Как оформить передачу дел при увольнении работника

Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру. Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов. При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:

  • Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
  • Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
  • Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
  • Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
  • Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
  • Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
  • Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

  • причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
  • сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
  • лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
  • состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

  • учредительные и регистрационные документы;
  • учетная политика;
  • первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерские справки;
  • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
  • инвентаризационные описи;
  • кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
  • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
  • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
  • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период – период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Учредительные и регистрационные документы

  1. Устав, учредительный договор;
  2. Выписка их ЕГРЮЛ;
  3. Свидетельство о регистрации;
  4. Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
  5. Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;
  1. Учетная политика по бухгалтерскому учету;
  2. Политика по налоговому учету;
  3. План счетов бухгалтерского учета;
  4. Должностные инструкции работников бухгалтерии;
  1. Оборотно – сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
  2. Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
  1. Бухгалтерская отчетность;
  2. Декларации и расчеты по всем налогам;
  3. Книги покупок и продаж;
  4. Журнал учета полученных и выставленных счетов – фактур;
  1. Приказ о проведении инвентаризации;
  2. Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;
  1. Акты налоговых проверок;
  2. Акты сверок с налоговыми органами;
  1. Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
  2. Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;
  3. Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
  4. Акты на списание основных средств
  1. Карточки учета материалов;
  2. Приходные ордера по форме № М-4;
  3. Требования – накладные по форме № М-11;
  1. Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
  2. Платежные поручения;
  3. Выписки банков по расчетным счетам;
  4. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;
  1. Трудовые договоры;
  2. Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
  3. Штатное расписание;
  4. Табели учета рабочего времени;
  5. Расчетно-платежные ведомости;
  1. Авансовые отчеты;
  1. Договоры с поставщиками и покупателями;
  2. акты сверок с дебиторами и кредиторами;
  3. товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг
  1. Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
  2. Бухгалтерские справки;
  3. Путевые листы;
  4. Бланки строгой отчетности;
  5. Доверенности;
  6. другие документы;

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
  • дату передачи дел;
  • период, за который осуществлена передача дел;
  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.
  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира – операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Как ассистенту передать дела, если он увольняется или переходит на другую должность

Повод ухода из компании может быть радостным (например, рождение ребенка либо карьерный рост) или грустным (неприятные обстоятельства либо ошибки, которые привели к увольнению). Но независимо от того, временно или навсегда вы покидаете компанию, стоит позаботиться о том, чтобы сохранить лицо и качественно передать дела преемнику. Как это сделать – расскажем в статье.

ПОЧЕМУ СТОИТ ПЕРЕДАТЬ ДЕЛА В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ И ВСЕ РАЗЪЯСНИТЬ НОВОМУ КОЛЛЕГЕ

Увольняясь или продумывая, как передать дела, помощник должен учитывать три фактора: свою репутацию, хорошие отношения с руководителем и коллегами и профессионализм.

Готовясь к передаче дел, вы можете убеждать себя, что если вы плохо расстанетесь с руководителем и нормально не передадите дела преемнику, то вам это аукнется. Это неправильные мысли – они чреваты тем, что, как и любой нормальный человек, вы будете стремиться избежать плохих отзывов или наказания, поэтому скроете свои промахи и, возможно, даже удалите часть документов или переписки.

Намного важнее рассуждать в позитивном ключе. На кону ваша репутация и та планка качества работы, которую вы устанавливаете. Даже если вас увольняют из-за фактических ошибок, что ж, этот функционал или руководитель действительно могли не подходить именно вам. Однако это не значит, что нужно оставить о себе впечатление плохого работника и человека.

Отдельно стоит сказать об организации работы вашего руководителя – она не должна пострадать. Даже если у вас с ним не сложились отношения на личном уровне, вы, что называется, не сошлись характерами или по темпераменту, в ваших силах не дать ему возможности обвинить вас в непрофессионализме. Если вы расстаетесь хорошо, то тем более будет лучше, если после вашего увольнения он почувствует вашу заботу и профессиональный подход, а не пострадает от пробелов в календаре или потери контактов.

Помощники первых лиц имеют особую репутацию в компании среди рядовых сотрудников. Если вы не только не были друзьями, но даже не смогли наладить минимальный контакт, то просто обязаны закрыть все дела. Зачем вам репутация злой ведьмы, которая, как выяснилось после ее увольнения, еще и ужасно работала? Если вы хорошо взаимодействовали и планируете продолжить общение с коллегами после ухода из компании, то и в этом случае репутация отличного профессионала сыграет вам на руку.

Последнее по очереди, но не по значимости – контакт с новым ассистентом. Соберитесь с духом и не показывайте, как вас обидела компания или как вы только и делали, что мечтали сбежать от этого самодура! Вспомните себя, когда только пришли сюда. Новая работа была для вас новым этапом карьеры, шагом к большей зарплате, переходу в более крупную и известную компанию, с ней были связаны положительные ожидания. Вот и ваш сменщик приходит с позитивными мыслями. Его настроение вы не испортите, а вот о себе оставите странное впечатление обиженного человека, который упустил свои возможности и устроил неимоверный бардак в делах. Если новый ассистент окажется недобросовестным человеком, то при случае запросто сыграет в глазах руководителя на ваших промахах, о которых тот раньше даже не подозревал.

Сделайте все для того, чтобы после ухода к вашей работе невозможно было придраться. Наведите порядок в делах: в бумагах, на компьютере, в почте и календаре. Удалите все личное. Рассортируйте и подшейте документы, старые отправьте в архив, избавьтесь от папки «Разное» на компьютере и системно сохраните информацию в соответствующие папки на диске. Уничтожьте лишние копии, разместите оригиналы отдельно, выбросьте заметки, которые имели смысл только для вас, т.к. в них никто больше не разберется. Пусть все будет в порядке и на своих местах, командировки закрыты, отчеты сданы, печати переданы по описи и т.д.

ЧТО ПЕРЕДАЕМ И В КАКОЙ ФОРМЕ

Новому ассистенту пригодится решительно все, чем вы готовы с ним поделиться: где на кухне лежат вкусные печеньки, как найти начальника транспортного цеха, когда тот скрывается от руководства, притворяясь больным. Босс понимает, что новому человеку потребуется время на адаптацию, но это не значит, что его будет слишком много.

Передайте не только данные и документы на физических носителях. Подробнее расскажите о своем функционале и сотрудниках, которые помогают вам в различных ситуациях. Пусть у нового человека не останется вопросов о том, как все было устроено при вас. Если он захочет что-то изменить на свой вкус, то будет знать, с кем это обсудить, кроме руководителя.

Документы

Составьте опись документов, которые физически находятся у вас, и передайте их новому сотруднику, который займет ваше место или будет замещать до появления другого ассистента. Личные документы руководителя передавайте только с его разрешения. Вот примерный список того, что стоит включить в опись.

Оригиналы документов:

• официальные письма, приказы, распоряжения, протоколы и т.п.;

• договоры, тендерные листы, платежные поручения и т.п.;

• визитки с контактами руководителя;

• доверенности, личные документы руководителя и членов семьи;

• нотариальные копии личных документов;

• документы на транспортные средства, недвижимость;

• документы на личные сим-карты руководителя и членов семьи.

Копии и распечатки документов:

• тематические папки с копиями или распечатками по проектам;

• таблица памятных данных, дней рождений и подарков за предыдущие годы;

• карты, чертежи и т.п.;

• копии протоколов, решений;

• копии документов из поездок;

• копии персональных документов руководителя и его семьи.

Если у вас находятся документы не только за период, когда вы работали в компании, но и до этого, стоит уточнить, что уже можно сдать в архив или на уничтожение. Если важно хранить документы за все годы, отметьте это в описи (см. Пример).

Данные на электронных носителях

Что касается электронных документов, резервных копий файлов из программ, которыми вы пользовались, списка рабочих контактов, логина и пароля для доступа в вашу рабочую почту, календаря вашего и руководителя и т.п., можно сделать формальную опись либо в свободной форме написать, что где лежит и в какие моменты бывает нужным.

Составьте список программ, в которых вы работаете, с описанием действий в них. Небольшого комментария будет достаточно, его можно написать или дать устно. Системный администратор создаст новому сотруднику аккаунты во всех необходимых программах и откроет доступ к вашим учетным записям, например к почте и заметкам. Продумайте автоответ и почистите заметки.

Список программ и задач, которые в них выполняет ассистент:

1. 1C: Делопроизводство:

• согласовывать документы за руководителя (обсуждать с ним решения по телефону);

• проверять лист согласования перед подписью оригиналов.

• вести записи по проектам совместно со вторым ассистентом;

• записывать личные данные о семье и домашнем персонале.

3. 1C: Предприятие ООО «Ромашка»:

• проверять статус оплат по данному юридическому лицу.

• проверять согласование оплат.

5. Доступ к MS Outlook руководителя:

• отклонять за него встречи;

• отправлять приглашения на встречи от его лица;

• давать краткие ответы на письма (по указанию руководителя).

Документы в электронном виде, о которых следует сказать новому ассистенту после согласования с руководителем:

• таблицы с контактами, взятыми из визитных карточек;

• таблицы с контактами руководителя, его семьи;

• таблицы с контактами домашнего персонала: охраны, водителей, горничных, массажистов, инструкторов, персональных врачей и т.п.;

• данные о финансах, налогах и все, что с ними связано (договоры аренды, услуг, займов и т.п., оформленные лично на руководителя, платежные поручения, счета и др.).

ФУНКЦИОНАЛ И РУТИННЫЕ ДЕЛА

Даже если у вас обычный функционал и вы его обсуждали с новым сотрудником на собеседовании, стоит подробно рассказать, что и как нужно делать, с кем контактировать в отделах и приемных партнеров.

Если вы чувствуете ревность и хотите, чтобы новый человек самостоятельно во все вникал, это ваше право, он разберется сам. Но вспомните, что мы говорили выше о вашей профессиональной репутации и человеческих качествах, которые запомнятся не с самой выгодной стороны.

Продуктивнее будет позволить новому сотруднику начать работать, пока вы еще на месте и можете ему подсказать. Предоставьте перечень всего, что делаете сами, а какие функции выполняют отделы. Расскажите, как в вашей компании принято передавать поручения босса (по телефону, в электронном письме с копиями линейному руководителю, по старинке на бланке для поручений или через сообщение в WhatsApp или в группе в Telegram и т.д.), кто ведет документооборот по командировкам (ассистент или сотрудник бухгалтерии), как устроена система бронирования переговорных (секретари с основного ресепшен или вы, делается это в календаре, специальной программе или журнале), как связаться с кадровиком, который работает удаленно, и многое другое.

Составьте список повторяющихся дел и дайте контакты тех, с кем вы общаетесь по этим вопросам.

ПРЕДПОЧТЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ И ЧЛЕНОВ ЕГО СЕМЬИ

Все мы любим постоянство в том, что нас окружает: ключи – на полочке в прихожей, зарядка от ноутбука – в верхнем ящике тумбочки, стикеры – определенной марки и цвета. Эти простые вещи делают мир дружелюбнее, а наше пребывание дома и на работе – комфортнее. Ваш руководитель не исключение. Даже если он увлекается самыми экстремальными видами спорта и делает рискованные инвестиции, наверняка предпочитает, чтобы у него дома на кухне, на даче, в машине и в офисе была одна и та же марка питьевой воды, газеты на рабочем столе лежали слева, а документы на подпись – справа, он пьет черный кофе с одним куском сахара и не принимает посетителей до 10:30. Пусть все так и будет!

Офисный комфорт

Передайте новому человеку информацию обо всем, что любит ваш руководитель, о том, как все устроено на работе и по пути на нее. Даже если вы бизнес-помощник, то наверняка знаете о своем руководителе много личного. Он предпочитает кактусы или фикусы, ходит на обед один или ездит на бизнес-ланчи, проводит важные встречи в утреннее время или вечернее и т.п.

Домашний комфорт

Если вы личный помощник, то, скорее всего, храните всю информацию о магазинах, любимых брендах одежды и обуви, спортивного инвентаря и много другого не только своего руководителя, но и членов его семьи. Может ли новый ассистент найти магазин Adidas в Москве? Надеемся, что да. Знает ли он, какие именно кроссовки этой марки и какого размера и цвета вы покупаете своему руководителю раз в год? Наверное, нет.

У вас есть база данных всего, что делает дом вашего руководителя домом. Вы можете связаться с декораторами, которые подобрали ту самую ткань для штор в гостиную и привезли ее из Италии в чемодане, чтобы не ждать доставку три месяца, а также с реставратором, который раз в год в отсутствие семьи мастерски превращает лаковую мебель со сколами в совершенно новую.

Вы задаете тон работе горничных и нянь, раз в год заказываете для них форму у того самого портного. Знаете, когда вносить удобрение на газон во дворе дома вашего руководителя и куда за ним отправить водителя. Вам известны любимые ароматы всей семьи для каждой комнаты, какие коврики перед входной дверью они предпочитают и еще миллион тонкостей.

Комфорт в поездках

Обсудите с новым ассистентом каждую ситуацию: от любимого места в самолете до того, куда должны выходить окна спальни на вилле где-то на островах.

Информация о путешествиях руководителя и его семьи:

• данные бонусных карт авиакомпаний и групп отелей;

• любимые места в самолете;

• данные загранпаспортов и визы;

• анкеты предыдущих обращений за визой США;

• температура воды в бассейне;

• любимые направления в зависимости от времени года;

• предпочтительный тип трансфера;

• в каких аэропортах нужен ВИП-зал;

• на какие расстояния возможен трансфер вертолетом;

• какие игрушки берут дети в дорогу;

• какие виды спорта предпочтительны в поездках.

Хобби, спорт, медицина, SPA

Прежде чем передавать информацию о сферах развлечений и медицинских услуг, необходимо посоветоваться с руководителем, будет ли он наделять нового ассистента этим функционалом. Возможно, будет достаточно в целом обрисовать предпочтения руководителя и членов его семьи.

ЧТО БУДЕТ ПОСЛЕ: ОБОЗНАЧАЕМ КОМФОРТНЫЕ ДЛЯ СЕБЯ УСЛОВИЯ

Передача дел – это своего рода ритуал расставания. Вы заканчиваете начатое, передаете текущие нерешенные вопросы другому человеку и больше не общаетесь либо никогда, либо по данному функционалу, если переходите на другую должность в компании. Чтобы не остаться сидеть на двух стульях, особенно если вам этого совсем не хочется, важно проговорить с руководителем, кадрами и новым ассистентом детали вашего расставания.

Приемлемые сроки завершения работы

Сразу договоритесь, что после заявления об уходе вы столько-то недель исполняете свои обязанности, потом такое-то время находитесь в оплачиваемом отпуске с возможностью вам звонить. Не стоит рвать все связи и бежать от старого рабочего места, как от чумы, если, конечно, за вами не водится таких огромных проблем, что, получив трудовую книжку, вы сразу сядете в самолет в неизвестном направлении с билетом в один конец.

Если вам уже нашли замену, то тут все просто. Вы отрабатываете две недели или несколько дней, передаете дела и на остальные дни берете отпуск. Если же вас не хотят отпускать, но вы решили, что работа в этой компании вам больше не подходит, а замена никак не находится, нужно принимать волевое решение. И в этом случае качественная передача дел сыграет вам на руку.

На связи или нет?

Обязательно обозначьте границы для общения после увольнения. Если вы не против быть на связи постоянно, то со временем (это может быть неделя или год, кто знает) потребность в том, чтобы преемнику было необходимо у вас что-то спрашивать, отпадет сама собой. Однако если вам нужно приступить к делам на новом месте, уйти в декрет или просто нет желания больше вспоминать прошлую работу, обговорите срок, на протяжении которого готовы помогать с решением вопросов, и в какое время доступны.

Кому передать дела, если замена еще не найдена?

Если вы уходите по собственной инициативе, есть вероятность, что в силу личных обстоятельств вы не сможете дождаться, когда вам подберут замену. Рекрутеры будут не сильно спешить, руководитель будет долго рассматривать кандидатов, а может быть и так, что через честные две недели отработки вам нужно будет оказаться на другом конце света!

В такой ситуации важно грамотно и детально оформить передачу дел. Для этого вам нужно составить опись (описание всего, о чем говорилось выше) и отправить на почту руководителя и его заместителя, приложив распечатки к оригиналам документов, чтобы ваш последователь точно получил описание хотя бы на бумаге.

КАК ПРИНИМАТЬ ДЕЛА НА НОВОМ МЕСТЕ РАБОТЫ

Не сомневаемся, что ваше решение об уходе будет взвешенным и вы не пожалеете, что покинули компанию. Не забывайте, что на новом месте работы вы окажетесь в положении вашего преемника.

Может сложиться отличная ситуация: вам передадут дела так же качественно и продуманно, как их передали вы. Но может быть и по-другому – ваш предшественник кое-что передал и объяснил, однако толком ничего не понятно. А может быть и так, что ассистент до вас давно уволился и вообще ничего, кроме документов, на полках не оставил.

В первом случае вы счастливчик! Поблагодарите коллегу и пожелайте всего наилучшего!

Во втором случае вам можно только посочувствовать. Беритесь за дело! Вам срочно нужно разобраться, как все устроено, а если не получится – разработать и внедрить свою собственную систему.

В последнем случае все средства будут хороши. Любой источник информации вам в помощь. Проведите с руководителем короткую встречу и обсудите вопросы ближайшего будущего и его комфортного пребывания на работе и дома (если это необходимо). Далее знакомьтесь с коллегами и – действуйте! У вас все получится!

Приказ о передаче дел при увольнении: образец оформления, в том числе акта приема работником документов и материальных ценностей в связи с уходом сотрудника

Нередко при увольнении сотрудника, например, кадровика или главбуха, возникает необходимость передачи дел. При этом таковая обязанность не закреплена на законодательном уровне, однако может быть предусмотрена во внутренних актах предприятия. Рассмотрим подробнее, как на практике составляется приказ о передаче дел при увольнении.

Для чего передаются дела?

Приказ о передачи дел при увольнении

Уход с предприятия по той или иной причине директора, секретаря, сотрудника отдела кадров, специалиста бухгалтерии или иного другого специалиста, являющегося важным звеном в компании, нередко способно нарушить рабочие процессы.

Так, ошибки в отчётностях главбуха могут создать множество проблем с налоговой инспекцией. Для того чтобы исключить малейшую возможность возникновения неблагоприятных последствий работодатель должен правильно организовать и оформить передачу дел.

Фактически такая передача дел, например, от кадровика его преемнику, необходима для:

К слову, дела могут передаваться как новому специалисту, так и коллегам. Например, при увольнении главного бухгалтера, можно сдать дела уполномоченному лицу. Таковым может быть его заместитель или непосредственно руководитель предприятия.

Следует отметить, что дела передаются в последний день работы подчиненного. Однако зачастую этот процесс начинается заблаговременно, а именно, в период двухнедельной отработки.

Приказ приема-передачи дел

Чтобы передать дела, от руководителя требуется составить соответствующий распорядительный документ. Поскольку единая форма приказа на федеральном уровне не утверждена, то каждое предприятие самостоятельно разрабатывает подходящий бланк.

К слову, если предприятие покидает материально ответственное лицо, например, сотрудник бухгалтерии, то обычно издается еще один приказ, регламентирующий проведение инвентаризации либо соответствующее распоряжение указывается непосредственно в приказе о передаче дел.

В документе обозначается состав комиссии, ответственной за осуществление процедуры. При необходимости начальство может пригласить независимых аудиторов.

Приказ на передачу дел должен содержать:

  • название фирмы;
  • номер приказа и дату его составления;
  • наименование документа;
  • основание, по которому издается приказ, например, увольнение (смена) рабочего;
  • ФИО, а также должность увольняемого рабочего и специалиста, принимающего дела;
  • сроки, в течение которых должна состояться передача дел;
  • лицо, ответственное за выполнение процедуры;
  • состав комиссии, с указанием лица, председательствующего в ней;
  • распоряжение о выполнении инвентаризации (при необходимости);
  • крайний срок издания акта передачи дел;
  • подпись сторон.

Если увольняется руководитель фирмы, то приказ о своем уходе он, как действующий сотрудник, подписывает самостоятельно.

Как было отмечено выше, приказа о передаче дел недостаточно, после завершения проверки комиссией издается специальный акт о приеме-передачи дел.

В нем может указываться перечень первичных и учетных бумаг, которые сдаются преемнику. Так, передаваться могут бухгалтерская отчетность, судебные дела, контракты, деловая корреспонденция, контакты контрагентов и прочее.

А также в акте перечисляются итоги инвентаризации, например, отсутствие некоторых первичных документов. Кроме того, в документе могут быть обозначены выявленные комиссией недостатки в отчетности специалиста или же, наоборот, их отсутствие.

Вам также будет интересно:

При уходе начальника отдела кадров его заму или директору предприятия передается кадровая документация, в числе которой, трудовые контракты, различные приказы, личные карточки, а также трудовые книжки персонала и другие документы. Участники комиссии должны произвести сверку всех имеющихся документов, после чего соответствующие результаты перечислить в акте. Так, можно изложить, что при передаче дел, было установлено:

  • трудовая книжка И.А Петрова, серия АТ-II № 2311233 в ветхом состоянии;
  • в трудовой книжке С.Н Иванова, серия АТ-III № 26154223 отсутствуют сведения о переводе.

В конце акта обязательно ставится его дата издания, а также подписи специалиста сдающего дела и человека их принимающего. Кроме того, документ подписывают члены комиссии и ее председатель.

Таким образом, для того чтобы оформить передачу дел принимающему специалисту, начальству придется издать приказ. Фактически он будет являться свидетельством того, что увольняющийся работник сдал все необходимые материалы и к нему отсутствуют какие-либо претензии от администрации организации.

Как передавать дела при увольнении: основания и образцы документов

Законом (ТК РФ) передача дел, документов различных ценностей при увольнении работника не закреплена и не отнесена к обязательным процедурам при расторжении трудового договора. Но ввиду многообразия традиций делового и кадрового оборота, типов и форм документов, приемов и методов выполнения работ в каждой компании на практике она просто необходима. При отсутствии передачи дел продуктивность нового сотрудника на рабочем месте в первые месяцы работы будет существенно ниже. Кроме того, он не сможет адекватно оценить текущее состояние дел, проектов и наличие всей необходимой документации.

  • Порядок увольнения материально ответственного лица
  • Как правильно оформляется увольнение главного бухгалтера

Законодательные основы и цели передачи дел

Несмотря на то, что правовыми нормами понятие и процедура передачи дел не регламентированы, на практике при увольнении сотрудников её довольно часто проводят. Подобная операция включает в себя:

  • проверку наличия необходимой для выполнения работы на текущем месте документации, полноту ее состава;
  • оценку перечня и уровня завершенности текущих работ и проектов;
  • информирование о способах и методах проведения работ в компании;
  • проверку фактического наличия вверенных увольняемому сотруднику товарно-материальных и денежных ценностей, имущества.

Согласно положениям ст. 21 и 22 ТК РФ, работник обязан, а работодатель вправе требовать от него добросовестного исполнения закрепленных трудовым договором и локальными актами должностных обязанностей, обеспечения сохранности имущества нанимателя.

Кроме того, подписывая трудовой договор, сотрудник обязуется выполнять порученные ему функции в интересах, под управлением и контролем нанимателя (ст. 56 ТК РФ). Таким образом, вся созданная работником в процессе выполнения должностных обязанностей документация – собственность работодателя. И работник должен обеспечить ее сохранность.

В отношении материально-ответственных лиц передача дел при увольнении – необходимость, так как они заняты обслуживанием денежных и материальных ценностей и при подписании договора прямо берут на себя ответственность за их сохранность. Так, согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), проведение инвентаризации обязательно в случае увольнения материально-ответственных лиц.

Особенно актуальна передача дел и ценностей при смене ключевых должностей в компании – директоров, главных бухгалтеров, руководителей отделов и департаментов. Поскольку они имеют полномочия на распоряжение значительной частью ресурсов и несут за их сохранность ответственность. Кроме того, топ-менеджмент владеет информацией о стратегии, состоянии бизнеса, особенностях конкуренции в выбранном бизнес-направлении, наличии незавершенных и перспективных проектов.

Приемка-передача дел должна быть завершена до дня увольнения сотрудника. Задерживать его специально для этого компания не имеет права.

Организация имеет право закрепить в локальных актах порядок проведения передачи дел и знакомить с ним всех сотрудников при приеме под роспись. В этом случае она может требовать от увольняющегося:

  • предоставить всю необходимую информацию;
  • отчитаться о вверенных ценностях.

Особенности процедуры передачи дел

Передача дел может происходить к сотруднику, принимаемому взамен увольняющегося, в случае если кандидат уже найден. Либо, если преемника нет, руководитель определяет другого работника, которому нужно предоставить все отчеты, документацию и вверить ценности.

Процесс передачи дел включает:

  1. Оформление приказа, назначающего передачу дел и ценностей, утверждающего состав комиссии по передаче, план и сроки проведения.
  2. Фактическую проверку наличия документов, ТМЦ, имущества.
  3. Оформление акта приемки-передачи дел при увольнении работника.

Нужно понимать, что подобную процедуру целесообразно организовывать только с работниками, задействованными при обслуживании существенного объема ценностей и документации, оказывающих влияние на бизнес-процессы. Проводить подобные действия, допустим, с грузчиком или уборщицей смысла нет.

Если увольняется материально-ответственное лицо, дополнительно издают приказ о проведении инвентаризации.

Что должно быть в приказе о передаче дел

Нигде в законе не определено, как составлять приказ о передаче дел при увольнении. Поэтому его оформляют в произвольной форме. В него включают следующую информацию:

  • Ф.И.О. уходящего сотрудника, сдающего дела и ценности;
  • Ф.И.О. работника, принимаемого на замену либо уже работающего, назначенного для приема дел и документов;
  • данные членов комиссии, участвующих в процессе приемки-передачи;
  • основание для проведения процедуры – увольнение;
  • сроки проведения мероприятия.

С приказом под роспись знакомят всех участников процедуры, включая членов комиссии. Кроме того, в приказе может быть предусмотрен график передачи конкретных объектов и дел в виде плана мероприятий.

Далее приведён образец приказа передачи дел при увольнении с планом, который можно бесплатно скачать:

Процедура проверки, пересчета, передачи дел и ценностей

Все документы при передаче должны быть сшиты в папки. Комиссия принимает их по описи, сверяя наименование дел и документов с данными в ней. Проверяют фактическое наличие ценностей, которые числятся под ответственностью увольняемого лица, проводят их пересчет. Информацию о них тоже фиксируют в описи.

Для материально-ответственных лиц, передающих большой объем ценностей, проводят полноценную инвентаризацию с оформлением инвентаризационной описи, сличительной ведомости (в случае выявления отклонений). Ее результаты впоследствии включают в акт-приемки передачи.

Если помимо ценностей и документов необходимо получить сведения о находящихся в работе проектах и их текущем состоянии, целесообразно запросить с увольняющегося письменный отчет. Его составляют в произвольной форме. Он содержит подробную информацию по каждому рабочему проекту, стадии его выполнения, планируемых на ближайшее время шагах для его реализации.

Возможна ситуация, когда помимо всего вышеперечисленного необходимо, чтобы уходящий сотрудник обучил преемника базовым приемам выполнения работы. Например, это может быть обучение формированию отчетов в программе. Такие действия так же можно предусмотреть в плане передачи дел, а факт их совершения зафиксировать впоследствии в акте приемки-передачи.

Как оформить акт приемки-передачи дел

По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:

  • Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
  • название переданных документов и их количество;
  • наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
  • если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
  • при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
  • в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.

В случае большого перечня ценностей и/или документации можно оформить их описи в качестве приложения к акту.

Акт составляют в 2-х экземплярах, один из которых остается в компании, а другой – у уволенного сотрудника.

Передача дел при увольнении сотрудника

Передача дел при увольнении – процедура характерная для мероприятий, связанных с расторжением трудового договора с работником. При этом должность сотрудника не имеет значения. Это может быть рядовая штатная единица, кадровик или руководитель организации. К сожалению, процесс зачастую сопряжен с множеством подводных камней и конфликтных ситуаций между сторонами. Споры, как правило, возникают между лицами, принимающими и передающими дела. Работники, увольняющиеся с предприятия, могут выразить процесс не самой процедурой, регламентированной законодательством, а тем, как она организована уполномоченными специалистами. О том, как нужно действовать будет рассказано ниже.

Вправе ли работник передать дела?

В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.

Сотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности. Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.

Порядок увольнения сотрудника

Действующее законодательство не содержит четкого регулирования процесса передачи сведений о проделанной работе и задачах, необходимых к решению, при расторжении трудовых отношений. Как правило, данное действие касается лиц, несущих материальную или имущественную ответственность. В процессе ознакомления коллег последние смогут понять, в каком состоянии находятся дела.

Увольнение из организации связано с необходимостью четкого последовательного соблюдения этапов. К таковым относятся:

  1. Формирование заявления о расторжении договора.
  2. Издание приказа предприятия об осуществлении инвентаризации дел, материальных ценностей, выданных работнику.
  3. Проведение инвентаризации.
  4. Сравнение данных по итогам проверки.
  5. Передача дел новому сотруднику.
  6. Подписание акта, свидетельствующего о согласии с приемом.
  7. Расчет с сотрудником, выдача ему трудовой книжки.

В некоторых организациях для удобства составляются шаблонные планы передачи информации о проделанной работе. Они формируются в виде перечня. Информация вписывается в зависимости от занимаемой должности и функционала увольняющегося.

Требуется ли разрабатывать внутреннее положение?

Принятие указанного документа рекомендовано для организаций. Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество. На практике выделяется пять должностей, которые требуют обязательного распоряжения о передаче дел. В данный список попадают:

  1. Директор. Указанная должность предполагает больше всего обязательств. Широкая сфера ответственности обуславливает формирование четкого перечня дел, передаваемых последователю. Преемник должен ознакомиться и получить печати, документацию, контракты, лицензии и т. д.;
  2. Главный бухгалтер. Считается основным материально ответственным на предприятии лицом. Регламент предполагает обязанность сохранения гражданином всей отчетности организации, а также должное ведение регистров. Необходимость формальной передачи дел при увольнении главного бухгалтера установлена ч. 4 ст. 29 ФЗ от 06.12.11 №402;
  3. Сотрудник кадровой службы. В его ведении находятся дела штатных единиц компании. Кадровая документация принимается через опись и составление соответствующего акта;
  4. Начальник отдела;
  5. Рядовой работник с функционалом, предполагающим наличие материальной ответственности (кассиры, кладовщики и пр.).

Приказ о приеме-передаче документов и основных средств должен оформляться до даты, совпадающей с последним днем сотрудника в организации. После разрыва трудовых отношений бывший работник не обязан выполнять распоряжения руководства компании и посещать прежнее место занятости.

Стандартная форма приказа содержит следующие сведения:

  • дату составления;
  • место формирования;
  • причины, по которым издается акт;
  • данные ответственных лиц;
  • визу и печать.

Порядок осуществление процедуры при увольнении руководителя (директора)

Расторжение контракта главного в организации лица является одной из самых трудозатратных. Дело не только в объеме данных, но и в уровне ответственности. Поэтапная процедура в конечном итоге имеет задачу по введению в курс дел нового директора.

Гендиректор фирмы признается лицом с высокой материальной ответственностью. Данный факт требует формального ознакомления будущего руководителя с материалами, связанными с деятельностью организации. Поэтому для соблюдения порядка увольнения требуется формирование акта приема-передачи. Содержание документа определяется индивидуально. Основными факторами, влияющими на состав информации являются особенностями материалов и масштабы деятельности предприятия. Акт должен максимально детализироваться, поскольку по нему проводится ревизия. Последнее действие осуществляется в отношении подлинников:

  • учредительных актов;
  • документации о счетах, открытых в банковских учреждениях;
  • правоустанавливающих бумаг компании;
  • разрешительной документации (лицензии, аккредитации и т. п.).

Согласно описи, подкрепляемой к акту приема-передачи, новый директор принимает из рук увольняющегося:

  • штампы;
  • ценности фирмы;
  • ключи от сейфов;
  • технику;
  • печати;
  • бумаги с контактной информацией о партнерах, клиентах и т. д.

Процедура проводится спецкомиссией. В состав созванного органа включаются работники организации. Последние должны занимать ответственные должности и иметь представление о предназначении процедуры и порядке ее проведения.

Особенности расторжения трудового соглашения главным бухгалтером

Главбух также несет серьезную ответственность в рамках деятельности компании. Процесс передачи дел новому специалисту производится на основании требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ). Бухгалтер обязан грамотно вести учет, формируя финансовую отчетность организации. Пожалуй, это самая сложная и ответственная работа на предприятии.

При увольнении гражданин детально передает материалы последователю. Для этого стандартно формируется передаточный акт. Преемнику на основании документа вводится в курс дел и начинает работу. Стоит заметить, что документальная передача бухгалтерской отчетности не установлена законом. Поэтому наниматель не вправе требовать от человека строгого соблюдения данной процедуры.

На практике чаще используется иной метод. На временную должность помощника главбуха принимается грамотный специалист, который несколько месяцев помогает ответственному лицу готовить документы и исполнять должностные обязанности. За этот период он вникает в суть происходящего и при увольнении специалиста готов оперативно заменить последнего.

Нюансы расторжения трудового договора с иными материально обязанными лицами

Приказ, изданный организацией в связи с расторжением трудового контракта с МОЛ. Предполагает необходимость проведения ревизионных мероприятий. В процессе изучения документации и состояния основных средств осуществляются следующие действия:

  • пересчет ценностей, полученных работником для осуществления профессиональной деятельности в соответствии с должностным регламентом (износ, остаточная стоимость);
  • составление документа о передаче материальных ценностей принятому на работу человеку.

Акт, согласно которому производится передача основных средств визируется обеими сторонами. То есть свои подписи на бумаге ставит как уходящий работник, так и вновь прибывший специалист.

Важно помнить о том факте, что после визирования документа увольняющийся сотрудник полностью освобождается от обременения. В будущем ему не могут предъявляться какие-либо претензии по поводу состояния и наличия имущества.

Мероприятие планируется в двухнедельный период. Именно такой срок предусматривается ТК РФ для отработки перед расторжением договора. По истечении указанного времени удерживать человека для передачи дел нельзя. Данное действие будет считаться незаконным и повлечет негативные последствия для организации и ее руководства.

Заключение

Таким образом, передача дел – процедура, связанная с инвентаризацией имущества и документации, с которыми работал сотрудник. Процесс не регламентирован на законодательном уровне, однако, для некоторых должностей указания все же существуют в нормативных правовых актах (например, главбух). Необходимость осуществления мероприятия устанавливается трудовым договором и предполагает составление передаваемой документации, которую подписывают уходящая и приходящая стороны. Главное, о чем нужно помнить: действия не должны осуществляться в свободное от работы время или после расторжения контракта.

Передача дел при увольнении сотрудника

Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.

Зачем нужна передача дел

Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.

Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.

Причинами данного мероприятия можно назвать такие:

  • определить размер обязанностей для будущего исполнителя;
  • стимулировать выполнение работы на должном уровне;
  • для бесперебойной работы производственного процесса;
  • разделить области ответственности.

Произойти это может в нескольких случаях. При:

  • длительном отсутствии работника по болезни;
  • невыполнении должностных обязанностей в полном объеме;
  • расторжении трудового соглашения;
  • отпускных днях;
  • служебной командировке.

Надо отметить, что согласно ч.1, ст. 192 ТК РФ, передача дел при увольнении не является обязательной процедурой. В уставе предприятия она может быть заложена, поэтому и будет проводиться. В противном случае, действия сотрудника будут расцениваться, как невыполнение своих обязанностей.

Законодательная база

Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:

  • процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
  • указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Назначения, на которые обязательно нужно осуществлять прием дел

Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:

  • главный бухгалтер;
  • начальник подразделения;
  • директор;
  • инспектор отдела кадров;
  • материально ответственный сотрудник (кассир, кладовщик).

Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.

Особенности процедуры при смене директора

Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.

Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.

Проводится пересчет оригиналов таких документов:

  • банковских;
  • лицензионные;
  • учредительные;
  • подтверждающие права фирмы на собственность.

Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:

  • ключ от сейфа и банковских ячеек;
  • предметы техники;
  • информацию о партнерах;
  • штампы и печати;
  • ценности фирмы.

Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.

Особенности передачи полномочий главного бухгалтера

Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.

Интересно! Настаивать на составлении акта приема-передачи в подобном случае глава предприятия не вправе.

В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.

Если увольняется материально ответственное лицо

Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы лицо, которое увольняется перестало нести ответственность, необходимо провести пересчет.

Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:

  1. Создается приказ и комиссия;
  2. Результаты записываются. Письменное заключение делается в 3 экземплярах;
  3. При выявлении недостачи, от виновного берут пояснения;
  4. Определяется сумма ущерба и взыскания.

В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:

  1. Выбирается человека, который будет выполнять обязанности и проводится пересчет с ведомостью;
  2. Передается ему имущество;
  3. Оформляется расторжение контракта;
  4. Заключается договор с кандидатом;
  5. Находится постоянный работник, проводится сверка и передача материальных ценностей.

В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.

Внимание! После составления акта соглашение о материальной ответственности с предыдущим работником прекращается.

Общие понятия процесса

Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:

  1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
  2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
  3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
  4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

В перечень передаваемых бумаг будущему работнику входит вся документация, необходимая для выполнения своих служебных обязанностей. У каждой должности свой фронт работ, поэтому и содержание списка будет зависеть от сферы деятельности.

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

  • журналы;
  • кассовые и годовые книги;
  • печати и ключи от сейфов;
  • налоговая и уставная документация;
  • бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

  • табели учета рабочего времени;
  • трудовые книжки;
  • графики отпусков;
  • распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

  • проектные решения;
  • чертежи;
  • протоколы совещаний;
  • акты на скрытые работы;
  • планы;
  • нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:

  • распоряжение о материальной ответственности;
  • положение о порядке приема-передачи дел;
  • порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:

  • наименование компании;
  • дата проведения;
  • регистрационный номер;
  • замечания (если возникают);
  • личные данные участвующих лиц;
  • отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

  • дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
  • проведение подробного пересчета материалов;
  • выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

Нужно ли разработать положение

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.

Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

  • главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
  • директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
  • начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
  • кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
  • рядовые работники с материальной ответственностью.

Все перечисленные сотрудники должны передать полномочия до своего финального рабочего дня. В свое личное время они не обязаны этим заниматься.

Образец плана

Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.

Весь процесс состоит из таких шагов:

  1. Письменное уведомление сотрудником своего работодателя об уходе;
  2. Издание приказа о пересчете и его проведение;
  3. Сравнение результатов с данными;
  4. Передача дел новому коллеге;
  5. Подписание акта;
  6. Расчет с увольняющимся и выдача трудовой книжки.

Бланк выглядит так.

г. ______________ «__» _________ 20__г.

План передачи дел

В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.

Передаче подлежит следующее:

  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.
  • _________________________________.

Срок передачи: до «__» ___________20__г.

Передачу оформить Актом приемки-передачи.

Директор _______________ ФИО

Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня. Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права. Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее. Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.

Ссылка на основную публикацию