Образец письма об изменении реквизитов организации

Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов – это вид деловой корреспонденции, применяемый достаточно широко. Согласно ст. 165.1 Гражданского Кодекса РФ, данный документ относится к юридически значимым сообщениям.

Что относится к реквизитам

Все реквизиты, имеющиеся у компании, принято делить на две группы – общие и банковские.

Общие

  • название компании;
  • ее организационно-правовую форму;
  • ИНН/КПП;
  • ОГРН;
  • почтовый, юридический и фактический адреса;
  • информацию о руководителе.

Банковские

  • наименовании банка, в котором открыт счет компании;
  • его БИКе;
  • его корреспондентском счете;
  • номере расчетного счета компании.

А вот при изменениях банковских реквизитов необходимо написать письмо-уведомление.

Кому писать о смене реквизитов

Данный документ официально уведомляет контрагентов (партнеров, клиентов, заказчиков), банки, кредиторов и дебиторов, государственные органы и контролирующие структуры о смене тех или иных реквизитов компании. Исключением является территориальная налоговая служба. Согласно приказу ФНС № ММВ-7-14/292@ от 23.05.2014, эта обязанность возложена на банки.

Что же касается остальных получателей, то их уведомление является практически обязательным, так как подобная процедура прописана в абсолютном большинстве договоров. Главное, сделать это заблаговременно, чтобы не столкнуться с потерей важных документов или денежных средств, которые были отправлены по предыдущим адресам и расчетным счетам.

Необходимо также учитывать, что осуществляя отправку по последним из имеющимся у контрагента реквизитам, он абсолютно прав с юридической точки зрения, и, соответственно, не несет ответственности за пропажу отправления. Так что шансы отсудить что-либо обратно равны нулю.

Скачать бланки

Образец заполнения письма о смене реквизитов

Кто составляет письмо о смене реквизитов компании

Как правило, составлением писем-уведомлений о смене реквизитов компании занимается юридический отдел, но эту функцию могут выполнять как секретарь, так и сотрудники, имеющие прямые контакты с соответствующими контрагентами. Важно только, чтобы все они имели представление о том, по каким принципам составляется деловая корреспонденция.

Правила составления

Как уже говорилось ранее, письмо об изменении реквизитов относится к юридически значимым сообщениям. Тем не менее, законодатели не установили строгой единой формы для его составления. Однако все-таки некоторые правила и стандарты необходимо соблюдать.

Для написания данного документа можно использовать как обычный лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Очевидно, что второй путь предпочтительнее, так как он придает документу более официальный и презентабельный вид.

Написано письмо может быть как от руки, так и напечатано на машинке или компьютере, но обязательно должно содержать оригинальную подпись руководителя организации или уполномоченного на составление документа лица. Так как с 2016 года печать не является обязательной для корреспонденции юридических лиц, то ее можно не ставить.

Естественно, что тон письма должен быть максимально вежливым. Развязность и панибратство исключены, как, впрочем, и чрезмерная сухость. Следует тщательно следить за соблюдением всех правил русского языка (грамматических, пунктуационных и лексических), выдерживать деловой стиль.

Документ составляется в необходимом количестве экземпляров. Каждый заинтересованный адресат должен его получить. Важно следить, чтобы все отправки фиксировались в журнале исходящей корреспонденции. При возникновении возможных недоразумений это позволит уточнить дату отправки извещения.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

письмо о смене реквизитов

Заполнение шапки письма

В этой части документа необходимо указать следующие данные:

  • название (в соответствии с регистрационными данными), адрес и телефон компании-отправителя;
  • название компании-получателя;
  • фамилия, имя, отчество и должность уполномоченного представителя организации-получателя;
  • дата и место написания документа;
  • его исходящий регистрационный номер;
  • название документа.

Заполнение тела письма

В информационную часть письма обязательно вносятся следующие данные:

  • указывается, какие именно реквизиты подвергаются изменению;
  • номер договора, к которому эти изменения относятся;
  • дата, начиная с которой изменения вступают в силу;
  • новые реквизиты;
  • просьбы отправителя, связанные с будущими и уже имеющимися документами по данному договору;
  • подпись уполномоченного на составление документа лица, с расшифровкой и указанием занимаемой должности;
  • фамилия, инициалы, телефон и адрес электронной почты исполнителя, составлявшего письмо.

Кроме того, в зависимости от того, какие именно данные подверглись изменениям, вносится следующая информация:

  • при изменении банковских реквизитов, указывается причина смены, дата закрытия старого и открытия нового счетов, а также дается ссылка на документы, послужившие основанием для изменений;
  • при смене директора указывается дата внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ. Желательно так же указать причину изменений и вытекающие из этого следствия. Ведь у нового руководителя может быть свое видение взаимодействия с данным контрагентом (вплоть до прекращения сотрудничества). Соответствующее письмо является проявлением норм делового этикета и направлено на повышение доверия со стороны контрагентов, так как уведомлять о смене директора организация обязана только банки и налоговые органы.

К этому письму желательно приложить копию выписки из ЕГРЮЛ.

Как отправить письмо

Учитывая важность содержащихся в нем сведений, соответствующее письмо лучше всего направлять в «бумажном» виде, используя при этом либо почтовые сервисы, либо курьерскую службу. Это гарантирует доставку, особенно при использовании формы заказных писем с уведомлением о вручении.

Можно совместить несколько способов отправки. В частности, для ускорения передачи соответствующей информации, можно параллельно с отправкой сообщения на бумажном носителе, продублировать информацию по электронной почте или по факсу. Это позволит сочетать оперативность с надежностью.

Однако необходимо учитывать насколько моментов. Во-первых, форма отправки уведомления должна быть юридически верной, а таковой она является только тогда, когда совпадает с прописанной в контракте. Во-вторых, в договоре может быть указан исключительный адрес для пересылки юридически значимой корреспонденции. В этом случае информацию об изменении реквизитов посылать необходимо именно на него.

В-третьих, в случае сомнений в правильности указанного в контракте адреса и невозможности напрямую его уточнить, письмо может быть послано по реквизитам, указанным в ЕГРЮЛ (для контрагента – юридического лица) или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).

Согласно п. 3 ст. 54 и п. 3 ст. 23 Гражданского Кодекса РФ, вся корреспонденция, отправленная по данным адресам, считает полученной, независимо от реального расположения получателя.

Смена банковских реквизитов 2022 г.

Для осуществления расчетных операций между хозяйствующими субъектами, к которым относятся ИП и ООО требуется наличие банковских реквизитов. Очень часто организации или ИП меняют по ряду причин обслуживающий банк.

После того, как совершаются действия по смене банковских реквизитов, то для этого требуется уведомить об этом всех контрагентов. Иначе организация может получить непредвиденные проблемы. Письмо о смене реквизитов организации не имеет какой-либо единой формы заполнения, хотя данный документ относится к значимой корреспонденции. Как происходит смена реквизитов организации смотрите в данной статье.

  • поставщики;
  • заказчики;
  • клиенты;
  • а также другие контрагенты, с которыми и должна вестись дальнейшие хозяйственные работы.

2. Письмо контрагенту о смене банковских реквизитов

На уровне законодательства не установлено единой формы, на основании которой происходит формирование корреспонденции данного рода. Но все же следует учитывать, что должна иметь отличия сама манера послания. При составлении уведомления о смене банковских реквизитов потребуется соблюдать деловой тон изложения мыслей.

Сведения об адресате и отправителе. В данном случае необходимо будет отметить должность, которую занимает лицо, составляющее данное письмо и указать ФИО руководителя компании;

Также данный документ должен содержать печать компании и быть подписана руководителем или же лицом, наделенным данными полномочиями.

Рекомендуется, чтобы документ был составлен на типовом бланке компании, но все же применяются также письма сформированные на листах формата А4. Но все же лучше придерживаться первого варианта.

  • указать название финансовой организации, в которой был открыт счет;
  • указать номер нового счета;
  • БИК финансового учреждения;
  • указать корреспондентский счет данного учреждения.

При случае того, что письмо об изменении банковских реквизитов не направляется контрагентам в нужный срок, то в этом случае происходит сбой в процедуре работы и платежи не будут получены вовремя.

В данном случае нельзя будет обратиться в суд или выставить партнерам штрафы в виде пени. Вся вина по не информированию контрагента в срок будет лежать на компании, которая должна была оповестить о данных изменениях в срок.

Однако, новые реквизиты возможно найти при поиске контрагентов по ИНН, но данную процедуру невозможно проводить каждый день.

Существуют различные способы по доставке информационного письма о смене банковских реквизитов. Данный документ можно будет направить с помощью обычной почты или при помощи курьера. Рекомендуется воспользоваться последним способом, так как он является самым надежным. Все дело в том, что в почтовой службе есть больше шансов на потерю письма или его долгой доставки до получателя.

Если контрагент находится в другом регионе, то его можно проинформировать с помощью электронной почты или с помощью факса. Лучше оповещать контрагентов о произведенных изменениях в расчетном счете, в тот же день, когда они были совершены. Если вы решили принять участие в тендере или аукционе, то наш “Центр” может помочь с подготовкой тендерной документации под ключ.

Для этого оставьте заявку у нас на сайте и наши специалисты с вами свяжутся!

3. Образец письма о смене банковских реквизитов

Письмо о смене банковских реквизитов образец скачать

4. Видео-инструкция банковские реквизиты компании (и ИП)

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Образец письма о смене реквизитов организации

Письмо о смене реквизитов — это документ, в котором одна сторона уведомляет другую об изменении банковского счета. Если не отправите его вовремя, то контрагент не сможет оплатить поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Скачать образец уведомления об изменении реквизитов организации для заполнения
Скачать образец уведомления о смене реквизитов банка от контрагента
Скачать образец уведомления о смене реквизитов из КонсультантПлюс
Скачать образец письма о смене банковских реквизитов организации для контрагента (шаблон для заполнения)
Скачать образец информационного письма о смене банковских реквизитов у поставщика

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок в банковском счете и отсутствии уведомления о смене реквизитов организации, для контрагентов возникнут сложности (в основном у поставщика). Дело в том, что с юридической точки зрения заказчик делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как изменить банковские реквизиты в договоре. Используйте эти инструкции бесплатно.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .

Что относится к реквизитам

В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

  • наименование;
  • ИНН и КПП;
  • ОГРН;
  • место нахождения;
  • почтовый адрес;
  • сведения о руководителе.
  • расчетный счет;
  • наименование банка;
  • БИК;
  • корреспондентский счет.

Как составить письмо

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Тем не менее следует обратить внимание на ряд особенностей. Обычно документ оформляют на фирменном бланке организации. В этом случае корреспонденция имеет более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:

  1. Вписать наименование получателя, ФИО и должность ответственного лица.
  2. Озаглавить документ.
  3. Проставить дату и исходящий номер (при наличии).
  4. Изложить суть обращения. Написать новый счет, на который теперь нужно перечислять оплату. Кроме того, сторонам необходимо изменить реквизиты в госконтракте, подписав допсоглашение.
  5. Указать дату, с которой изменения вступают в силу.
  6. Внести дополнительную информацию.
  7. Подписать у руководителя организации, поставить печать (при наличии).

образец письма об изменении банковских реквизитов организации

Как составить уведомление

Уведомление заполняют по аналогии с информационным письмом. Укажите:

  • причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
  • день, когда закрылся старый счет;
  • день, когда открыт новый счет;
  • дату, с которой следует проводить платежи по актуальным сведениям;
  • сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/с и к/с в банке).

Подписывает уведомление руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

Используйте шаблон уведомления для заполнения:

телефон: ___________, факс: _________,

адрес эл. почты: _____________________

телефон: __________, факс: __________,

адрес эл. почты: _____________________

об изменении реквизитов юридического лица

Направляю в Ваш адрес информацию об изменении реквизитов _____________________________

А это — образец уведомления:

Пример уведомления о смене реквизитов

Как уведомить заказчика об изменениях

Уведомление составляют сразу же после того, как исполнитель изменил реквизиты. Письменную информацию передают лично, курьерской службой или по почте — ценным письмом с подтверждением вручения. При необходимости дополнительно отправьте заказчику копию в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений, в том числе и адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вы знаете, что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, то направьте уведомление по адресу, указанному:

  • в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
  • в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, то оно фиксируется как полученное, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, то вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление о смене р/счета и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Исполнителю необходимо удостовериться в приеме покупателем данного документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении. В противном случае в период доставки уведомления он перечислит деньги на ваш старый расчетный счет.

Когда уведомление не отправляют

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после проведения закупочной процедуры, когда вносить правки уже нельзя. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

В случае когда заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены реквизитов возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

Составляем письмо о смене банковских реквизитов организации

Образец уведомления о смене реквизитов банка — документ, который придется направить деловым партнерам, чтобы избежать проблем в расчетах. В статье расскажем, как правильно уведомить контрагента об ошибке в контракте или о смене платежных реквизитов учреждения. Актуальный бланк-образец уведомления об изменении реквизитов организации можно скачать бесплатно.

Оповещение о том, что платежные данные учреждения изменились, относится к важным юридическим документам (ст. 165.1 ГК РФ). Однако унифицированный образец письма о смене реквизитов организации в законодательстве не предусмотрен. Документ составляют в произвольном виде. Но при составлении уведомления следует учитывать некоторые правила. Об этих правилах расскажем в статье подробнее.

Когда нужно уведомить о смене банковских данных

При заключении любого договора, независимо от его содержания, компании обязаны указывать свои данные: полное наименование, юридический и фактический адреса, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОКТМО, ОГРН), для осуществления расчетов еще и платежные данные (наименование банка, номера расчетного и лицевого счетов, БИК и корсчет).

В каких случаях составляется образец информационного письма о смене реквизитов:

  1. Если в эти сведения закралась ошибка, например, опечатка в номере расчетного счета или ИНН.
  2. В период действия договора произошли изменения регистрационных данных предприятия.
  3. Скорректирована платежная информация, например госучреждение сменило кредитно-банковскую компанию или банк изменил свое название.

Оповестите контрагентов, бизнес-партнеров и клиентов о данных изменениях.

Составляем письмо правильно

Готовим актуальный образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации. За подготовку такого письма должны отвечать юристы компании или работник бухгалтерии, если юридический отдел отсутствует в штате. Уведомление составляют в произвольном виде, однако следует указывать обязательные данные:

  1. Наименование компании-отправителя, ее адрес и телефон.
  2. Аналогичные сведения о компании-получателе.
  3. Информация о месте и времени составления документа.
  4. Письменные разъяснения сложившейся ситуации. Опишите, по какой причине платежные реквизиты предприятия были скорректированы. Например, причиной может являться заключение нового договора с банком, смена кредитно-банковской компании, изменение номера расчетного счета (был указан валютный или спецсчет).
  5. Новые данные и дата, с которой они начинают действовать. К примеру, если фирма перешла на обслуживание в новую кредитную компанию (или же банк сменил свое наименование), то укажите новые реквизиты.
  6. Подписи ответственного лица и руководителя компании, заверенные печатью (при наличии). Главный бухгалтер подписывать письмо не обязан, однако наличие отметки главбуха повысит доверие к информации.

Бланк-образец письма об изменении банковских реквизитов организации

Письмо можно составить от руки или на компьютере. Допустимо использовать фирменный бланк предприятия. Уведомление передайте лично либо отправьте заказным письмом. Перед отправкой зарегистрируйте документ в журнале исходящей документации.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов

Если опоздать с уведомлением

Допустим, платежная информация изменилась, а составленный образец уведомления о смене банковских реквизитов организации не отправили. Что будет в такой ситуации:

  1. Денежные средства по договору с неверной информацией могут быть арестованы банком до уточнения. Срок уточнения от 5 дней и более. Следовательно, учреждение не получит оплату вовремя.
  2. Деньги вернутся отправителю, а вина за просрочку по задолженности будет лежать на организации с неверными данными в соглашении. Выставить неустойку или штрафы в таком случае нельзя.
  3. Такие проблемы с расчетами по договорам и контрактам отрицательно сказываются на деловом имидже компании в целом, следовательно, контрагенты могут отказаться от дальнейшего сотрудничества.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Письмо о смене банковских реквизитов организации: образец 2022

Содержание

Содержание

  • Суть письма о смене банковских реквизитов организации
  • Кого следует извещать об изменении банковских реквизитов
  • Как составить письмо для уведомления партнеров о смене реквизитов
  • Образец письма об изменении реквизитов организации

В статье мы разберем тему составления письма о смене банковских реквизитов организации, для чего оно нужно, кто может отправить в банк и как правильно составляется. В конце статьи вы сможете рассмотреть шаблон заполнения письма по стандартам 2022 года. Расскажем, какие способы распространения письма есть и какой из них самый востребованный и надежный.

Воспользоваться правом изменения реквизитов могут владельцы бизнеса, прямые руководители предприятием (вид деятельности, которая реализуется в компании не важен) в любой момент, если у каждого из них открыт счет в банке. Не исключается и наличие нескольких счетов в нескольких банках.

Суть письма о смене банковских реквизитов организации

Письмо о смене банковских реквизитов организации – это документ, который составляется тогда, когда компания принимает решение менять реквизиты организации. Или же в ситуации, когда предприятию нужно открыть новый счет, например, с закрытием старого. К таким реквизитам могут относиться и наименование компании, и адрес, а также любые банковские реквизиты – счета, номера, и прочая контактная информация о переводе денежных средств на расчётный счет предприятия.

Обратите внимание! Такое письмо принято относить к категории деловой корреспонденции.

Суть такого письма заключается в информировании контрагентов или иных компаний-партнеров о том, что организация внесла корректировки или кардинально изменила свои реквизиты. Смена данных реквизитов – важная информация для контрагентов и нужна она для нормальной и эффективной совместной работы двух сторон, чтобы в дальнейшем не понести материальные потери.

Информировать контрагентов обо всех произошедших изменениях нужно оперативно, чтобы не допустить производственных потерь и без возникновения проблем продолжить сотрудничество.

Какое лицо, работающее в организации, имеет право разрабатывать письмо? Таким правом владеет юрист или секретарь, еще такое право есть у руководителей отделов. В целом, не имеет значения, кто конкретно разрабатывает документ, следить необходимо за актуальностью новых данных и оперативностью рассылки документа контрагентам.

Следующая ситуация – когда нужно оповестить партнеров об изменениях в банковских реквизитах компании. В случае игнорирования обновления информации можно попасть в ситуацию, когда денежные средства переводятся на неактивный и недействительный банковский счет.

Если же говорить об уведомлении о смене реквизитов для компаний-партнеров, то образец разрешено разработать в свободной форме, основное требование – указать причину или основание, на котором было принято решение изменить данные. Также, если изменились какие-либо данные о сроках или времени – это также нужно указать в обязательном порядке.

Хоть зафиксированной формы письма нет, но придерживаться можно стандартных правил деловой переписки:

  • Указывать актуальные данные отправителя и получателя.
  • Указать причину изменений (возможно, открытие или закрытие счета)
  • Зафиксировать новые, измененные данные.

Важно! Ответственное лицо должно контролировать правильность указанных данных и стиль общения с контрагентами, он должен быть официально-деловым. Кроме этого, сам текст должен быть составлен грамотно, без каких-либо орфографических ошибок или опечаток.

А вот в каком именно формате составлено письмо – значения не имеет, соответственно составлять документ письменно от руки или в электронном варианте зависит исключительно от предпочтений того человека, который в организации назначается ответственным лицом за уведомление контрагентов. Но вне зависимости от формата письма, в конце должна стоять подпись руководителя организации, если печать есть и используется в компании (так как с 2016 года использование печати не является обязательным условием работы с документацией).

Письмо о смене банковских реквизитов позволено составлять как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия. Письма можно распечатать в нескольких экземплярах для дальнейшей рассылки, но сначала зарегистрировать в специальном журнале учета исходящей документации и корреспонденции.

Не запрещается распространять уведомления для контрагентов посредством электронной почты или факса, а также почтой России или услугами курьерской доставки.

Кого следует извещать об изменении банковских реквизитов

Первое, что необходимо знать – теперь извещать налоговые службы, пенсионный фонд и ФСС об открытии или закрытии расчетных счетов не нужно. Этим занимаются банковские организации, с которыми сотрудничает предприятие и на счету которых оно находится.

В том случае, если счет организации открыт или закрыт в том банке, который расположен за границами Российской Федерации, тогда у руководителя организации есть месяц, в течение этого времени нужно сообщить об изменениях в налоговый орган. Существует специальная форма для уведомления налоговых органов об изменении в реквизитах. Такая форма утверждена приказом федеральной налоговой службы от 24 апреля 2020 года, под номером ЕД-7-14/272 .

Обратите внимание! В таком случае банковские организации не обязаны и могут не извещать контрагентов вашей компании о закрытии, открытии или иных действиях с счетами с новыми реквизитами. Такая обязанность лежит исключительно на руководстве компании, так как в их интересах получать денежные средства на действующие счета.

Также, важно знать, если руководитель предприятия не уведомил контрагентов об изменении реквизитов, и денежные средства не поступили на счёт — партнёр в этом не виноват и не несет ответственность. Так как свое обязательство по оплате он выполнил.

Как составить письмо для уведомления партнеров о смене реквизитов

Документы, в частности письма, об уведомлении партнёрских компаний о смене реквизитов организации относят к официально-деловому виду общения, так как оно носит характер информационного и не требует ответа. Информацию из такого письма нужно просто принять и использовать в дальнейшей работе.

Единой, общепринятой формы письма не зафиксировано, однако есть некоторые правила, обычно, они установлены в организации, согласно им, ведется переписка со всеми сторонними лицами и предприятиями.

Далее мы расскажем, как составлять текст письма для переписки.

  1. Во-первых, в письме-уведомлении должна содержаться информация обо всех реквизитах отправителя, к ним относятся наименование, адрес и номер телефона (часто указывается номер приемной) и контактные данные руководителя организации.
  2. Во-вторых, в письме-уведомлении должны содержаться данные получателя: наименование организации, ее юридический адрес и номер телефона (факс и адрес электронной почты).

Кроме этого, необходимо указать исходящий регистрационный номер, место и дату, в которую письмо составлялось.

Если же говорить об основном тексте письма, тогда в нем должно содержаться само сообщение о смене банковских реквизитов, новые данные и платежные реквизиты, а также дату начала их принятия и основания при необходимости. В конце письма ставится подпись руководителя или того лица, которого он назначил уполномоченным.

Обратите внимание! Любая организация имеет право поставить фирменную печать на деловом письме, исходя из ее наличия.

Еще один важный критерий для оформления письма – бланк. Для любого рода документации, которая исходит из организации нужно применять фирменный бланк компании.

Также, письмо можно обратить нескольким адресатам или одному. В том случае, если письмо составляется индивидуально для каждого адресата, тогда в «шапке» письма следует указать данные получателя (название организации и адрес). В основном тексте письма изменения не вносятся.

Важно! Чтобы избежать споров и судебных разбирательств, лучше воспользоваться доставкой заказного письма, нежели отправкой по электронной почте. Это самый надежный способ доставки писем на сегодняшний день.

Образец письма об изменении реквизитов организации

Ранее мы уже рассказали, что необходимо указывать в письме. В этом разделе мы подробнее расскажем обо всех пунктах, которые должны быть прописаны в письме.

Реквизиты организации. Они содержат в себе перечень данных: сведения о местонахождении, адресе, номера ОГРН, ИНН, КПП и информация о счетах в банке. Все эти данные указываются при заключении договоров с контрагентами.

Ответственное лицо в организации должно следить за тем, чтобы все данные были зафиксированы правильно и были актуальны, в ином случае можно попасть в ситуацию, когда поставщик, например, привезет товар не на тот адрес, за этим, непременно, последуют потери и материальные и в отношениях партнеров. Соответственно, из-за этого возникнут еще и проблемы с налоговым вычетом.

Еще одним примером такой ситуации может быть нестабильное положение банка, ввиду которого организация приняла решение открыть новый счет, но не предупредила своих клиентов об этом – финансовые потери. Ведь клиент оплатил товар или услугу, а организация денежных средств не получила.

Важно всегда помнить, что информировать контрагентов о всевозможных изменениях в организации – это особо важное дело. А чтобы ваши контрагенты не забывали уведомлять вас о каких-либо изменениях, в договоре о сотрудничестве можно зафиксировать эту обязанность уведомления.

Шаблон для оформления письма можно скачать по ⇒ ссылке

Это все основные моменты, которые касаются вопросов оформления и распространения писем о смене банковских реквизитов, согласно стандартам 2022 года.

Как составить письмо о смене реквизитов для госзакупок

Письмо о смене банковских реквизитов — это документ, в котором стороны уведомляют контрагента об изменении расчетной информации в контракте. Это необходимо для своевременной оплаты по договорным обязательствам.

Скачать форму уведомления о смене реквизитов юрлица из КонсультантПлюс
Скачать образец письма о смене реквизитов банка (бланк)
Скачать образец письма об изменении реквизитов организации (заполненный пример)
Скачать образец уведомления о смене реквизитов банка (пример из ЕИС)

Как составляют письмо о корректировке реквизитов госконтракта

По контактным данным из госконтракта заказчик отправляет корреспонденцию, переводит исполнителю деньги, проверяет, действительны ли документы. Если выявляются нестыковки либо отсутствуют уведомления о том, что сведения поменялись, проблемы возникают у поставщика. Организация-покупатель с юридической точки зрения действует верно, следовательно не несет никакой ответственности, если конечный адресат не получит бумаги или деньги.

Поэтому поставщику надлежит отправить информационное письмо о смене банковских реквизитов и сообщить заказчику об изменениях в контактных данных.

Какие сведения относят к реквизитам

Все имеющиеся у организации контактные данные делятся на общие и банковские. В первую группу включают:

  • наименование компании либо ИП;
  • ИНН и КПП (если есть);
  • ОГРН;
  • почтовый адрес;
  • место расположения организации;
  • сведения о руководителе.

Ко второй группе (банковским контактным данным) относят:

  • наименование банка, в котором у организации открыт счет;
  • БИК;
  • номер р/c;
  • номер к/с.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заменить банковские реквизиты в договоре в рамках действующего законодательства. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить письмо о корректировке реквизитов

Унифицированной формы письма или уведомления контрагентов в законе 44-ФЗ не предусмотрено. Несмотря на это, необходимо учесть некоторые особенности.

Составьте обращение к заказчику на фирменном бланке предприятия. Инструкция, как написать уведомление о смене банковских реквизитов:

  1. Впишите полное наименование организации-получателя, информацию об ответственном лице (Ф. И. О. и занимаемую им должность).
  2. Озаглавьте документ.
  3. Проставьте адрес отправителя, дату и исходящий номер.
  4. Укажите информацию о тех данных, которые изменились.
  5. Определите дату, начиная с которой изменения вступают в силу.
  6. Внесите дополнительную информацию, если такая имеется.
  7. Подпишите у руководителя поставщика и поставьте печать (если имеется).

При составлении письма обязательно укажите:

  • дату закрытия старого банковского счета;
  • дату открытия нового банковского счета;
  • день, с которого денежные переводы должны проводиться по новым реквизитам;
  • информацию о новом счете (название и БИК банка, номера расчетного и корреспондентского счетов).

Так выглядит образец письма контрагенту о смене банковских реквизитов — используйте шаблон в работе:

ОТ КОГО _________________________________

Настоящим сообщаем, что у компании _____________, которая является поставщиком по государственному контракту № ___________ от «__» __________ 20__ г. изменились реквизиты на следующие:

Изменения вступают в силу с «___» ____________ 20___ г.

Просим вас учитывать данные изменения при перечислении денежных средств за _____________________ и при оформлении документов.

_________________ 20____ г.

А это — пример письма:

образец информационного письма о смене реквизитов

Как проинформировать заказчика об изменениях

Как только изменения вступает в силу, поставщику следует составить письменное уведомление и вручить его заказчику лично либо отправить по почте. В целях большей оперативности дополнительно высылают электронный вариант. Но с юридической точки зрения верной является форма, о которой говорится в контракте (к примеру, письменная).

Когда будете отправлять уведомление, обязательно посмотрите, указан ли в госконтракте исключительный адрес заказчика для пересылки ему юридически значимой корреспонденции (в том числе email). Если такой адрес закреплен, направьте обращение на него. В противном случае информацию о месторасположении заказчика возьмите из:

  • ЕГРЮЛ (если контрагент является юридическим лицом);
  • ЕГРИП (если контрагент является индивидуальным предпринимателем).

Согласно п. 3 ст. 54 и п. 3 ст. 23 ГК, если вашу корреспонденцию доставят по этим адресам, то она считается полученной, даже если контрагент там фактически не находится.

При отправке дополнительного соглашения руководствуйтесь теми же правилами, что и при отсылке. Но если в госконтракте в качестве исключительного указан email, то все равно следует переслать заказчику бумажный вариант, подписанный руководителем, а по электронной почте направить письмо о смене банковских данных и сообщить, что дополнительное соглашение к контракту подготовлено, подписано и отправлено по соответствующему адресу курьерской службой или почтой.

Организация-исполнитель госконтракта должна убедиться, что заказчик получил письмо. Запросите у получателя дату и входящий номер корреспонденции либо расписку о доставке. Иначе есть риск перечисления денежных средств на старый расчетный счет.

Когда письмо не составляют

Еще на стадии подачи тендерной заявки потенциальный поставщик сообщает контактные данные (как общие, так и банковские). Они нужны для составления госконтракта после окончания торгов. Поэтому если в компании в этот период происходит процесс смены сведений, то в заявке от нее следует указать уже новые данные, тем более что к организации-заказчику эта информация попадет в результате открытия конвертов (либо получения доступа к соответствующим электронным документам), а в это время вносить какие-либо изменения уже нет возможности.

Пока срок подачи конкурсных или аукционных заявок еще не подошел к концу, участник вправе отозвать свое предложение, внести в документы нужные правки и подать их снова. Когда исполнитель уже выиграл тендер, а ему необходимо поменять контактные данные или банковские реквизиты, то вместо письменного уведомления следует составить протокол разногласий.

Ссылка на основную публикацию