Трудовая книжка: что это такое, описание и особенности

Трудовая книжка

Трудовая книжка — это основной документ работающего человека в России. Основное назначение — подтверждение стажа и трудовой деятельности работника.

Цели ведения трудовой книжки

В соответствии со статьей 65 Трудового Кодекса РФ в настоящее время трудовая книжка используется в следующих ситуациях:

  1. Для ведения непрерывной трудовой биографии работника.
  2. Для подтверждения стажа при оформлении пенсии.

Кроме этого, ч асто работодатели проверяют записи трудовой книжки, выясняя причины увольнения с предыдущих мест работы и факты трудовой истории работника

В трудовых спорах копия с трудовой книжки так же может помочь работнику оспорить основания своего увольнения

Отменят ли трудовые книжки?

Несмотря на то, что есть определенные предпосылки для отмены института трудовых книжек в России, в ближайшее время рассчитывать на это не стоит.

Долгое время трудовой стаж для оформления и расчета пенсии определялся именно при помощи трудовых книжек. Но уже давно учет трудового стажа в России ведет Пенсионный Фонд по данным персонифицированного учета. Кроме того, практика других стран, включая наших ближайших соседей, например, Казахстана, показывает, что можно решать вопросы и без трудовых книжек.

Один из аргументов против отмены — неготовность Пенсионного фонда менять привычные процедуры. Второй аргумент, на который ссылаются уже сами работодатели, состоит в том, что трудовая книжка содержит всю историю о деятельности работника, причинах увольнений, поощрениях. При отсутствии такой истории работодателям сложно получить информацию о том, насколько надежен принимаемый на работу сотрудник и не скрывает ли он неблагоприятные факты своей прошлой биографии. Однако не секрет, конечно же, что в ряде случаев увольнение по инициативе работодателя далеко не всегда отражается в трудовой книжке, – нередко встречается, что работник с работодателем договариваются «не портить» трудовую книжку, подменяя реальные причины увольнения другими основаниями.

Еще один аргумент — сбои в работе системы персонифицированного учета в Пенсионном Фонде и недостаточность данных. Например, некоторые профессии и производства дают основания для досрочного выхода на пенсию и требуют подтверждения специального стажа. Только данные персонифицированного учета такого подтверждения дать не могут. Однако, справедливости ради, стоит сказать, что и трудовой книжки для этих целей Пенсионному фонду недостаточно. Как правило, требуется собрать внушительный пакет дополнительных документов.

Говорить об отмене трудовых книжек пока не приходится, хотя со временем вводятся послабления для отдельных категорий работников или организаций.

Например, принимая на работу дистанционных работников (в соответствии с главой 49.1 Трудового Кодекса РФ, работодатель может не вносить записи в трудовую книжку.

Трудовые книжки не заполняются в случаях, когда работодателем выступает физическое лицо, при этом не являющееся индивидуальным предпринимателем. Работники нанимаются, например, для помощи с ведением личного хозяйства. Такая практика у нас не очень распространена, но случается.

В Госдуме длительное время рассматривался законопроект (проект Федерального закона N 1050405-6), который позволял бы организациям, имеющим статус микропредприятий, либо вообще не вносить в трудовые книжки записи о работе нанятых сотрудников, либо вносить, но возвращать трудовые книжки на хранение самим работникам. Однако из текста Федерального Закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ “О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям” положения о трудовых книжкам были изъяты.

Порядок ведения трудовой книжки

Трудовая книжка является бланком строгой отчетности со многими степенями защиты, изготавливаемым Объединением ГОЗНАК. Завести трудовую книжку может только работодатель при первичном трудоустройстве сотрудника. Порядок, как именно организация может приобрести трудовую книжку, описан в приказе Минфина от 22.12.2003 года №117н. Правила, что и как вносить в книжку, детально определены еще двумя важными документами:

  1. Постановлением Правительства от 16.04.2003 года №225 «О трудовых книжках». Ответственность за ведение и сохранность трудовой книжки несет работодатель;
  2. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

При заведении трудовой книжки сотруднику титульная страница заполняется, по возможности, в присутствии сотрудника; там же работник ставит свою подпись, подтверждая правильность внесенной информации.

Обратим внимание, что граждане Белоруссии приравнены в своих трудовых правах гражданам России, и белорусские трудовые книжки принимаются к ведению работодателями в России.

При приеме нового сотрудника на работу учитывайте следующие моменты.

  • Проверьте наличие трудовой книжки у работника, если это не первое место его работы.
  • Убедитесь, что в трудовой книжке проставлена запись об увольнении сотрудника с предыдущего места работы. Если сотрудник не уволен с прежней работы, принять его по основному месту на новую работу нельзя.
  • При приеме на работу совместителя трудовая книжка не требуется.

В трудовые книжки вносятся записи, которые идентифицируют сотрудника и так или иначе влияют на расчет его трудового стажа, а именно:

  • Информация о работнике (ФИО, дата рождения, образование);
  • Выполняемая работа
  • Перевод на другую постоянную работу;
  • Награждения, поощрения;
  • Несение воинской службы;
  • Увольнение и прекращение трудового договора;
  • Работа по совместительству (при желании).

Помните, что для внесения или исправления каждой записи в трудовой книжке должно быть обязательно документальное обоснование: паспорт, диплом, приказ и так далее.

Следует очень внимательно делать записи в трудовой книжке, так как ошибки или неточности могут послужить основанием для Пенсионного фонда признать запись недействительной, а, следовательно, исключить этот период из трудового стажа.

В свою очередь часто возникают ситуации, когда необходимо вносить изменения или исправления в трудовую книжку, важно понимать, какие исправления допустимы, а какие нет, какие основания для исправлений и как правильно вносить все изменения.

Утеря и восстановление трудовой книжки

Если трудовой книжки у сотрудника нет (потерял или испортил), и никаких справок, подтверждающих предыдущий опыт нет, то сотрудник должен написать заявление в свободной форме с указанием причин, почему документ отсутствует, и работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Если сотрудник хочет восстановить утерянную книжку, то ему необходимо обращаться за дубликатом к работодателю по последнему месту работы. В течение 15 дней дубликат должен быть оформлен. Если бывший работодатель ликвидирован, сотрудник может оформить дубликат и через нового работодателя, но надо понимать, что такой обязанности у компании нет. Для подтверждения своего трудового стажа сотрудник должен предоставить заверенные копии приказов, которые послужат основанием для внесения записей. Стоит обратить внимание, что работодатель может потребовать от работника возмещения стоимости приобретения трудовой книжки (в соответствии с п. 47 постановления Правительства «О трудовых книжках»). Как правило, сотрудника просят написать заявление об удержании этой суммы из заработной платы. Вместе с тем, организация может не требовать с сотрудников оплаты бланков трудовых книжек и вкладышей, если указать соответствующее условия в локально-нормативном акте.

Выдача трудовой книжки на руки

Несмотря на то, что документ оформлен на имя сотрудника, как только он устраивается на работу в компанию, трудовая книжка будет ему недоступна. Работодатель имеет право выдать книжку сотруднику на руки только для предъявления в Пенсионном фонде при оформлении пенсии. Во всех других случаях сотрудник может получить только ее заверенную копию. Обратите внимание, что для фиксирования выдачи трудовых книжек работающим сотрудникам и ее возврата желательно завести отдельный журнал, поскольку использовать для этих целей книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней невозможно из-за отсутствия в ней нужных граф.

Что такое трудовая книжка простыми словами и зачем она нужна

Трудовая книжка сопровождает человека в течение всей жизни. В ней отражаются записи о его приёме на работу, увольнении, наградах и поощрениях, относящихся к трудовой деятельности. Когда работник достигает пенсионного возраста, он её использует при оформлении пенсии в качестве документа, подтверждающего накопленный в течение жизни трудовой стаж. О том, что такое трудовая книжка и какие существуют особенности её использования, более подробно рассказано в статье.

1. Для чего необходима трудовая книжка

На протяжении всей жизни человека сопровождает трудовая книжка (ТК) с записями о всех местах, где он работал. Когда юноша или девушка первый раз устраиваются на работу им в обязательном порядке оформляется этот документ. Каждый раз при устройстве на работу или увольнении с неё сюда вносится запись с указанием даты и названия организации.

Когда человек достигает пенсионного возраста, с помощью трудовой книжки он может подтвердить свой стаж. В некоторых случаях значение имеет наличие специфического стажа. Например, при найме на работу условием может быть наличие пяти лет профессионального стажа. Его можно подтвердить при помощи наличии соответствующих записей в трудовой книжке.

Ещё одной важной причиной для использование этого документа может быть необходимость составить впечатление о профессиональных и человеческих качествах кандидата на рабочее место. Основанием для этого могут быть предыдущие рабочие места, наказания или поощрения, информация о повышении квалификации работника.

2. Правила оформления трудовой книжики

Когда молодой человек впервые устраивается на работу, ему обязаны предоставить трудовую книжку не позднее 7 суток после даты поступления на работу. Те, у кого уже имеется этот документ, должны сдать его при поступлении. Запись о новой работе должна быть сделана в течение пяти дней.

Трудовая книжка состоит из трёх частей:

  1. Основная информация о сотруднике (первый разворот);
  2. На следующих страницах фиксируются различные события трудовой жизни: поступление на работу, перевод, увольнение, поощрения и другие;
  3. Полученные сотрудником награды и повышения;

Существуют правила, в соответствии с которыми должны вноситься данные. Если они окажутся нарушенными, то соответствующие записи могут быть признаны недействительными.

  1. Записи выполняются на русском языке.
  2. Можно использовать чёрный, синий или фиолетовый цвет
  3. Запрещается в надписях делать какие-либо сокращения. Например, слово «приказ» запрещается сокращать как «пр.».
  4. Даты всегда указывают в одном и том же формате: две цифры, обозначающие день, ещё две для указания месяца, затем четыре цифры, обозначающих год.
  5. Все записи о трудовой деятельности работника имеют свои номера. При этом используется сквозная нумерация.

3. Трудовая книжка и совместительство

Работа отмечается в этом документе только тогда, тогда речь идёт об основном месте трудоустройства. Если речь идёт о работе совместителем, то тогда данные в него не вносятся.

Человек может работать на одной основной и нескольких работах по совместительству. Законодательство не запрещает быть совместителем и не иметь основного места работы.

Иногда работник по своему желанию написать заявлении о том, что желает отобразить информацию о совместительстве в трудовой книжке. В таком случае это должно быть сделано. Причиной для этого, например, может быть желание зафиксировать наличия профессионального стажа, важного для дальнейших планов сотрудника.

4. Как предприятие работает с трудовыми книжками

Когда человек устраивается на работу, фирма обязана обеспечивать сохранность этого документа. При работе должны вестись:

  1. Книга учёта движения ТК. В ней отмечаются: выдача, получение, и другие операции с трудовыми книжками.
  2. Приходно-расходная книга, которая предназначается для учёта приобретения и расходования бланков книжек и вкладышей к ним.

Трудовая книжка не должна заполняться своим владельцев. Это должен делать сотрудник отдела кадров предприятия.

Оригинал может быть выдан в двух случаях:

  1. При увольнении сотрудника.
  2. Если он необходим для оформления пенсии.

В других ситуациях работнику документ не выдаётся. Однако он имеет право в любой момент потребовать копию и её обязаны предоставить.

5. Трудовая книжка и пенсия

Некоторые сотрудники, накопив значительный стаж, делают нотариально заверенную копию документа. Если они работают на небольшой фирме или у индивидуального предпринимателя, то не всегда работодатель может обеспечить надёжные условия хранения документов.

При наступлении пенсионного возраста рассматриваемый документ нужен для подтверждения наличия достаточного стажа для получения пенсии. Существуют два типа трудовых книжек:

  1. Документ советского образца, существующий с 1973 года.
  2. Новая форма, вступившая в силу в 2003 году.

Оба этих варианта применяются и имеют одинаковую юридическую силу.

Если были сделаны записи с нарушением существующих правил, то при расчёте пенсии они могут не быть приняты во внимание. Иногда может произойти утеря документа. В таком случае существуют два пути исправить ситуацию:

  1. Восстановить трудовую книжку, обратившись на предприятия, где сотрудник работал ранее. Это не всегда возможно, потому, что некоторые из них могут быть закрыты или не сохранили нужных документов.
  2. Стаж можно будет доказать на основании других документов. Для этого можно использовать приказы, трудовые договора. Можно для этой цели обратиться в суд и доказывать, например, пользуясь показаниями свидетелей, приводя расчётные ведомости по зарплате или другие документы.

Не допускается использовать одновременно две книжки.

6. Выполнение исправлений

Иногда сотрудник отдела кадров может допустить ошибку. Для таких случаев предусмотрен специальный порядок исправления. При этом не разрешается зачёркивать написанное ранее. Для аннулирования ошибочной надписи ставят новую, в которой пишут, что запись, имеющая данный номер ошибочная и является недействительной.

Сразу после неё делают запись, которая сделана правильным образом. Если ошибочность связана с тем, что поступили новые документы, то в четвёртой графе указывают номер и дату.

7. Бланк документа

В настоящий момент действуют два вида трудовых книжек: образца 1979 и 2003 года. Правила их ведения являются одинаковыми.

Прежние книжки имеют размер 10×14 см, новые — 8,8×12,5 см. Документы могут различаться по цвету. Они могут быть серыми, тёмно-синими или тёмно-зелёными.

Существует защита от подделки. В старых образцах для этого применяется змеевидный знак, который видно на просвет. В новых бланках для этой цели используются водяные знаки в виде букв «Т» и «К».

После того, как всё место в документе будет израсходовано, применяется вкладыш, на котором записи продолжают вноситься в установленном порядке.

8. Начало трудовой карьеры

Человек получает рассматриваемый документ тогда, когда первый раз устраивается на работу. В большинстве случаев ему в это время исполняется 18 лет или больше. Однако трудовую карьеру в соответствии с законодательством можно начать и раньше.

В 14 лет обязательными условиями найма являются следующие:

  1. Письменное согласие хотя бы одного из родителей.
  2. Необходимо, чтобы трудовая деятельность не препятствовала учёбе.

В 15 лет можно устраиваться без согласия родителей. Однако важно, чтобы работа относилась к категории лёгкой.

С 16 лет гражданин имеет право заключать трудовой контракт по своему усмотрению.

Иногда трудовая карьера может начинаться существенно позже. Часто такая ситуация возникает у выпускников учебных заведений.

При первичном заполнении необходимо предъявит паспорт и документ о полученном образовании. Новая книжка может выдаваться не только в начале карьеры, но и после утери. Оформление происходит в соответствии с требованиями законодательства, а не по желанию сотрудника. Поэтому отсутствует необходимость писать для этой цели заявление.

9. Электронные трудовые книжки

Хотя документ в бумажном виде является более привычным, сейчас внедряется использование электронных трудовых книжек. Сейчас данные о занятости сотрудников передаются в Пенсионный фонд и хранятся в базе данных. С начала 2020 года работодатели обязаны предоставлять соответствующие сведения в отчётности для ПФ.

Для того, чтобы использовать электронную трудовую книжку (ЭТК), новый работник может предоставить выписку из базы данных или документ с цифровой подписью. Обратиться за ними можно будет на портале Госуслуг или на сайте Пенсионного фонда.

Если работник желает параллельно электронному варианту сохранить в 2020 году бумажный документ, он может написать соответствующее заявление работодателю. С 2021 года ЭТК будет использоваться повсеместно.

Использование ЭТК имеет следующие преимущества:

  1. Заполнение происходит на основании поданной в ПФ отчётности. Поэтому вероятность ошибок при заполнении снижается.
  2. Отсутствует риск утери данных, которые хранятся в защищённых электронных базах данных.
  3. Предприятие экономит средства и силы на том, что не нужно обеспечивать ведение трудовых книжек.
  4. ЭТК можно использовать при оформлении на удалённую работу.
  5. Данные для оформления пенсии не могут затеряться. Они берутся из электронной базы данных.
  6. Работник может легко проконтролировать правильность данных, имеющихся в системе о нём.

При увольнении предприятие будет давать сотруднику выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде.

Трудовая книжка представляет собой документ, в котором отражён трудовой стаж работника на протяжении всей жизни. Важно контролировать, чтобы записи вносились в неё правильно. Для этого нужно знать требования, предъявляемые законодательством к ведению этого документа.

Смотрите также видео “Электронная Трудовая Книжка. Что изменится для Работодателей и Работников?”:

Трудовая книжка

Каждый работающий гражданин должен подтвердить свой стаж.

Все необходимые записи вносятся в трудовую книжку и договор согласно Трудовому кодексу РФ и Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Постановление). Невзирая на многочисленные споры об устаревшем формате и ненадобности книжек, в 2017-2018 годах данный документ остается необходимым атрибутом при приеме на работу, независимо от формы юридического лица.

Для чего нужна трудовая книжка?

Трудовая книжка работника — основной документ о его стаже и деятельности. Законодательством установлен порядок ведения данного документа, варианты и возможности исправлений, утвержденный образец вкладыша, а также инструкция по заполнению.

Ее отсутствие может повлечь за собой ряд проблем:

  • неподтвержденный опыт и стаж работы может стать препятствием при трудоустройстве;
  • серьезные проблемы при оформлении пенсии, которая напрямую зависит от количества отработанных лет и набранных баллов;
  • отсутствие льгот и привилегий от государства;
  • незаконная деятельность, которая нарушает налоговое законодательство и т.д.

Если работник не может предоставить книжку по причине утраты или невыдачи при увольнении, ему придется получить ее дубликат с прежнего места трудоустройства

Если организация распалась, новый работодатель должен выдать документ, указав причину отсутствия старого.

Для чего нужна трудовая книжка

Записи в трудовой книжке

Ведение и хранение данных документов на период работы сотрудника возлагается на работодателя, включая ИП. Без документального подтверждения, деятельность компании граничит с уголовной ответственностью за нарушение налогового законодательства.

Обязанность по их ведению установлена законом и начинает действовать через 5-7 дней после приема гражданина на основную работу.

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Кроме выполняемой работы, в нее вносятся записи о награждениях, переводах на новую должность, сведения о причинах прекращения трудовой деятельности и увольнении.

Рабочие моменты подтверждаются номером приказа, который фиксируется в специальной книге учета на рабочем месте. Точные нормативы о записях, их изменениях и правилах внесения регламентированы п. 2 Постановления.

О приеме на работу

Запись в трудовой книжке о приеме на работу начинается на страницах 2-3, в разделе «Сведения о работе». Обязательное условие – указание полного наименования организации с дополнительным сокращенным вариантов в правильной формулировке.

Для каждой графы существует свое назначение:

  1. порядковый номер;
  2. дата приема на должность;
  3. должность, наименование организации;
  4. номер приказа/распоряжения.

О переводе на другую должность

Чтобы внести сведения о переводе на работу в подразделение, иную компанию или путем смены должности, следует отступить от последней записи 1 строку и продолжить нумерацию списка записей арабской цифрой. Формат даты должен иметь стандартный вариант (01.01.2018 г.), а нарушение данного правила ведет к исправлениям в трудовой книжке, ее негодности и штрафным санкциям для работодателя.

Если перевод проходит в рамках одной организации, указывать ее полное название не требуется. Достаточно вписать номер приказа и новую должность сотрудника, заверив печатью и подписью.

Об увольнении

Запись об увольнении должна проводиться в день подачи заявления сотрудником или подписания приказа о снятии его с должности по каким-либо причинам (подтверждается статьей ТК РФ). Точная инструкция по заполнению трудовых книжек установлена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Вкладыш

Если закончились листы для записи, то действующий работодатель выдает вкладыш. Как правильно его оформить:

  • выдается в случае недостаточности страниц для внесения записей (на полях и внизу страницы писать нельзя);
  • титульный лист заполняется по дате выдачи приложения, а не по дате получения трудовой книжки;
  • данные сотрудника должны соответствовать реальному времени, так как за время работы могли произойти изменения (получение образования, смена фамилии и т.д.);
  • внизу титульного листа ставится подпись и печать ответственного лица/предприятия;
  • вкладыш подшивается к книжке, на первом листе которой вносятся сведения о дополнительных страницах, а также указывается серия и номер документа.

Количество дополнительных страниц неограниченно, в зависимости от периодичности смены рабочих мест.

Как исправить ошибки в трудовой книжке?

Как можно исправить запись, чтобы документ сохранил свою юридическую силу:

  • исправить ошибку можно по месту работы, где была допущена опечатка;
  • изменить запись имеет право новый работодатель, имея подтверждающий официальный документ о правомерности сведений выписка из архива распавшейся компании, трудовой договор и прочее.

Самовольное исправление в трудовой книжке не допустимо. В подобной ситуации она становится недействительной, а подтвердить отработанный стаж будет можно только в судебном порядке.

Неверная запись не может быть исправлена на основании слов свидетелей, кроме судебных решений, а также вследствие массовой утраты документов по причине чрезвычайной ситуации, катастрофы, пожара и т.п.

Может ли быть две трудовые книжки?

Если работник ее потерял, то по новому месту работы заводится новая. В случае обнаружения пропажи, работодатель не имеет права удалить вновь созданную книжку, так как она является подотчетной. В подобной ситуации у сотрудника может быть сразу две трудовых книжки, каждая из которых является действующей.

По законодательству ограничений на данный счет не предусмотрено, а все сведения о перечислениях в пенсионный и страховой взнос хранятся в базе данных организаций. Но есть и негативная сторона:

  • проблемы при оформлении пенсионного обеспечения, так как фонд признает только один документ подлинным, а стаж по второму просто не учтут;
  • получение сразу по двум книжкам пособия на ребенка, отпускных и прочих платежей, грозят административным наказанием в виде штрафа и полного возмещения полученных выплат;
  • проблемы с трудоустройством, где учитывается стаж, должность и рабочие навыки человека. Предъявив одновременно два документа, гражданин попадает под подозрение и, в лучшем случае, в рабочем месте будет отказано.

Лучше работать по одной трудовой книжке, а в случае ее утраты, восстановить документ на новом месте работы или посредством повторного обхода всех организаций

Может ли быть две трудовые книжки?

Как восстановить трудовую книжку при утере?

Как получить замену в случае ее утраты регламентировано Постановлением. Собственник, в первую очередь, должен заявить о потере документа начальнику по последнему месту работы. Для этого следует подать письменное заявление в свободной форме, указав причину утраты и выразив желание восстановить документ.

Полный перечень документов для повторного ее оформления включает:

  • заявление в отдел кадров;
  • подтверждающие трудовой стаж документы со всех рабочих мест, архива, выписки из приказов, лицевой счет заработной платы и прочее;
  • в случае распада организации решение по трудовой деятельности в определенный период времени может выдать суд, что требует предварительной подачи иска по данному вопросу и сбор доказательств трудоустройства.

Каждый из документов является действительным только при наличии заверенной подписи/печати. Ответственность за подлог и фальсификацию несет работник.

Согласно установленных законом правил, дубликат выдается работодателем не позднее 15 дней с момента получения заявления. В документе указывается общий трудовой стаж (суммарно), без наименований организаций, должностей и периодов деятельности. В случае недействительных записей по увольнению, рабочему стажу и переводу, подобные сведения не учитываются в дубликате.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Учет ведется на каждом предприятии, включая индивидуальных предпринимателей. Постановлением определены правила по хранению документов, ответственным за которое является начальник организации и сам работник. Какие требования предъявляются к ведению трудовых книжек:

  • все даты пишутся арабскими цифрами;
  • чернила должны быть устойчивы к УФ свету, разрешается черный и синий цвет, но только шариковой, перьевой ручкой (гелевые чернила использовать нельзя);
  • нельзя делать сокращений (независимо от длины названия);
  • все сведения должны соответствовать нормативам ТК РФ о работнике, должность, перевод на иное место, увольнение по статье, завершение трудового стажа, поощрения;
  • язык написания государственный;
  • все данные должны соответствовать указанному приказу;
  • сроки внесения записей при приеме на работы не позднее 7 дней, при увольнении в последний рабочий день, если иное не предусмотрено трудовым договором;
  • все записи нумеруются;
  • работодатель должен ознакомить сотрудника с внесенной записью, что подтверждается его личной подписью в карточке.

Хранить трудовые книжки следует в недоступных для третьих лиц местах — используйте сейфы, шкафы с замками

В случае порчи документов в период их хранения на предприятии, организация может облагаться штрафными санкциями. При невостребованности документов по разным причинам, организация обязана их хранить определенный период времени:

  • трудовая книжка 75 лет;
  • учет ее движения (книга учета) 75 лет;
  • учет бланков (приходно/расходная книга) 5 лет.

Выдача по требованию производится под роспись получателя, так как все бумаги нумеруются и являются подотчетными в организации.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Лица, ответственные за ведение трудовой книжки

Ответственное лицо за хранение и ведение работодатель, на которого возлагается ряд взысканий согласно законам РФ:

  • штраф до 50 тыс. рублей или приостановление рабочей деятельности на период до 3-х месяцев;
  • дисциплинарное взыскание в форме снятие с занимаемой должности до 3-х лет;
  • материальная ответственность за нанесенный работнику ущерб.

При нарушении установленных законом норм следует обращаться в государственный надзор, а также в правоохранительные органы и к опытным адвокатам.

Редактор: Людмила Разумова Людмила Разумова
Редактор
Практикующий юрист с 2006 года

Комментарии

Нужна помощь в составлении искового заявления по истребованию трудовой книжки у работодателя – выкипировка текста:

” «25» августа 2016 года от бывшей сотрудницы магазина . я узнала о готовящемся закрытии магазина. (Я находилась в отпуске по уходу за ребенком до достижении 3-х лет). С ее слов я узнала, что администрация магазина предложила сотрудникам в срок до 30.09.2016 года написать заявление об увольнении по соглашению сторон, т.е. без выплаты предусмотренной ТК РФ, заключающим в этом случае компенсацией.

Сотрудники магазина, в т.ч. и я, не получили от работодателя письменного предупреждения за 2 месяца о предстоящей ликвидации магазина. Полагаю, что мои права в данном случае нарушились.

При обращении 25.08.2016 к администрации магазина за разъяснениями мне директор салаватского подразделения магазина ООО «СуперСтрой-Уфа» М.М. Лебединский сказал, что ни каких компенсаций выплачиваться не будет и если я не напишу заявления на увольнение по соглашению сторон, моя трудовая будет отправлена по месту нахождения юридического лица в г. Уфа (выписку из ЕГРЮЛ прилагаю – Приложение № 2), что для меня не приемлемо, т.к. я на тот момент решала вопрос о необходимости дальнейшего трудоустройства, а вопрос получения трудовой книжки в таком случае приводил меня к лишним временным затратам.

Между тем, т.к. торговое подразделение в г. Салавате работодателем закрылось (фото объявления на двери магазина «СуперСтрой» прилагаю – Приложение № 3) и других торговых точек у юр. лица в г. Салавате нет, в данном случае, полагаю, что увольнение должно быть по пункту 1 статьи 81 ТК РФ (в связи с ликвидации подразделения) с выплатой компенсаций, предусмотренных статьей 178 ТК РФ.

Повторюсь, что при обращении в отдел кадров и администрацию салаватского подразделения магазина ООО «СуперСтрой-Уфа» в устной форме мне было предложено уволиться по соглашению сторон без выплат компенсаций и отказано в оформлении расторжения Трудового Договора в иной форме (в связи с ликвидацией подразделения).

14.09.2016 я направила 2 официальных письма с просьбой защитить мои трудовые права работника ООО «СуперСтрой-Уфа» и обязать работодателя уволить меня по п.1 статьи 81 ТК РФ с выплатой предусматривающих ТК РФ компенсаций:

1) в Прокуратуру по адресу: 453200, РБ, г. Салават, ул. Ключевая, д.16а,

тел.(34763) 5-21-47, 5-25-94, прокурору Е.А. Иванову (копию письма обращения в Прокуратуру г. Салават прилагаю – Приложение № 4);

2) В Государственную инспекцию труда в РБ по адресу: 450059, г. Уфа,

ул. Большая Гражданская, 24, тел./факс: (347) 277-87-09, 223-68-74. (копию письма обращения в Государственную инспекцию труда в РБ г. Уфа прилагаю – Приложение №5).

Таким образом, в настоящее время (по состоянию на 15.05.2017) от прокурора

Е.А. Иванова Прокуратуры г. Салават – официального ответа не поступило.

А от Государственной инспекции труда в РБ г. Уфа поступил «Ответ заявителю» №7-5783-16 Об/3124/3 от 08.11.2016 на №1-р от 05.10.2016 (копия ответа от Государственной инспекции труда в РБ г. Уфа прилагается – Приложение № 6), ниже приведена выдержка из указанного выше письма в редакции:

«… В ходе выезда установлено, что ООО «СуперСтрой-Уфа» по юридическому адресу: РБ, г. Уфа, ул. Комсомольская, д. 2 не располагается.

В связи с чем, направлено уведомление в адрес Управления Федеральной налоговой службы по Республике Башкортостан о нарушении ООО «СуперСтрой-Уфа» порядка государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

В отношении юридического лица возбуждено административное производство по ч. 1 ст. 19.1.1 КоАП РФ.»

При неоднократном телефонном обращении в Государственную инспекцию труда в РБ г. Уфа было установлено, что занимался проработкой моего вопроса и подготовкой ответа на мой запрос – инспектор Белоусов Кирилл Васильевич (раб. тел. (347) 223-86-52). С его слов «Разыскать ООО «СуперСтрой-Уфа» не представляется возможном, по указанному адресу юр. лицо отсутствует, указанные телефоны не отвечают».

История о себе: Я, Назарова Светлана Валерьевна, нахожусь в отпуске по уходу за ребенком. Мой муж, Назаров Михаил Петрович, перенес тяжелую операцию 30.08.2016 года по удалению опухоли в области печени и поджелудочной железы. Операция проходила в Республиканской клинической больнице им. Г.Г. Куватова по адресу: г. Уфа, ул. Достоевского, 132, хирургическое отделение (отделение гастрохирургии). Потом муж находился в палате интенсивной терапии в той же больнице, по выходу из больницы была оформлена инвалидность 2-ой группы, т.о. он не работал. 28.04.2017 мой муж умер. (Копию Свидетельства о смерти Назарова М.П. прилагаю – Приложение № 7). Мои родители давно умерли. Родители покойного мужа – пенсионеры преклонного возраста (свекровь 25.08.1957 года рождения, свекор 24.05.1948 года рождения – в 2015г. перенес операцию на сердце).

После смерти мужа я обратилась в Пенсионный Фонд РФ по РБ г. Салават с целью оформления пенсий по случаю потери кормильца:

– на мою дочь Назарову Анастасию Михайловну (дата рождения 26.10.2014 – копию Свидетельства о рождении прилагаю – Приложение № 8);

– а также на себя.

Сотрудник Пенсионного Фонда РФ по РБ г. Салават затребовал предоставление моей трудовой книжки и сообщил о том, что я до сих пор зарегистрирована в ООО «СуперСтрой-Уфа» за номером № 002-878-120575, а также слов сотрудника «за 4-ый квартал 2016 года ООО «СуперСтрой-Уфа» в предоставленной отчетности отчитался за меня по «нулям». А также по моей просьбе сотрудник Пенсионного Фонда РФ по РБ предоставила мне телефон указанный в отчетности ООО «СуперСтрой-Уфа» –

тел.: 8 (347) 246-41-46. Все мои неоднократные попытки дозвониться по указанному телефону в отчетности ООО «СуперСтрой-Уфа» были без успешны (автоответчик периодически отвечал, что «данный номер не существует»).

Таким образом, я с 25.08.2016 по настоящее время (по состоянию на 15.05.2017) не могу получить трудовую книжку, копию приказа о расторжении трудового договора. При обращении к администрации магазина директор салаватского подразделения магазина ООО «СуперСтрой-Уфа» М.М. Лебединский трудовую книжку и указанные документы мне не выдал, окончательный расчет со мной не произвел.

Ввиду задержки в выдаче трудовой книжки и документов, связанных с работой у ответчика, я не смогла устроиться на новую работу, хотя ввиду моей сложной жизненной ситуации очень нуждаюсь в денежных средствах.

В соответствии со ст. 165 ТК РФ ответчик обязан выплатить мне компенсацию за задержку по его вине выдачи мне трудовой книжки при увольнении. Размер моей средней заработной платы составляет 12 000 (двенадцать тысяч) рублей в месяц.

Подлежащая выплате компенсация рассчитывается за время с “25” августа 2016 г. (по истечении трех дней с даты обращения с письменным требованием) и до даты фактической выдачи (с начала сентября 2016 года по май 2017 года включительно – 9 месяцев по 12 000 рублей). На момент подачи иска размер компенсации составляет 108 000 (сто восемь тысяч) рублей.

В соответствии со ст. ст. 84.1, 165, 234, 391 ТК РФ, руководствуясь ст. ст. 22, 24, 131, 132 ГПК РФ,

1. Истребовать у Ответчика мою трудовую книжку, копию приказа о расторжении трудового договора со мной, справку о размере моей заработной платы.

2. Взыскать с Ответчика в мою пользу не выплаченную мне при увольнении заработную плату за 9 месяцев (период) в размере 108 000 (сто восемь тысяч) рублей.

3. В связи с задержкой выдачи мне трудовой книжки взыскать с работодателя компенсацию в размере 30 000 (____________) рублей.

верно так писать.

В связи с задержкой выдачи мне трудовой книжки в течении 9 мес. взыскать с работодателя компенсацию _____.

Трудовая книжка

Трудовые книжки содержат основную информацию о работнике и являются документом строгой отчетности. Заполнением трудовых книжек занимается отдел кадров предприятия в соответствии с правилами и инструкциями, утвержденными законодательством РФ.

Понятие и регулирование трудовых книжек

Трудовая книжка – это официальный документ, содержащий данные о трудовой деятельности гражданина. Согласно ст. 66 ТК РФ, перечень сведений в трудовой книжке должен включать:

  • ФИО и дату рождения работника;
  • наименование специальности;
  • наименования работодателей;
  • дату начала и окончания работы у каждого работодателя;
  • занимаемые должности;
  • основания для расторжения трудового соглашения;
  • данные о прохождении профессиональной переподготовки;
  • данные о присвоении государственных или внутренних наград предприятия.

Постановление Правительства №225 описывает правила хранения и учета трудовых, а также порядок внесения изменений и выдачи дубликата документа при порче или утрате. Требования к заполнению трудовой приведены в Постановлении Минтруда №69.

Форма и условия оформления

В настоящее время существует три действующие формы трудовой книжки – образцы 2004, 1973 и 1938 годов. Все формы имеют равную юридическую силу и подлежат замене только при утере или порче.

В Приказе Минфина №117 приводится изображение-образец каждой страницы трудовой книжки образца 2004 года. На первой странице расположены серия, номер и поля для записи данных работника, здесь же ставится дата выдачи, подпись и печать ответственного лица.

На страницах 2-21 расположены таблицы для внесения сведений о работе. В таблице 4 графы (столбца). В первой графе указывается номер записи по порядку, во второй – дата записи, в третью графу вносится запись о переводе, увольнении и т. д., а в четвертой графе ставится номер и дата приказа, являющегося основанием для записи.

С 22 страницы бланк трудовой разлинован для внесения сведений о наградах, данный раздел заполняется так же, как и сведения о работе.

Оформление трудовой на работника осуществляется сотрудником отдела кадров при соблюдении следующих условий:

  • данное место работы является для работника основным;
  • фактически отработано 5 смен;
  • работник оформлен официально по трудовому договору.

Если специалист привлекается в организацию на основе не трудового, а гражданско-правового соглашения для выполнения определенных задач, то трудовая книжка не оформляется.

Если, помимо основного труда, гражданин подрабатывает по совместительству, он может потребовать внести сведения о такой подработке в трудовую – для этого нужно получить заверенную копию приказа о трудоустройстве по совместительству и предоставить ее в отдел кадров по основному месту работы.

Правила заполнения

При оформлении трудовой книжки нужно придерживаться следующих правил:

  • записи вносятся шариковой, перьевой или гелевой ручкой;
  • чернила должны быть световлагостойкие, черного, синего или фиолетового цветов;
  • месяцы при записи дат указываются цифрами, годы – полностью.

Порядок заполнения трудовой книжки для работника, трудоустроенного впервые:

  • На первую страницу вносятся данные работника и заверяются его подписью, подписью сотрудника отдела кадров и печатью организации.
  • В графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится полное и сокращенное название фирмы работодателя.
  • В графы 1 и 2 перед названием фирмы вносится номер записи и дата первого рабочего дня принятого сотрудника.
  • В графе 4 указывается номер приказа о приеме на работу.
  • В графе 3 под названием фирмы нужно указать название отдела или подразделения, куда принят работник, его должность и квалификацию (разряд).
  • Все внесенные в трудовую книжку сведения копируются в учетную карточку сотрудника.

Данные об образовании и ФИО работника вносятся на основании паспорта и документов об образовании. Исправления и зачеркивания не допускаются, а при изменении данных об образовании или смене фамилии новые сведения вносятся рядом с предыдущими записями на первой странице.

Должность сотрудника нужно указывать, согласно штатному расписанию, принятому в фирме, а если работникам данной должности полагаются льготы в соответствии с законодательством, то название должности указывается в соответствии с квалификационным справочником.

При увольнении сотрудника графы 1, 2 и 4 заполняются так же, как и при приеме на работу, а в графе 3 указывается причина увольнения. Запись об увольнении закрепляется печатью организации.

Когда все страницы трудовой заполнены, заводится вкладыш в трудовую книжку, представляющий собой отдельный документ, недействительный без трудовой. Бланк вкладыша разлинован так же, как трудовая, и является ее продолжением. На первую страницу вкладыша вносятся данные работника, а в трудовую ставится штамп «Выдан вкладыш».

Электронная трудовая книжка: что это такое и как ее завести

ЭТК - Электронная трудовая книжка

С января 2020 года вступил в силу закон о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). Разберемся, в чем особенности этого нововведения.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это не оцифрованная бумажная книжечка с записями о местах работы, так называется новый способ хранения сведений о работниках. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, официально термин звучит как «сведения о трудовой деятельности», ни в каких нормативных актах понятие «электронная трудовая книжка» не встречается. Работодатель обязан передавать сведения о работниках в Пенсионный фонд России по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), которые будут храниться в ПФР в специальной электронной системе учета.

В электронной форме будет содержаться информация о самом работнике, местах его работы и должностях (профессии, специальности), датах приема на работу, а также перевода или увольнения, о квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и др. То есть практически все те же данные, что и в бумажной трудовой. Однако сведения о награждениях за успехи в работе в электронный вариант не вносятся, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:

Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.

В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.

Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.

Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.

Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.

Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.

Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.

Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.

Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.

Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.

Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:

Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.

Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.

Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.

Как осуществляется переход работника на ЭТК?

Переходить ли на ЭТК — добровольный выбор каждого сотрудника. Работодатели обязаны письменно оповестить работников о возможности перехода до 31 октября 2020 года. Свой выбор работающие граждане должны сделать до 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник выбирает электронный формат, бумажную трудовую ему выдадут на руки. При этом документ не теряет своей значимости, и его обязательно нужно сохранить, так как в ЭТК будут содержаться сведения только с 2020 года. Следует иметь в виду, что в случае отказа от бумажной ТК, изменить свое решение работник уже не сможет.

Форма заявления на электронную трудовую книжку свободная. Оно может выглядеть, например, так:

Выбор работника будет учтен в базе данных, чтобы о нем был осведомлен ПФР, а также будущий работодатель.

Также у работника есть возможность сообщить работодателю, что он желает оставить бумажную трудовую книжку. Тогда в отделе кадров в соответствии с новыми федеральными законами от 16.12.2019 № 436-ФЗ и № 439-ФЗ будут заполнять как электронную форму, так и продолжать вносить записи в бумажный документ вручную.

Если работник решил оставить бумажную ТК, ему следует написать заявление по такому образцу:

При новом трудоустройстве право сотрудника на ведение бумажной ТК сохранится. Если работник передумает, он всегда сможет перейти на электронный формат, написав заявление работодателю по основному месту работы.

Если работник не определится с выбором и не подаст письменного заявления в отдел кадров своей организации, за ним сохранится бумажная трудовая книжка.

Однако тем, кто впервые устраивается на работу начиная с 1 января 2021 года, бумажные трудовые заводить уже не будут.

Как работнику получить сведения из ЭТК?

Электронная трудовая книжка выглядит как выписка по форме СЗИ-ТД.

Каждый работающий гражданин вправе в нужный момент в течение трех дней получить по месту своей профессиональной деятельности сведения о работе, которые представляют собой выписку из электронной трудовой книжки. При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему этот документ в день увольнения.

При приеме на работу сотрудник, который решил оставить бумажную трудовую, предъявляет новому работодателю ее, а все, кто ранее писал заявления о выборе ЭТК, предоставляют по новому месту работы выписку по указанной выше форме.

Кроме получения сведений у работодателя по последнему месту работы в бумажном виде или электронной форме (если у работодателя имеется усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись), можно получить информацию о своей трудовой деятельности другими способами:

В МФЦ (многофункциональном центре, где предоставляются государственные и муниципальные услуги) документ выдается на бумажном носителе.

В территориальном органе Пенсионного фонда РФ есть возможность получения ЭТК как в форме бумажного, так и электронного документа, который подписан усиленной квалифицированной ЭЦП.

Авторизовавшись в своем личном кабинете на портале госуслуг и подав соответствующую заявку, работник может получить информацию о своей трудовой деятельности в виде электронного документа, который будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Неважно, каким образом вы запросите нужные сведения из данной системы, в любом случае полученная выписка как на бумажном носителе, так и предоставленная в электронном виде будет являться полным аналогом трудовой книжки.

Зачем нужна трудовая книжка на предприятии: основные функции и правила оформления

Зачем нужна трудовая книжка

Трудовая книжка необходима для учета сведений о трудовой деятельности работника, для этого работодатель осуществляет в ней соответствующие записи. Еще с 18 года прошедшего столетия для учета трудового стажа работника стало необходимостью выполнять записи в отдельном документе. Этим документом и явилась трудовая книжка.

Еще недавно на законодательном уровне поднимался вопрос о том, зачем нужна трудовая книжка, и нужна ли вообще. Но дальше обсуждений законодательные инициативы не зашли. Это говорит о неготовности нашего общества к отмене и о важности функций, выполняемых данным документом.

Основные функции трудовой книжки

В системе государственного страхования ведется учет каждого гражданина, в том числе учитывается информация о трудовой деятельности. В записях, выполненных индивидуально на каждого человека, содержится информация, объем которой гораздо больше, нежели в трудовых книжках.

Размер будущей пенсии зависит не только от стажа, а еще от отчислений работодателя в ПФР. Оформление пенсии без трудовой книжки не представляется возможным — это одно из главных назначений этого документа.

Если в трудовой книжке имеются ошибки в написании инициалов или фамилии, то в государственном учетном документе все изложено правильно, так что доказывать справедливость, возможно, придется через суд.

На законодательном уровне говорят о бесполезности трудовой книжки, но одновременно и отменять ее никто не собирается.

Трудовая книжка не менее важна для предъявления будущему работодателю. В ней содержится информация о предыдущих местах работы, заслугах или наказаниях сотрудника.

Если работник, по его мнению, незаконно уволен, то он может обратиться в суд, чтобы восстановить свои права. При выезде за рубеж тоже существует необходимость сделать копию трудовой книжки, чтобы было понятно, имеется ли допуск сотрудника к государственной тайне.

Как получить

Где взять трудовую книжку

Как получить трудовую книжку

Способы получения трудовой книжки:

  1. После заключение первого трудового договора человек получает трудовую книжку в отделе кадров. После заполнения документ передается работодателю на хранение, а после увольнения она вновь отдается на руки сотруднику. В обязанности работодателя входит вернуть документ работнику, невзирая на тот факт, нашел он следующую работу или нет. В случае утраты трудовой книжки сотрудник имеет право на компенсацию.
  2. При окончании обучения в учебном заведении многим выпускникам выдается на руки трудовая книжка. Это делается, чтобы человек как можно быстрее трудоустроился. Но, разумеется, наличие документа на руках никаким образом не влияет на трудоустройство, так как последнее зависит от иных факторов.
  3. Приобретение документа возможно и в торговых точках. Это не возбраняется.

Как обеспечить хранение

Не менее важно интересоваться о том, где производится хранение документа. Этот аспект очень важен для работника, так как при утрате могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Условия хранения, как минимум, должны обеспечиваться:

  • в закрываемом на ключ сейфе;
  • в шкафах среди важных документов или ценных бумаг.

Записи о трудовых достижениях восстановить будет достаточно сложно, если трудовая книжка будет утеряна.

Рекомендации по выдаче документа:

  1. По причине расторжения трудового соглашения.
  2. Если требуется подать заявление в государственные органы, содержащие сведения из трудовой книжки.
  3. В случае ухода сотрудника в мир иной передача осуществляется близким родственникам.
  4. Если у умершего работника нет родственников, то необходимо хранить документ у работодателя в течение 50 лет.

На законодательном уровне несколько раз задавались вопросы об отмене данного документа, но когда это состоится, пока не выяснено.

Эксперт сайта naimtruda.com

По информации Правительства от 02.07.2019, комиссией по законопроектной деятельности была одобрена идея о переходе к электронным трудовым книжкам. При этом было отмечено, что ведение этого документа в электронном виде позволит уменьшить расходы организаций на ведение и обслуживание книжек,а также сделает проще устройство работников, которые трудятся удаленно. Полный переход (только новый формат книжек) планируют ввести в отношении лиц, принимаемых на работу с 01.01.2021. Проект, одобренный комиссией, теперь будет рассмотрен правительством. В случае положительного рассмотрения, его внесут на повестку в Государственную думу Российской Федерации.

Как оформить

Заполнение трудовой книжки

Оформление трудовой книжки

Наиболее распространенное место хранения трудовых книжек — в отделе кадров или в главной бухгалтерии. Необходимо заполнять трудовые книжки:

  1. Для штата сотрудников, занимающихся решением производственных задач.
  2. Для временных сотрудников.
  3. Работникам, принятым на подработку на сезон.
  4. Для сотрудников, работающих вне штата предприятия при условии социального страхования.

Документ не заводится на внешних совместителей. По приему на работу гражданин предъявляет трудовую книжку работнику отдела кадров, последний проверяет соответствие указанной в нем информации документам.

Чтобы оформить трудовую книжку, необходимо указать следующие сведения:

  1. Фамилия и инициалы сотрудника, дата рождения, какое образование имеется, какова специальность.
  2. Где ранее осуществлялась трудовая деятельность.
  3. Информация о награждениях, поощрениях, наказаниях и иная, при ее наличии.

Как заполнить документ

Заполнением документа занимается специально уполномоченный работник, в случае, если организация небольшая, то этим может заниматься сам руководитель. Заполнение важной документации ведется очень внимательно, поэтому нужно соблюдать следующую структуру:

Какие данные следует внести

Сюда следует записать паспортные данные, номера дипломов, изменение личных данных, если таковые случались

Указываются данные о фамилии и инициалах, дате рождения, о наличии образования, дата, когда документ был заполнен с подписью ответственного сотрудника. Заверяется печатью организации

Информация о работе

Это основной раздел, в котором прописываются сведения о трудовой деятельности

Номер записи, когда был принят на работу в данной организации, указывается должность в соответствии со штатным расписанием, какова причина увольнения с предыдущего места работы, подпись кадрового работника.*

О награждениях и поощрениях

При награждении сотрудника за примерную работу обязательно нужно выполнить запись в трудовой книжке. Это регламентируется законодательством.

Указывается порядковый номер записи, вид поощрения и за что наградили сотрудника.

При этом каждое поощрение должно быть подкреплено распорядительным документом

Информация о выполнении работ по совместительству может быть внесена в трудовую книжку, хотя это делать не обязательно.

Фиксируются данные о повышении квалификации сотрудника, присвоении классности или категории и иное.

*Если работник перешел на иную должность, но остался на этом же предприятии, то делается дополнительная запись.

Не менее важно указывать данные о переименовании организации или изменении наименования должности, согласно штатной должности.

О трудовой книжке и исправлениях в ней смотрите в следующем материале:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Ссылка на основную публикацию