Можно ли подтвердить расходы по электронному чеку

Кассовый чек: может ли он подтверждать расходы?

Согласно общим положениям п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены эти расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

При этом для формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы.

В силу п. 1 и 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Он составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если действующим законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны установленные действующим законодательством формы документов.

Кассовый чек – первичный документ

Согласно ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» кассовый чек – первичный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ.

Получается, что определенные факты хозяйственной жизни чек ККТ может подтвердить, ведь кассовый чек – первичный документ.

Однозначно чек ККТ подтверждает факт осуществления расчета. Но что скрывается за таким расчетом? Идентифицируют ли конкретный расчет сведения о расчете?

Минфин в Письме от 19.08.2019 № 03-03-06/1/63290 не утверждает категорически, что чеком ККТ можно подтвердить несение конкретных расходов, а не только их оплату. Финансисты лишь сообщили, что расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ и, самое главное, из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (см. также письма Минфина России от 16.11.2018 № 03-03-06/1/82673, от 02.10.2018 № 03-03-06/1/70733).

Так же и в НК РФ: определенно в нем не указывается, какие конкретно сведения подтверждают произведенный расход. Но должно быть так, чтобы эти расходы четко идентифицировались по данным документа.

Ранее Минфин в Письме от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212, сославшись на определение чека ККТ, приведенное в ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ, высказался иначе и в противоположной тональности: кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности. Тоже не вполне определенный ответ, но, очевидно, он подразумевает все-таки, что чек ККТ может подтвердить только факт оплаты.

Правда, в Письме от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344 финансисты дополнительно указали, что если кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий ст. 252 НК РФ такой чек может являться документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов.

Таким образом, подтверждение расходов кассовым чеком возможно, но имеет значение, какая информация в нем приведена.

Возможно ли подтверждение расходов кассовыми чеками?

Чиновники и ранее придерживались мнения, что нельзя подтверждать расходы кассовым чеком. Например, об этом говорилось в Письме ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@. Налоговики утверждали, что для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов. Примечательно, что они ссылались на перечень обязательных реквизитов кассового чека. В тот период он был установлен п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, ныне не действующего. Чиновники указали на то, что данный перечень не содержал всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке отсутствовали такие реквизиты, как наименования должностей и подписи лиц, совершивших хозяйственную операцию.

Действительно, эти реквизиты обязательны для первичного документа, которым оформляется факт хозяйственной жизни организации (п. 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ). Налоговики были правы. Но теперь-то ситуация изменилась. Перечень обязательных реквизитов чека ККТ приведен в п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ. И этот перечень значителен.

Самое главное, что в него с 03.07.2018 как раз и входит такой реквизит, как должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов, осуществленных с использованием автоматических устройств для расчетов, применяемых в том числе при осуществлении расчетов в безналичном порядке в сети «Интернет»).

Правда, пока еще не является обязательным реквизитом для чека ККТ подпись указанного лица. И, пожалуй, только это не дает нам уверенно утверждать, что чек ККТ безусловно может подтвердить сделанные расходы.

Впрочем, пользователям ККТ ничто не мешает ввести подпись названного лица как дополнительный реквизит. И если он имеется в чеке, как и собственно подпись, то, по нашему мнению, такой чек удовлетворяет всем признакам первичного документа, который может подтверждать расходы.

Тем более что в число обязательных реквизитов чека ККТ теперь входят и такие, как наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг можно определить в момент оплаты), платежа, выплаты, их количество, цена (в валюте РФ) за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися плательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей плательщика НДС, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие обложению (освобождаемые от обложения) НДС) (абз. 9 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ).

То есть чек ККТ теперь должен содержать все данные, чтобы позволить оприходовать товар или принять к учету стоимость выполненных работ (оказанных услуг).

По нашему мнению, такой чек является первичным документом, подтверждающим осуществленные расходы.

К сведению: последний реквизит пока обязателен не для всех. В соответствии с п. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ для индивидуальных предпринимателей – плательщиков, применяющих ПСНО и УСНО, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей, систему налого– обложения в виде уплаты ЕНВД, за исключением индивидуальных предпринимателей, осуществляющих торговлю подакцизными товарами, абз. 9 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ в отношении указания на кассовом чеке и бланке строгой отчетности наименования товара (работы, услуги) и их количества применяется только с 01.02.2021.

То есть до указанной даты на чеках, которые выдают названные предприниматели, обозначенных реквизитов может не быть. Такой чек произведенные расходы не подтвердит.

Налогоплательщики должны учитывать, что пока официальные органы не дадут определенных разъяснений по данной проблеме, сохраняется риск того, что чек ККТ все-таки не будет принят налоговиками как документ, подтверждающий расходы, даже если он будет удовлетворять всем названным условиям для этого.

Кроме того, признанию чека ККТ в таком качестве мешает то, что, как правило, краска на чеках ККТ недолговечна (иногда выцветает уже через полгода). А это противоречит требованию хранить первичные документы, которые используются для налогового учета, в течение пяти лет (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Сенин Н. К.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Чеки онлайн –кассы: что помешает учесть расходы?

РАССМОТРИМ РАСПРОСТРАНЕННЫЕ ОШИБКИ В ЧЕКАХ ОНЛАЙН–КАСС, КОТОРЫЕ СОТРУДНИКИ ПРИНОСЯТ В БУХГАЛТЕРИЮ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ПРОИЗВЕДЕННЫХ РАСХОДОВ. СГРУППИРУЕМ ИХ ПО СТЕПЕНИ ОПАСНОСТИ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ. ВСЕ ЭТИ ЗНАНИЯ НЕОБХОДИМЫ БУХГАЛТЕРУ, ЧТОБЫ НЕ ЛИШИТЬСЯ РАСХОДОВ НА ПРОВЕРКЕ. КРОМЕ ТОГО, ВАЖНО ПОНИМАТЬ, ЧТО КАЖДАЯ КОМПАНИЯ, КОТОРАЯ ВЫДАЕТ ЧЕКИ С ОШИБКАМИ, РИСКУЕТ ЗАПЛАТИТЬ ШТРАФ. ЗА ОТСУТСТВИЕ ЛЮБОГО ОБЯЗАТЕЛЬНОГО РЕКВИЗИТА – ШТРАФ ДО 10 ТЫС. РУБЛЕЙ (Ч.4 СТ. 14.5 КоАП РФ).

Безопасные ошибки

Чек без фамилии кассира. Должность и фамилия кассира – обязательные реквизиты чека онлайн-кассы. Этих данных может не быть, только если чек выдает клиенту автомат (п.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Отсутствие фамилии не мешает расходам и вычетам. Только должность сотрудника является обязательным реквизитом первичного учетного документа (п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ).

В чеке нет адреса сайта ФНС. Данные чеков получает ФНС. Поэтому в чеке должен быть сайт ведомства, на котором можно проверить чек (п.1 ст.4.7 закона 54 –ФЗ). На самом деле проверить чек на сайте nalog.ru не получится. Для этого ФНС РФ разработала мобильное приложение «Проверка чеков». Поэтому чек без сайта можно смело принимать к учету расходов при условии, что с остальными реквизитами все в порядке. При проверке онлайн –чека приложение может выдать следующие варианты информации:

а) Чек некорректен – это значит, что в чеке информация отличается от сведений в инспекции. Выход: Попросите у продавца электронную версию онлайн- чека на телефон или электронную почту.

б) QR – код некорректен – следовательно, код защиты не соответствует законодательству РФ о применении ККТ. Это техническая ошибка. Она не означает, что продавец не передал сведения в ФНС.

в) Получение чека – следовательно, чек ожидает отправки на сервер ФНС. У продавца есть 30 дней. В это время касса копит чеки и отправляет их, как только появится интернет (ч.4 ст. 4.1. ФЗ от 22.05.03 № 54-ФЗ).

г) чек не получен – следовательно, налоговая не получила данные из чека. С 19 августа 2017 года в НК РФ появится указание на то, что компания не обязана отвечать за нарушения контрагента. В случае споров, если чек корректный, докажите, что сделка была реальной. Предоставьте накладную, товарный чек, приходный материальный ордер на склад, письма, договор и т.д.

Спорные ошибки

В чеке нет адреса и (или) индекса или адрес указан не верно. У такси отсутствует название и номер машины. У интернет-магазина отсутствует адрес сайта (п.1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ). Казалось бы, инспекторы могут идентифицировать продавца по наименованию и ИНН. Поэтому ошибка в адресе не должна влиять на расходы (письмо № 03-03-10/43034). Однако чек ошибочный. Например, проблемы с расходами возможны, если продавец перенес кассу в другое подразделение без перерегистрации. В результате может оказаться, что подотчетный сотрудник был в командировке в одном городе, а в чеке указан другой. Бухгалтеру необходимо будет подтвердить место расчетов. Для этого можно сделать запрос продавцу.

Напротив товара нет ставки НДС. Все компании, кроме «спецрежимников» обязаны записывать ставку НДС по каждому товару в чеке (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). В противном случае возникают риски. Обращаем внимание, НДС по чекам можно принять к вычету, если работники привезли их из служебных командировок (письмо Минфина России от 25.02.15 № 03-07-11/9440). В остальных случаях нужен счет-фактура. Без счет-фактуры, НДС по чекам нельзя учитывать в расходах и принимать к вычету. В бухучете спишите налог как прочие расходы (п.11 ПБУ 10/99).

Продавец перепутал систему налогообложения. Такая ошибка возможна, если компания совмещает режимы либо лишилась права на спецрежим, но не поменяла настройки в кассе. Это не лишает компанию права учесть расходы, риски возникают по НДС. Если вы хотите принять НДС к вычету по командировочному чеку, попросите у продавца подтверждение, что на момент продажи он находился на ОСНО.

Продавец перепутал способы оплаты. Есть три варианта: по карте (платежная система), электронными деньгами, наличными (п.1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ). Минфин России в письме от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106 рекомендует прикладывать к авансовым отчетам не только чеки на оплату, но и слипы pos-терминала, если сотрудники платят картой. В случае расхождений в документах инспекторы на проверках могут оспорить расходы.

В чеке есть арифметические ошибки. Например, поставщик неправильно посчитал скидку в чеке из-за ошибок в настройках кассы. Согласно абзаца 2 статьи 320, подпункта 3 пункта 1 статьи 268 НК РФ, покупатель учитывает стоимость товаров в расходах с учетом скидок. Поэтому попросите, чтобы сотрудник обратился в магазин за новым чеком.

Ошибки, которые мешают учесть расходы

Нет названия компании и (или) ИНН. Название организации должно быть, как в ЕГРЮЛ. Любое произвольное название является критической ошибкой для списания расходов. Получается, что по чеку нельзя идентифицировать продавца (письмо Минфина от 28.08.14 № 03-03-10/43034). Налоговая снимет расходы. Чек нужно заменить либо отказаться от расходов в налоговом учете.

Магазин обобщил названия товаров. Не записывать названия товаров в чеке вправе только ИП на УСН, ПСН и ЕНВД до 2022 года (п.17 ст.7 ФЗ от 03.07.16 № 290-ФЗ, п.1 ст.4.7 закона № 54- ФЗ). Если вы на ОСНО, ваша обязанность указывать названия товаров подробно. Для того, чтобы избежать споров по расходам, приложите к онлайн- чеку товарный чек.

Можно ли подтвердить расходы по электронному чеку

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение При возвращении из командировки сотрудник коммерческой организации представил чек ККТ за проживание в гостинице, оплаченный через Интернет, и документ о бронировании. Счет за проживание в гостинице выдан не был, так как проживание было заказано через сайт www.booking.com. Достаточно ли данных документов для подтверждения расходов с точки зрения обязанности работодателя по возмещению расходов сотруднику (не налоговый учет)? Является ли обязательным реквизитом путевого листа расшифровка подписи водителя (полностью имя, отчество, фамилия)?

При возвращении из командировки сотрудник коммерческой организации представил чек ККТ за проживание в гостинице, оплаченный через Интернет, и документ о бронировании. Счет за проживание в гостинице выдан не был, так как проживание было заказано через сайт www.booking.com.
Достаточно ли данных документов для подтверждения расходов с точки зрения обязанности работодателя по возмещению расходов сотруднику (не налоговый учет)? Является ли обязательным реквизитом путевого листа расшифровка подписи водителя (полностью имя, отчество, фамилия)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение сотруднику расходов на проживание в гостинице осуществляется на основании представленных им документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг и факт проживания работника в период нахождения в командировке в данной гостинице.
В рассматриваемом случае факт оплаты гостиничных услуг документально подтвержден кассовым чеком. В качестве документа, подтверждающего факт проживания сотрудника в гостинице, данный кассовый чек может выступать в том случае, если в него включены все сведения, которые в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг должен содержать договор на оказание гостиничных услуг.
При наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) норм возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.

Обоснование вывода:
Нормами трудового законодательства предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 14 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение о командировках). Работникам коммерческих организаций такие расходы возмещаются в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ). Возмещение осуществляется на основании авансового отчета с приложением документов о найме жилого помещения, подтверждающих эти расходы (п. 26 Положения о командировках, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Конкретный перечень документов, подтверждающих факт несения расходов по найму жилого помещения, на законодательном уровне не установлен. По сути, это могут быть любые документы, из которых следует, что в период командировки сотрудник действительно проживал в гостинице (или ином жилом помещении) и данное проживание было оплачено.

1. Подтверждение факта оплаты услуг проживания

По общему правилу факт расчетов, в частности оплаты товаров (работ, услуг) наличными деньгами и (или) в безналичном порядке (в том числе с использованием платежных карт), должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами кассовыми чеками или бланками строгой отчетности (п.п. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации”, далее – Закон N 54-ФЗ).
Пунктом 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085 (далее – Правила предоставления гостиничных услуг) также установлено, что при осуществлении расчетов с потребителем исполнитель выдает потребителю кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.
Кассовый чек, как прямо следует из Закона N 54-ФЗ, является первичным учетным документом и подтверждает факт расчетов (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ). При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности, направленный покупателю (клиенту) в электронной форме на предоставленные покупателем до момента расчета абонентский номер либо адрес электронной почты, приравнивается к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе (п. 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
Таким образом, в рассматриваемом случае факт оплаты гостиничных услуг документально подтвержден (кассовым чеком).

2. Подтверждение факта проживания

В рассматриваемой ситуации сотрудник забронировал проживание в гостинице через веб-сайт www.booking.com*(1). Booking.com B.V. – (компания, зарегистрированная в Амстердаме, Нидерланды) оказывает услугу онлайн-бронирования объектов размещения. Правила и условия, на которых данная компания оказывает свои услуги, размещены на сайте: https://www.booking.com/content/terms.ru.html. В соответствии с данными правилами с момента совершения бронирования компания Booking действует исключительно как посредник между потребителем и поставщиком поездок, передавая соответствующие данные бронирования соответствующим поставщику(ам) поездок и отправляя потребителю электронное подтверждение от имени поставщика поездок. Booking.com не (пере)продает, не арендует и не реализует какие-либо поездки, продукты или услуги.
Положениями п. 3 Правил предоставления гостиничных услуг установлено, что под бронированием понимается предварительный заказ мест и (или) номеров в гостинице заказчиком (потребителем). При этом потребитель (заказчик) вправе аннулировать заявку. Порядок и форма отказа от бронирования устанавливаются исполнителем (организацией или ИП, предоставляющими потребителю гостиничные услуги) (п. 17 Правил предоставления гостиничных услуг).
Таким образом, наличие документа “Подтверждение бронирования”, свидетельствует лишь о факте бронирования места в гостиницы через платформу Booking.com, но не о факте проживания человека в данной гостинице. Данный документ потребитель получает в электронном виде сразу после того, как забронирует номер с помощью сайта www.booking.com, однако в дальнейшем он может отменить данное бронирование или просто не заехать в гостиницу.
Поэтому такой документ, как “Подтверждение бронирования”, не может рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания сотрудника в гостинице.
На территории РФ гостиничные услуги оказываются в соответствии с договором об оказании гостиничных услуг. Данный договор заключается при предъявлении потребителем документа, удостоверяющего его личность (п. 19 Правил предоставления гостиничных услуг), подписывается двумя сторонами (потребителем и исполнителем гостиничных услуг) (п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг).
Пунктом 7 Положения о командировках установлено, что при проживании в гостинице фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.
В соответствии с п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг договор на оказание гостиничных услуг должен содержать следующие сведения:
а) наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – фамилию, имя, отчество (если имеется), сведения о государственной регистрации);
б) сведения о заказчике (потребителе);
в) сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
г) цену номера (места в номере);
д) период проживания в гостинице;
е) иные необходимые сведения (по усмотрению исполнителя).
При этом в вопросе о форме договора надлежит руководствоваться положениями ст. 434 ГК РФ (в их взаимосвязи с нормами ст. 432 ГК РФ), в частности, исходить из того, что письменная форма договора (п. 2 ст. 434 ГК РФ) считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 438 ГК РФ. Согласно этой норме совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте.
Иными словами, при уплате соответствующей суммы письменная форма договора считается соблюденной (письмо Роспотребнадзора от 11.01.2016 N 01/37-16-29 “О разъяснении отдельных положений Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации”).
Следовательно, документы, подтверждающие оплату за проживание в гостинице (кассовый чек либо БСО), отвечающие требованиям Закона N 54-ФЗ, могли бы рассматриваться не только в качестве документов, подтверждающих факт оплаты гостиничных услуг, но и в качестве документов, подтверждающих факт проживания.
В то же время согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (ст. 422 ГК РФ). Как определено п. 1 ст. 422 ГК РФ, договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам), действующим в момент его заключения.
Правилами предоставления гостиничных услуг предусмотрено наличие в договоре определенных реквизитов, Положение о командировках, как было сказано выше, в качестве документа, подтверждающего заключение договора на оказание гостиничных услуг, называет любой документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг.
В связи с этим мы полагаем, что в документ, используемый в качестве договора, должны быть включены сведения, указанные в п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг, то есть такие специфические сведения, как перечисленные в п.п. “в”-“д”, а именно сведения о предоставляемом номере (месте в номере); цену номера (места в номере); период проживания в гостинице.
Из п. 7 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ следует, что кассовый чек и БСО, помимо обязательных реквизитов, установленных для них этим законом, могут содержать любые иные дополнительные реквизиты, с учетом особенностей сферы деятельности, в которой осуществляются расчеты (смотрите также письмо ФНС России от 19.02.2019 N ЕД-4-20/2826).
Соответственно, на наш взгляд, документы, подтверждающие факт оплаты (чек ККМ или БСО), могут рассматриваться в качестве документа, подтверждающего факт проживания в гостинице, только в случае, если в него включены все сведения, перечисленные в п.п. “в”-“д” п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг. В этом случае письменная форма договора будет соблюденной и кассовый чек (БСО) будет выполнять одновременно роль договора и роль документа об оплате.
Если указанных в п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг реквизитов в кассовом чеке, приложенном сотрудником к авансовому отчету, не содержится, на наш взгляд, говорить о документальном подтверждении факта проживания в гостинице не приходится.
Вместе с тем, по нашему мнению, подтвердить косвенно факт проживания работника в командировке могут проездные документы, приказ о направлении в командировку и т.п.
Как было сказано выше, в силу ст. 168 ТК РФ и принимая во внимание п.п. 11 и 14 Положения о командировках, работодатель обязан возместить расходы работника по найму жилого помещения независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов, установив порядок и размеры такого возмещения коллективным договором или локальным нормативным актом (апелляционное определение СК по гражданским делам Пермского краевого суда от 04.02.2015 N 33-323/2015). Таким образом, при наличии в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, приказ по организации) положений о нормах возмещения командированным работникам расходов по найму жилья во время командировки организация обязана возместить работнику расходы по найму жилья в пределах установленных норм даже в том случае, если документы на стоимость проживания отсутствуют.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
– Вопрос: Организация имеет бизнес-счет, к нему выпущена банковская карта на имя секретаря организации. Секретарь бронирует гостиницы (как в России, так и за рубежом), в том числе на сайте Booking.com, и покупает авиа- и железнодорожные билеты. Средства в оплату проживания и проезда списываются с бизнес-счета организации. Организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные расходы, представляются. Каковы риски организации при совершении таких операций? Какие подтверждающие проживание документы необходимо иметь для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.)
– Вопрос: Сотрудник автономного учреждения согласно приказу направлен в загранкомандировку. Бронирование гостиницы (на территории иностранного государства) с полной оплатой стоимости проживания было произведено при помощи специализированного интернет-сайта (Booking.сom). Оплата данных услуг произведена с личной банковской карты командированного сотрудника. Можно ли учесть данные затраты для целей налогообложения прибыли? Необходимо ли начислить НДФЛ на выплаты сотруднику? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2019 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Ответ прошел контроль качества

21 ноября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Чек из онлайн-банка — платежный документ или нет?

Согласно исследованиям Национального агентства финансовых исследований (НАФИ) более трети россиян регулярно пользуется услугами мобильного банка. Это удобно: можно переводить деньги друг другу, оплачивать коммунальные услуги или покупки в интернет-магазинах. При совершении платежа клиенты мобильного банка получают чек. АТОЛ разобрался, является ли этот чек подтверждающим операцию платежным документом и можно ли его использовать при различных финансовых спорах.

Что говорит закон

Чеки из мобильного банка и чеки, которые печатает онлайн-касса — две большие разницы, как говорят в Одессе. Согласно законодательству, тот документ, который формирует мобильное приложение банка, не является кассовым чеком. Это так называемый “чек по операции” – в нем нет реквизитов, которые должен содержать кассовый чек. На чеке по операции указывается время, дата, сумма и получатель платежа. Например, если человек решил оплатить коммунальные услуги через мобильное приложение банка, после совершения платежа он получит чек об операции. Это документ, который формирует банк, выступающий посредником в операции.

Кассовый чек печатает или создает в электронном формате онлайн-касса. С 2019 года такие кассы должны применяться в том числе и в сфере ЖКХ. Если человек оплатил коммуналку через приложение, то на его контактный адрес (электронную почту или телефон) должен прийти кассовый чек, который сформирует касса представителей ЖКХ. Квитанция банка, которая формируется в мобильном приложении, не может быть свидетельством платежа, так как ее очень легко подделать.

Как подтвердить платеж

Нередко происходят случаи, когда люди оплачивают товар или услугу и сталкиваются с тем, что средства не дошли до адресата. Если брать в качестве примера все ту же ситуацию с оплатой коммунальных услуг, то квитанция из мобильного приложения банка не может считаться подтверждением платежа. Директор по развитию бизнеса фискальных решений АТОЛ Юлия Русинова разъясняет: “Учитывать или нет квитанцию из банковского приложения — личное дело каждой управляющей компании. Юридически у управляющей компании есть полное право не брать в расчет этот документ”.

Однако плательщики могут использовать чек по операции, который получили в приложении банка, в качестве доказательства факта платежа для самого банка. Банк обязан дать своему клиенту разъяснения, почему деньги не дошли до адресата и где они находятся сейчас. Проблема может быть как на стороне банка, так и на стороне клиента (например, неверно указаны реквизиты и пр.).Чтобы начать такое расследование, нужно обратиться в банк с письменным запросом. Юлия Русинова считает, что такой запрос вполне может прояснить ситуацию с “зависшим” платежом: “Внутренние проверки банка помогут выяснить причину, по которой платеж не дошел до адресата. Например, это может быть технический сбой. В этом случае клиент банка получит возмещение средств, которые были списаны с его счета”.

Если проверка покажет, что проблем на стороне банка не было, нужно требовать к ответу получателя платежа. Чтобы доказать управляющей компании, что платеж был совершен, можно запросить в банке платежное поручение. В нем должны быть указана информация о платеже (время, дата, сумма), данные адресата. Платежное поручение должно быть заверено печатью банка и подписью специалиста, который выдал поручение. Такой документ управляющая компания обязана принять и начать искать проблемы с приемом платежей в своей системе.

Куда жаловаться

Если управляющая компания приняла позицию глухой обороны и отказывается принимать и чек по операции, и платежное поручение банка, нужно составить жалобу. Согласно законодательству, не принять выписку с расчетного счета с печатью банка предствители сферы ЖКХ не имеют права. Чтобы напомнить им об этом, плательщик может написать жалобы в следующие структуры:

— в органы государственного жилищного надзора;

— в прокуратуру РФ;

Если дело дойдет до суда, то судья может как признать квитанцию из банка “чек на оплату), так и не признать. В российской судебной практике были случаи, когда граждане успешно оспаривали отрицательное решение судьи по признанию банковской квитанции платежным документом. Однако рекомендуем все же обратиться в банк и получить платежное поручение, которое является официальным документом.

Зачем налоговая хранит данные о ваших покупках и как это может вам пригодиться

Какую информацию хранит налоговая и как она получает данные

В феврале 2022 года ФНС запустила сервис «Мои чеки онлайн» для хранения электронных чеков граждан. Это сторонний ресурс, он не привязан к личному кабинету на сайте налоговой или к «Госуслугам».

По обещанию ФНС разрабатывает сервис для хранения электронных чеков / ФНС ФНС, информация поступает в их хранилище исключительно на добровольной основе. Данные будут зафиксированы в сервисе, только если вы передали продавцу номер телефона или электронную почту. Ещё можно отсканировать QR‑код на бумажном чеке приложением ФНС «Проверка чеков» — ссылки на него будут чуть ниже.

В то же время в службе обещают, что от обработки данных всегда можно отказаться. Достаточно получить бумажный чек вместо электронного. В этом случае информация о покупке уйдёт в налоговую, но никак не будет привязана к вам, даже если вы оплачиваете товар картой.

Другое дело, что связь покупок с конкретным налогоплательщиком даёт инспекторам некоторую пищу для размышлений. Например, почему человек ежемесячно тратит суммы со множеством нулей, хотя у него нет официального дохода. Поэтому в любой момент позиция ФНС может измениться.

Впрочем, если налоговая захочет собирать данные о наших покупках, то она начнёт это делать и нам даже не сообщит.

Зачем создали сервис «Мои чеки онлайн»

ФНС объясняет это исключительно заботой. Ведомство обещает, что сервис позволит гражданам хранить чеки в одном месте и получать к ним простой доступ. А ещё электронные документы, в отличие от бумажных, не выцветут и не потеряются.

Но есть цели и поглобальнее: забота о здоровье и экологии. Чеки печатаются на термобумаге с использованием специальных химических веществ. Одно из них, бисфенол А, довольно токсично Update on Bisphenol A for Use in Food Contact Applications: January 2010 / FDA . Да и в целом печать документов, которые с большой долей вероятности через минуту окажутся в урне, выглядит не очень обоснованной.

Некоторые магазины уже предлагают покупателям заменить бумажные чеки электронными, в том числе « Азбука «Азбука Вкуса» предлагает отказаться от печатных чеков / «Азбука Вкуса» вкуса», « Пятёрочка» В «Пятерочках» появилась возможность отказа от бумажных чеков / Retail.ru , « ВкусВилл» ВкусВилл поможет заменить бумажные чеки электронными / «Вкусвилл» . Для ретейлеров это не только способ выразить экологическую позицию, но и экономия. Печать одного чека, по данным налоговой, обходится в 10– 20 ФНС разрабатывает сервис для хранения электронных чеков / ФНС копеек.

Как работает сервис «Мои чеки онлайн»

Сайт крайне незамысловат. Чтобы авторизоваться, нужно указать свой номер телефона и потом ввести код, который придёт к вам в СМС.

И вам станут доступны электронные чеки, данные о которых есть в системе. Учитываются приобретения, сделанные с июня 2018 года. В основном вы увидите в списке покупки, которые оплачивали онлайн. Но если вы просили электронный чек в офлайн‑магазине, документ тоже отразится в сервисе.

Если кликнуть по конкретной строчке, можно ознакомиться с подробностями.

По умолчанию в списке будут чеки, привязанные к номеру телефона. Но их станет больше, если добавить в профиле электронную почту.

Сервис позволяет группировать чеки по дате.

Также есть вкладка с уведомлениями и партнёрами. Последних пока мало, но в будущем ФНС обещает бонусы и кешбэк.

Сервис также существует в виде мобильных приложений.

appbox fallback https://play.google.com/store/apps/details?id=com.electro_tickets.app&hl=ru&gl=RU&hl=ru&gl=ru

С какими делами поможет сервис «Мои чеки онлайн»

Одна из первых эмоций, которые вызывает новый сервис, — настороженность. Многие ждут от государственных разработок подвоха, и сложно упрекнуть таких людей в излишней бдительности. Но данные о значительной части онлайн‑покупок так или иначе уже хранятся у налоговой. Поэтому попробуем найти плюсы. И они есть.

Упорядоченно хранить чеки и быстро находить нужный

Чеки — важные документы, которые подтверждают факт оплаты товара. Сейчас в электронном виде они приходят как попало. Одни магазины присылают их на почту, другие отправляют QR‑коды, по которым можно перейти к собственно документу, третьи — СМС со ссылками.

Так что проблема хранения чеков не надуманная, особенно для тех, кто делает много покупок в интернете. Нужно создавать отдельную папку в электронной почте или придумывать другой способ собрать их в кучу. Если этого не сделать, поиск конкретного документа может превратиться в непростой квест.

Скептики говорят: ту же самую информацию можно найти в приложении мобильного банка. Это не совсем верно. В банковской выписке будет указано, где и сколько вы потратили. В чеке есть конкретный список товаров. Случается, что в том же приложении висит транзакция, по которой память подводит: никак не получается понять, что это за покупка. Чеки в этом случае выручают.

Вести бюджет

Если вы учитываете доходы по‑настоящему скрупулёзно, то знаете, как много времени занимает перенос данных из чеков. Если не делать это сразу после покупки, документы надо где‑то хранить. А ещё иногда список приобретений бывает очень длинным и включает товары из разных категорий. Так что не получится копировать итоговую сумму, надо разнести покупки по отдельным графам. Если есть электронный чек, достаточно освоить «копировать» и «вставить».

Решать проблемы в спорных ситуациях

Если вам нужно вернуть товар, обменять, починить его по гарантии — требуется документ, подтверждающий покупку. Бумажные чеки действительно выцветают. Иногда уже через год они превращаются в белый листок без каких‑либо опознавательных знаков.

Электронные чеки этого недостатка лишены. А сервис позволяет хранить в таком виде и документы, которые изначально были бумажными. Выше мы уже говорили, что это можно сделать с помощью приложения «Проверка чеков», — просто отсканируйте QR‑код.

Какие чеки приложить к авансовому отчету

Чек и товарный чек для авансового отчета — это документы, подтверждающие расходы подотчетного лица. Принять к учету допускается только те формы, которые отвечают новым законодательным требованиям.

Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Есть всего три дня, чтобы отчитаться! Сделать это помогут образцы и инструкции КонсультантПлюс. Получите бесплатно доступ на 2 дня, чтобы воспользоваться.

Требования к документам, подтверждающим расходы

В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2022 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:

• наименование организации и ИНН;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
• наименование документа и признак расчета;
• регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
• адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
• номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
• наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
• форма расчета;
• ставка и сумма НДС;
• система налогообложения;
• код товара.

Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.

Кассовый чек

Еще в 2019 году с введением Федерального закона №129-ФЗ от 06.06.2019 стали действовать новые правила, какие чеки принимаются к авансовому отчету в 2022 году, поэтому проверьте, чтобы фискальный бланк содержал дополнительные реквизиты:

• наименование покупателя;
• ИНН покупателя;
• страна происхождения товара;
• номер таможенной декларации;
• сумма акциза.

Какие реквизиты допустимо не указывать в бумажном ФКЧ, определяет ФНС (п. 1.1 ст. 4.7 закона №54-ФЗ). Например, в нем могут отсутствовать номер смены и номер ФКЧ за смену.

Товарный чек

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2022 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Чек, полученный в электронной форме

Если подотчетнику выдали электронный ФКЧ, то он тоже является фискальным документом, подтверждающим расходы. Достаточно ли чека для авансового отчета? Да, достаточно, но документ необходимо распечатать.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017 (ред. от 29.08.2019). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

Бланки строгой отчетности

Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.

Какими документами нельзя подтвердить расходы

Представители Минфина и ФНС неоднократно указывали бухгалтерам на то, какие чеки нельзя принимать к авансовому отчету:

• документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
• ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
• содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
• документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.

Если подтверждающие документы для авансового отчета оформлены с нарушениями законодательства РФ, то расходы по ним не учитываются для целей налогообложения, так как не имеют надлежащего документального подтверждения (письма Минфина №03-03-06/2/94579 от 05.12.2019, №03-03-06/1/3300 от 22.01.2020, №03-03-06/3/4915, №03-03-06/1/4913 от 28.01.2020).

Электронный посадочный талон

Оплату проезда командированных работников учитывайте в налоговых расходах на основании распечатанного электронного билета, посадочного талона (письмо Минфина №03-03-06/1/4908 от 28.01.2020).

При потере электронного билета расходы на перелет подтвердит справка авиакомпании, что командированный летел рейсом, указанным в билете. Если нет справки, Минфин разрешает обосновать расходы билетом и документами, косвенно подтверждающими перелет (письмо Минфина №03-03-05/12957 от 28.02.2019), — отметкой в загранпаспорте и т. п.