эта частичная оплата питания работникам не является стимулирующими выплатами. Она не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества выполняемой работы. Спорные выплаты не являются ни оплатой труда, ни компенсацией затрат, понесенных работниками при исполнении трудовых обязанностей. Включение этих сумм в базу по НДФЛ не означает, что эти суммы признаются частью оплаты труда. А значит, страховые взносы на них начислять не нужно.

Ссылка на основную публикацию