Положение об использовании корпоративных банковских карт

НТВП “Кедр – Консультант”

ООО “НТВП “Кедр – Консультант” » Услуги » Консультации по бухучету и налогообложению » НДС » Об использовании денежных средств на корпоративной карте организации её учредителем для своих нужд и уплате налогов

Об использовании денежных средств на корпоративной карте организации её учредителем для своих нужд и уплате налогов

Организация открыла корпоративную карту, на нее перечислила денежные средства. Учредитель тратит эти денежные средства на свои нужды, по истечении 3-х месяцев предоставляет авансовый отчет и просит эти траты зачесть в счет дивидендов

Вопрос

Мможно ли сделать такой зачет, и когда нужно платить НДФЛ? (в день сдачи авансового отчета или на каждую трату)

Ответ специалиста

Расходы по корпоративной карте должны быть документально подтверждены. В противном случае истраченные работниками организации денежные средств могут быть признаны их налогооблагаемым доходом, что сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве оплаты труда и начисления по ним налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и включения в базу для расчета работодателем страховых взносов в социальные фонды.

Зачет требований (дивиденды – долг по авансовому отчету) возможен (пример в дополнительной информации), однако в Вашем случае деньги, перечисляемые на корпоративную карту, для оплаты личных нужд учредителя, признать подотчетными нельзя (особенно в случае, если такие операции имеют систематический характер). Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). В данном случае учредитель расходовал деньги на собственные нужды. Также необходимо учитывать, что на подотчетные суммы, невозвращенные в срок, начисляется НДФЛ и взносы. (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

В данной ситуации перечисление денежных средств на корпоративную карту организации, при условии, что денежные средства используются учредителем в личных целях, может рассматриваться контролирующими органами как подарок в виде денежных средств или в натуральной форме.

Подарки в виде денежных средств сотрудникам и иным физическим лицам облагаются НДФЛ, как и другие подарки.

Удержать НДФЛ с подаренных денег нужно в день выплаты, а перечислить удержанный налог в бюджет – не позднее следующего рабочего дня (п. 6 ст. 6.1, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Необходимо отметить, что страховые взносы не начисляются на стоимость подарка, переданного:

– физлицу, не являющемуся работником организации (в том числе бывшему работнику, детям работников, клиентам);

– работнику организации, но только если с ним заключен письменный договор дарения Статья: Проверь себя: налогообложение подарков (Елина Л.А.) (“Главная книга”, 2017, N 4)

При подарках в натуральной форме даритель – плательщик НДС в день передачи одаряемому неденежного подарка должен начислить НДС.

Также указанные средства могут быть признаны денежными средствами по беспроцентному договору займа. НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу, предоставленному работнику, вы рассчитываете в том же порядке, что и НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу, предоставленному любым иным физлицам.

Облагаемый доход в этом случае будет равен сумме процентов, рассчитанных по 2/3 ставки рефинансирования (пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Налог вы рассчитываете по ставке 35%, если физлицо – налоговый резидент РФ, или по ставке 30%, если физлицо – нерезидент (пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212, пп. 7 п. 1 ст. 223, п. п. 2, 3 ст. 224 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.11.2016 N 03-04-06/70043).

Готовое решение: Как облагается НДФЛ материальная выгода (КонсультантПлюс, 2018) .

Дополнительная информация

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

– разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);

– утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И “Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)”);

– ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);

– организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 “О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”);

– прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008). Статья: Организуем использование корпоративных карт (Тушева И.А.) (“Зарплата”, 2014, N 4)

Корпоративная карта – это банковская карта организации, с которой работник может безналично оплачивать расходы компании или снимать для этого наличные.

Когда работник снимает с карты наличные деньги или рассчитывается ею, списанные с нее суммы поступают ему под отчет. Отражайте их по дебету счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” на основании выписки банка.

Нормативных ограничений срока выдачи денег под отчет нет. Его можно установить в локальном нормативном акте, например в инструкции для подотчетных лиц. Срок, на который деньги выданы под отчет, указывают в приказе руководителя или в заявлении подотчетного лица (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Типовая ситуация: На какой срок выдавать подотчетные суммы (Издательство “Главная книга”, 2018)

Страховые взносы на подотчетные суммы

Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

Начисляйте взносы на наиболее раннюю из дат (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, Письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082):

– на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);

– на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Впоследствии, если долг будет возвращен, нужно произвести перерасчет.

НДФЛ с подотчетных сумм

НДФЛ нужно удержать во всех случаях, когда подотчетные суммы не были потрачены на оплату расходов организации, но при этом остались в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

Доход и налоговая база по НДФЛ в размере невозвращенной суммы возникают у работника при списании задолженности (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). По общему правилу НДФЛ надо исчислить на дату получения дохода работником (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Датой получения подотчетным лицом дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм является наиболее ранняя из дат (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610):

– дата, с которой взыскание стало невозможно (например, дата истечения срока исковой давности);

– дата принятия руководителем решения об отказе от взыскания (например, дата принятия решения о прощении долга).

Удержать НДФЛ надо за счет любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику. Например, можно удержать НДФЛ при выплате зарплаты, нужно только следить, чтобы удерживаемая сумма не превысила 50% суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму (КонсультантПлюс, 2018)

Зачет требований (подотчетные суммы – дивиденды) возможен, если по ним еще не истек срок исковой давности. Имейте в виду, это неоднородные требования: требование о возврате подотчетных сумм вытекает из трудовых отношений, а требование о выплате дивидендов – из корпоративных (гражданско-правовых). Поэтому ООО и его участник должны заключить соглашение о зачете (одного лишь заявления любой из сторон будет мало). Причем заключить его надо, даже если директор – единственный участник ООО (это убережет его от претензий в будущем в случае изменения состава участников). А составить такое соглашение можно так:

«Соглашение о зачете взаимных требований

г. Москва 02.02.2018

ООО “Стройсам” в лице директора Иванова И.И., действующего на основании устава, и участник общества Иванов И.И. договорились о нижеследующем.

1. Стороны частично прекращают зачетом следующие обязательства друг перед другом:

– обязательство Иванова И.И. по возврату ООО “Стройсам” суммы неизрасходованного аванса в размере 600 000 руб., полученного под отчет 01.12.2017;

– обязательство ООО “Стройсам” перед Ивановым И.И. по выплате дивидендов в сумме 500 000 руб. на основании Протокола общего собрания участников N 1 от 01.02.2018.

2. После проведения зачета по состоянию на 02.02.2018 остаток задолженности Иванова И.И. перед ООО “Стройсам” по возврату подотчетных средств составляет 100 000 руб., а задолженность ООО “Стройсам” перед Ивановым И.И. по выплате дивидендов по Протоколу общего собрания N 1 от 01.02.2018 отсутствует.

Директор Иванов И.И. Иванов

Участник Иванов И.И. Иванов»

Вопрос: Наш директор одновременно еще и участник. У него задолженность перед ООО по подотчетным средствам, а у ООО перед ним – по дивидендам. Как оформить зачет этих требований? (“Главная книга”, 2018, N 6)

Пример: Деньги выдаются учредителю, за которые он не отчитывается.

Если же деньги выдаются руководителям – участникам без каких-либо ограничительных сроков и контроль за средствами практически не ведется, инспекторы при налоговой проверке наверняка сочтут, что деньги просто присвоены руководством. И подотчет лишь прикрывает выплату реальных доходов, тем самым выступая способом ухода от уплаты зарплатных налогов.

В этом налоговикам нетрудно будет убедить и судей. Ведь в рассматриваемой ситуации подотчетники являются взаимозависимыми по отношению к организации (могут влиять на принятие ее решений). Снятие участниками – работниками денег с корпоративных банковских карт также будет расценено как получение ими дохода. В результате, если участники не смогут представить документы, подтверждающие расходование денег на нужды организации, весьма вероятен следующий сценарий развития событий:

– инспекция при проведении проверки предъявит претензии по НДФЛ и страховым взносам, попутно начислит пени и выставит штрафы;

– в случае судебных разбирательств судьи будут на стороне инспекции (Постановление АС СЗО от 14.07.2016 N Ф07-5021/2016.)

Схожая ситуация была рассмотрена Президиумом Высшего арбитражного суда в 2013 г. (Постановление Президиума ВАС от 05.03.2013 N 14376/12.) директор и его родственник, работающие в одной компании, систематически получали деньги под отчет. Документов, подтверждающих расходование по целевому назначению нескольких десятков миллионов рублей, не было. Имелись лишь авансовые отчеты без первичных документов, подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей. В результате ВАС согласился с инспекцией, что полученные директором и его родственником суммы являются доходами. И с них неправомерно не удержан НДФЛ.

Аналогичные претензии могут быть и по страховым взносам. Если участник-руководитель вовремя не отчитался, то на полученные им суммы надо начислить взносы как на его доходы. Статья: Директор-участник не отчитывается о подотчетных средствах (Елина Л.А.) (“Главная книга”, 2018, N 9)

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в августе 2018 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент – Чувыгин Александр Павлович, к.э.н., директор ООО «Эксперт-Центр».

Корпоративная карта

Бывают ситуации, когда сотрудник оплачивает корпоративные расходы. Например, расплачивается личной картой за канцтовары или подотчетными деньгами за отель в командировке. Чтобы подтвердить расходы, сотруднику и бухгалтеру приходится оформить множество документов. Сократить документооборот помогает корпоративная карта для юридических лиц — им не нужно снимать наличные с расчетного счета компании, выдавать сотруднику подотчетные суммы, заполнять ордера и ведомости.

Рассказываем, в каких случаях удобно использовать корпоративную карту, как ее оформить и какие расходы можно оплачивать.

Корпоративную, или бизнес-карту, привязывают к счету компании. Например, к расчетному счету можно привязать карту, которой пользуются руководитель и главный бухгалтер. Они могут расплатиться картой за товар, рассчитаться за услуги, снять наличные в банкомате. Но за снятие наличных придется отчитаться, как за подотчетные деньги.

Кроме этого, корпоративную карту можно привязать к отдельному счету для определенной категории расходов. Например, можно открыть «топливный счет» и привязать к нему карту, которой водитель оплачивает бензин. Купить другой товар или снять наличные в банкомате по такой карте нельзя. Если компания оформляет отдельный счет для корпоративной карты, то на него переводят деньги с основного счета компании.

С корпоративной картой:

Проще контролировать расходы — руководитель может установить лимит, например, выделить на канцтовары 50 000 ₽ в месяц. Потратить больше этой суммы сотрудники не смогут.

К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.

Корпоративная карта действует до трех лет. Когда срок истекает, банк перевыпускает карту и присылает руководителю уведомление, когда и где ее можно забрать. Если карту нужно закрыть, пока не истек срок ее действия, — руководитель уведомляет банк о своем решении. Для этого в мобильном приложении нужно открыть «Настройки» и выбрать операцию «Закрыть карту».

Именные и неименные карты. Именную карту выдают конкретному сотруднику, например, директору или бухгалтеру. Именно он отвечает за расходы по карте, даже если передал ее другому сотруднику. Ответственность сотрудника прописывают в локальном документе — его пишут в свободной форме.

Неименную карту может использовать любой сотрудник. Ее оформляют, если одну карту поочередно используют несколько человек. Список сотрудников и порядок пользования картой закрепляют отдельным приказом. Сотрудники должны ознакомиться с документом и подписать его.

Дебетовые и кредитные карты. Корпоративные карты могут быть дебетовые, дебетовые с кредитным лимитом и кредитные. С дебетовой карты можно списать деньги организации, а с кредитной — деньги банка. Дебетовая карта с кредитным лимитом — карта с деньгами организации, но если денег на счете недостаточно, компания берет заем в рамках лимита, установленного банком. Рублевые и валютные карты. Бизнес-карту можно выпустить рублевой или валютной. Обычно валютную карту оформляют для сотрудников, которые ездят в зарубежные командировки.

С помощью корпоративной карты можно совершать различные платежные операции.

Оплачивать безналом — это основное предназначение банковской карты, ей можно расплатиться за товары и услуги. Руководитель может установить разовый, ежедневный или месячный лимиты на расходы по карте.

Снимать наличны е можно также в пределах установленного лимита. Но если часто снимать деньги или снимать большие суммы — это может насторожить налоговую и инициировать внеплановую проверку. Центробанк рекомендует поставить лимит на снятие наличных — до 100 000 ₽ в день.

Еще нужно следить, чтобы с корпоративной карты за неделю не снималось более 30% оборота по банковскому счету. Если снимать больше — это тоже вызовет подозрение у налоговой.

Расплачиваться картой за рубежом . Для этого необязательно получать валютную карту. Сотрудник в загранкомандировке может воспользоваться рублевой — деньги конвертируют по курсу банка.

Покупать в интернете . С помощью корпоративной карты можно оплачивать покупки в интернете. Например, заказать канцелярские принадлежности на маркетплейсе или оплатить визуальные материалы для контента в социальных сетях.

Переводить деньги на другие карты , например, чтобы оплатить услуги подрядчика. При переводе денег на другие карты желательно писать назначение платежа и не превышать лимита, установленного банком.

Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру

Корпоративные карты давно заменили организациям чековые книжки и выдача наличных под отчет тоже уходит в прошлое. Но пользоваться бизнес-картами нужно не так, как обычными дебетовыми. Сегодня мы расскажем о том, кому можно доверить корпкарту, на что можно тратить с нее деньги, чем подтвердить расходы, почему бухгалтер недоволен некоторыми тратами и при чем тут 115-ФЗ.

Под корпоративными картами понимаются любые карты, которые используются в бизнес-целях. По типу они делятся на дебетовые и кредитные, по используемой валюте на рублевые и валютные, по персонификации на именные и неименные.

Какими бывают бизнес-карты

Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.

Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.

Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.

Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.

Как открыть корпкарту

Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.

Первый вариант — для руководителя компании, второй — для сотрудников. Бухгалтеру и руководителю легко контролировать расходы и устанавливать ограничения (лимиты) для подотчетных лиц с использованием карт. А все движения по счетам отражаются в выписке.

Ак Барс Банк предлагает при открытии счета сразу выпустить бизнес-карту , или вы можете получить ее позднее.

Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность

Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.

Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность , но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.

Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.

На что расходовать деньги с бизнес-карты можно, а на что — нет

Можно совершать:

• оплату поставщикам;
• покупку товаров для хозяйственной деятельности — канцелярия, офисная техника и принадлежности, инструменты, запчасти для служебных авто и т.п.;
• оплату услуг — корпоративная связь, интернет, заправка картриджей, аренда автомобиля, доставка и т.д.;
• командировочные расходы — проживание, такси, покупка материалов, бензин, билеты, а вот с суточными мы рекомендуем быть осторожными, лучше их перечислять на личную карту сотрудника или выдавать наличными.

Нельзя использовать для следующих целей:

• личные покупки в супермаркетах, заправка за счет корпкарты личного авто и другие аналогичные траты;
• крупные суммы снятия наличных — карта предназначена в первую очередь для безналичных расчетов, нетипичные расходы и частые снятия наличных — повод для сомнения в законности операций, в соответствии с 115-ФЗ банк вправе в этом случае запрашивать подтверждающие документы по произведенным расходам и направлениях расходования средств;
• выплата зарплаты и дивидендов;
• передача карты для использования несотрудниками, например, членами семьи.

Оговоримся, что вышеуказанные правила актуальны для организаций. ИП может пользоваться корпоративной картой с большей свободой, т.к. средства на его счете являются финансами физлица.

Как отчитаться за покупки

За расходы по карте должно отчитаться ответственное (подотчетное) лицо, которое ее использовало. Если картой пользовались несколько сотрудников, то каждый отчитывается за себя.

• кассовый и/или товарный чек;
• накладная;
• акт;
• договор на оказание услуг или поставку;
• бланк строгой отчетности (БСО) и другие.

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или того государства, где совершена покупка или оплата (если речь о валютной карте для загранпоездок).

Срок сдачи отчета зависит от внутренних положений организации, его определяет руководитель. Срок может быть указан в приказе на выдачу подотчета, если работник пишет заявление с просьбой предоставить ему корпкарту для расчетов, то срок и лимит расчета руководитель может указать в визе на заявлении.

Бухучет — проводки по корпкартам

Учет расчетов по корпоративным картам ведется по счету 55.

Вот несколько примеров проводок для отражения операций, связанных с бизнес-картами:

Дебет 55 Кредит 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счета;

Дебет 71 Кредит 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);

Дебет 10, 41, 44, 60, 76 Кредит 71 — получен отчет сотрудника по расходам, они разнесены по бухгалтерским счетам по видам затрат;

Дебет 50 Кредит 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных средств;

Дебет 51 Кредит 55 — средства со счета корпкарты возвращены на расчетный счет организации.

Плюсы и минусы корпоративной карты по сравнению с обычным подотчетом

Главным плюсом можно считать жесткий контроль за расходами , а также оперативное поступление информации о тратах. Кроме того, если сотруднику в командировке потребуются деньги, то достаточно будет пополнить баланс карты со счета.

Не нужно постоянно контролировать выдачу и возврат подотчетных средств, достаточно установить правила — на что и в каком пределе может тратить деньги сотрудник, допустим, в течение месяца.

Если вы рассчитываетесь с поставщиком корпоративной картой, то на вас не распространяется ограничение по наличным расчетам до 100 тысяч рублей .

Покупки и оплата через интернет становятся доступнее.

Получать наличные средства со счета можно быстрее, чем если запрашивать их в банке по чековой книжке. Вносить средства также можно через банкоматы.

Для пользователей бизнес-карт часто действуют различные акции, скидки, предоставляется кэшбэк за покупки и другие бонусы.

Из минусов — нельзя использовать постоянно для снятия наличных . Крупные операции с наличными попадают под контроль банка, при операциях свыше 600 тысяч банк обязан сообщить о них в Росфинмониторинг. Нельзя рассчитаться с помощью корпкарты с подрядчиками-физлицами или самозанятыми.

Если не подтвердить расходы по карте документами, неподтвержденные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ 13%, а организации придется еще и перечислить страховые взносы, т.к. эти суммы ФНС признает доходом физлица, использовавшего карту.

Подводя итог, можно сказать, что при правильном использовании корпоративная карта — инструмент, с помощью которого можно легко контролировать расходы подотчетных лиц, ускорить бизнес-процессы и наладить оперативные расчеты за товары и услуги с поставщиками.

Корпоративная карта: кому и зачем она нужна

Корпоративная банковская карта – это современное мобильное средство платежа, которое позволяет работникам совершать покупки и оплачивать счета в интересах организации практически в любом месте и в любое время. Рассказываем, что из себя представляют корпоративные банковские карты, чем отличаются от обычных, а также о порядке их оформления и использования.

Что такое корпоративные карты

Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.

Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Корпоративная карта – разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.

3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.

4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.

5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.

6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.

Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.

Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.

Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.

Корпоративные карты бывают следующих видов:

Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.

Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.

Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).

Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.

Оформление корпоративных карт

Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.

Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.

Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.

Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.

При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.

Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.

Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?

Использование корпоративных карт

Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.

Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.

Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.

Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.

При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.

Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.

Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.

По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:

• выплата сотрудникам зарплаты;
• выплата сотрудникам пособий и компенсаций;
• приобретение товаров и услуг для личных целей, не связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.

Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.

Корпоративная карта: плюсы и минусы

Корпоративные карты — популярный у бизнеса банковский продукт. По функционалу они похожи на обычные персональные, но использовать их надо по определенным правилам. В статье расскажем, как оформить такую карту, в чем нюансы использования для ИП и ООО, проанализируем плюсы и минусы этого средства платежа.

Что такое корпоративная карта?

Корпоративная карта — платежный инструмент, привязанный к расчетному счету ИП или компании. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.

Как оформить корпоративную карту?

Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».

Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.

Корпоративные карты бывают:

• дебетовые — в этом случае используются собственные денежные средства организации или ИП;
• кредитные — деньги на счете принадлежат банку;
• именные — оформляются на конкретного сотрудника;
• не именные — могут использовать любые лица, предъявляющие карту к оплате;
• валютные — если нужно оплачивать расходы в валюте, например в зарубежной командировке.

На что можно тратить деньги с корпоративной карты

Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

• У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
• ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

Правила для юрлиц

Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др. Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.

Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.

Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей, которые не разбираются в бухгалтерии. Начинающим ИП — год в подарок!

Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:

• покупка товаров в личных целях;
• выплата заработной платы;
• выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).

Корпоративные карты: плюсы и минусы использования

Сначала о плюсах:

1. Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
2. Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
3. Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
4. Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 000 руб. — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
5. Возможно оплачивать покупки через интернет.
6. Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
7. Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
8. Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
9. Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
10. В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.

Минусов не так много, но они есть:

1. Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
2. Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
3. При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.

Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Опрос

Пройдите небольшой опрос и помогите сделать действительно нужную карту для бизнеса.

Использует ли ваша компания корпоративную карту банка?

Елена Галичевская , редактор-эксперт

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Получение наличных денежных средств с использованием корпоративных карт.

Каждая организация и индивидуальный предприниматель для оплаты хозяйственных расходов и расходов, связанных с основным видом деятельности, а также представительских, транспортных, командировочных расходов. И, конечно, как правило, основной целью приобретения корпоративной банковской карты является получение наличных денежных средств для оплаты тех или иных расходов, связанных с ведением предпринимательской деятельности.

27 июля 2017 года в Вестнике Банка России №63 были опубликованы очередные Методические рекомендации ЦБ РФ о повышении внимания кредитных организаций к операциям клиентов – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, получающих наличные денежные средства с использованием корпоративных карт, утв. Банком России 21.07.2017 №19-МР (текст документа согласован с Федеральной службой по финансовому мониторингу). В преамбуле указанного документа Банк России сообщает, что в рамках осуществления надзорной деятельности ЦБ РФ за кредитными организациями Банком России наблюдается существенное увеличение объемов операций по систематическому снятию их клиентами – юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями наличных денежных средств с использованием расчетных (дебетовых) карт (далее – корпоративные карты). Возрастающая динамика объемов указанных операций может свидетельствовать о том, что возможными действительными целями таких операций являются легализация (отмывание) доходов, полученных преступным путем, финансирование терроризма и другие противозаконные цели.

Данное обстоятельство, по мнению Банка России, является следствием формального отношения кредитных организаций к реализации программы управления риском легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма при обслуживании корпоративных карт, в частности, недооценки кредитными организациями рисков совершения клиентами – юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма, связанных со снятием ими наличных денежных средств с использованием корпоративных карт, а также игнорирования кредитными организациями рекомендованного абзацем девятым пункта 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 №266-П “Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием” (далее – Положение № 266-П) к установлению для клиентов – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей максимального размера суммы наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, которая может быть получена с использованием корпоративных карт в течение одного операционного дня (не более 100 тыс. рублей).

Кредитная организация – эмитент обязана определить максимальную сумму наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, которая может выдаваться клиенту – юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одного операционного дня. Кредитной организации – эмитенту рекомендуется установить для клиента – юридического лица, индивидуального предпринимателя возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, не превышающей 100 000 рублей в течение одного операционного дня.

Клиенты, возможными действительными целями операций которых могут являться легализация (отмывание) доходов, полученных преступным путем, финансирование терроризма и другие противозаконные цели, и их операции, как правило, обладают двумя или более нижеследующими признаками:

• отношение объема получаемых за неделю наличных денежных средств к оборотам по банковским счетам клиента за соответствующий период составляет 30 и более процентов;
• с даты создания юридического лица прошло менее двух лет;
• деятельность клиента, в рамках которой производятся операции по зачислению денежных средств на банковский счет и списанию денежных средств с банковского счета, не создает у его владельца обязательств по уплате налогов либо налоговая нагрузка является минимальной;
• денежные средства поступают на банковский счет клиента от контрагентов, по банковским счетам которых проводятся операции, имеющие признаки транзитных операций; Напомним, что в письме Банка России от 31.12.2014 №236-Т «О повышении внимания кредитных организаций к отдельным операциям клиентов» ЦБ РФ называет следующие признаки транзитных операций, при этом, все нижеперечисленные признаки должны присутствовать одновременно: зачисление денежных средств на счет клиента от большого количества других резидентов со счетов, открытых в банках Российской Федерации, с последующим их списанием; списание денежных средств со счета производится в срок, не превышающий двух дней со дня их зачисления; проводятся регулярно (как правило, ежедневно); проводятся в течение длительного периода времени (как правило, не менее трех месяцев); деятельность клиента, в рамках которой производятся зачисления денежных средств на счет и списания денежных средств со счета, не создает у его владельца обязательств по уплате налогов либо налоговая нагрузка является минимальной; с используемого для указанных операций счета уплата налогов или других обязательных платежей в бюджетную систему Российской Федерации не осуществляется или осуществляется в незначительных размерах, не сопоставимых с масштабом деятельности владельца счета.
• поступление от контрагента денежных средств на банковский счет клиента происходит с одновременным поступлением денежных средств от того же контрагента на банковские счета других клиентов;
• денежные средства поступают на банковский счет клиента суммами, как правило, не превышающими 600 тыс. рублей;
• снятие наличных денежных средств осуществляется регулярно, как правило, ежедневно или в срок, не превышающий трех – пяти дней со дня их поступления;
• снятие наличных денежных средств осуществляется, как правило, в сумме, не превышающей 600 тыс. рублей, либо в сумме, равной или незначительно меньшей размера максимального определенного кредитной организацией размера суммы наличных денежных средств, которая может выдаваться клиенту – юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одного операционного дня;
• снятие наличных денежных средств осуществляется в конце операционного дня с последующим снятием наличных денежных средств в начале следующего операционного дня;
• у клиента имеется нескольких корпоративных карт и с их использованием преимущественно осуществляются операции по получению наличных денежных средств.

В целях минимизации риска вовлечения кредитных организаций в совершение операций в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма Банк России рекомендует кредитным организациям в рамках реализации программы управления риском легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма:

• на периодической основе проводить анализ и определять размер максимальной суммы наличных денежных средств, которая может выдаваться в течение одного операционного дня с использованием корпоративных карт клиента – юридического лица, индивидуального предпринимателя, эмитированных кредитной организацией к счету такого клиента, принимая во внимание размер, рекомендованный абз. 9 п. 2.5 Положения №266-П, рассмотрев при этом вопрос установления такого размера для совокупности всех корпоративных карт клиента – юридического лица, индивидуального предпринимателя, эмитированных кредитной организацией ко всем счетам такого клиента;
• проводить не реже одного раза в неделю мониторинг операций с целью выявления клиентов, совершающих на регулярной основе операции, соответствующие признакам, указанным в методических рекомендациях №19-МР, в том числе в части отношения объема получаемых клиентом наличных денежных средств к оборотам по его банковским счетам, а также клиентов, операции которых характеризуются незначительным отличием от таких признаков, и обеспечить повышенное внимание ко всем операциям этих клиентов и их контрагентов;
• направлять в уполномоченный орган информацию об операциях клиентов – юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, соответствующих указанным в методических рекомендациях №19-МР признакам, на основании п. 3 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 №115-ФЗ “О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма” с использованием кодов вида признака 1402, 1409, 1410, 1420, 1499 перечня признаков, указывающих на необычный характер сделки, содержащегося в приложении к Положению Банка России от 02.03.2012 №375-П “О требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма” (далее – Положение №375-П).

Напомним, расшифровку кодов 1402, 1409, 1410, 1420, 1499 из классификатора сомнительных сделок, утв. Положением №375-П.

1402 – Зачисление в течение небольшого периода крупных сумм денежных средств на счет клиента – юридического лица, иностранной структуры без образования юридического лица, операции по которому не производились в течение более трех последних месяцев или были незначительными в этот период по сравнению с обычной деятельностью такого клиента, с последующим снятием клиентом денежных средств в наличной форме либо их переводом на счет в другую кредитную организацию в течение одного или нескольких дней.

1409 – Использование клиентом – юридическим лицом, иностранной структурой без образования юридического лица счета для получения денежных средств с последующим их снятием в наличной форме на сумму менее 600 000 рублей либо ее эквивалента в иностранной валюте с последующим закрытием счета либо прекращением по нему операций.

1410 – Существенное увеличение доли наличных денежных средств, снимаемых клиентом – юридическим лицом, иностранной структурой без образования юридического лица со своего счета, по сравнению с обычной практикой использования им своего счета.

1420 – Снятие клиентом – юридическим лицом (его обособленным подразделением), не являющимся кредитной организацией, и клиентом – индивидуальным предпринимателем денежных средств в наличной форме с банковского счета (банковского вклада) (за исключением снятия денежных средств в наличной форме на оплату труда и компенсаций в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, на выплату пенсий, стипендий, пособий и других обязательных социальных выплат, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также на оплату канцелярских и других хозяйственных расходов, кроме приобретения горюче-смазочных материалов и сельскохозяйственных продуктов).

1499 – Иные признаки, свидетельствующие о возможном осуществлении легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, при проведении операций с денежными средствами в наличной форме и переводов денежных средств.

Автор: Харисов Игорь Фанзилович, руководитель Центра финансового мониторинга компании Ю-Питер Консалтинг, e-mail: kharisov.i@law115.ru