09.02.2022

Бухгалтерская справка

Бухгалтерская справка: как правильно составить

Учет хозяйственной деятельности предприятия основан на различных первичных документах. Один из них – бухгалтерская справка. Образец написания, предназначение, область применения и другие нюансы вы узнаете из нашей консультации.

Роль бухгалтерской справки: для чего нужна

Любое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать бланки «первички», утверждая их в своей учетной политике. Но иногда затруднительно обосновать определенные хозяйственные операции ввиду отсутствия установленной формы документа для них. Например, расчет суточных или норму расходов. Устранить эту проблему поможет бухгалтерская справка. Применять ее можно и в других случаях (см. таблицу).

Некоторые случаи применения бухгалтерской справки
Ситуация	Пояснение
Фирма обязана применять раздельный учет по НДС	Раскрывает методологию раздельного учета по НДС
Коррекция данных отчетного периода и предыдущих лет	Для решения этой задачи используют бухгалтерскую справку об исправлении ошибки
В качестве доказательства в суде	Дублирует сведения, которые уже отражены в бухучете
Для оформления проводок	Поясняет смысл операции либо неточность первоначальной проводки

По сути бух. справка – это первичный документ, к которому закон предъявляет свои требования. Ее можно составлять в произвольной форме, но обязательно наличие определенных реквизитов. При правильном оформлении она станет верным доказательством в конфликтах с контролирующими органами.

В идеале заниматься составлением бухгалтерской справки должен компетентный специалист. Например: экономист, бухгалтер или другое лицо, которое несет ответственность за совершаемую операцию. Но чтобы успешно справиться с поставленной задачей, надо знать некоторые нюансы.

Что надо знать, используя разные формы и образцы бухгалтерской справки

Следует помнить о следующих тонкостях:

К таким случаям можно отнести составление акта о приеме товаров, поступивших без документов. Налоговая инспекция посчитает, что представленный образец бухгалтерской справки не имеет правовой основы. В результате расходы могут не признать. Учесть их при расчете налога невозможно. А оспорить такое решение бывает непросто.

в качестве «первички»;
для совершенно других целей (информационных и т. п.). Например, для фиксации хозяйственной операции в документе, который может стать доказательством в судебных разбирательствах.

Структура: как написать образец бухгалтерской справки

Независимо от предназначения, документ должен быть оформлен правильно, поскольку играет роль первичного. Тогда не возникнет лишних вопросов от налоговой инспекции. Рекомендуем использовать внутрифирменный шаблон, поскольку законодательство РФ не предусматривает обязательного бланка бухгалтерской справки.

Процедура оформления этого документа состоит из 3-х этапов:

Создание «шапки» и указание следующих данных:
- наименование документа;
- дата составления;
- реквизиты компании (название, ИНН, КПП и т. д.);
- совершаемая операция, особенности;
- список ответственных лиц.
Основная часть может содержать:
- сведения о том, что изменилось;
- предыдущие показатели;
- правильный способ расчета.

Далее приведен пример бухгалтерской справки с соответствующим текстом:

идентификации лиц;
подтверждения необходимости выполнить хозяйственную операцию.

Как было сказано, руководство компании вправе самостоятельно разработать и утвердить приказом образец справки, чтобы применять его для решения своих хозяйственных задач. При этом его включают в учетную политику предприятия.

Взять за основу можно бухгалтерскую справку 0504833, которая разработана Минфином для учреждений государственного сектора (приказ 2015 года № 52н).

Обычно этот документ составляют в электронном виде с учетом стандартных требований к оформлению: отсутствие опечаток, заполнение всех реквизитов, точное название организаций и т. д. Важно не допустить ошибку при проставлении дат.

На нашем сайте скачать бланк бухгалтерской справки можно по следующей ссылке.

Подобные справки могут содержать так называемые красные сторно – проводки с отрицательным числом. Они служат, например, для:

исправления ошибок;
списания торговой наценки;
корректировки показателей материально-производственных затрат.

Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки 0504833.

Разновидности

Существует несколько типов бухгалтерских справок, предназначенных для разных хозяйственных ситуаций:

расчетные;
об исправлении ошибок;
для бюджетной сферы;
образцы бух. справок по раздельному учету НДС;
о списании задолженности;
предназначенные для суда.

Каждая из них имеет свои особенности составления, позволяющие грамотно подтвердить правомерность того или иного факта.

Бухгалтерская справка-расчет: образец заполнения

Этот тип справки имеет первичный характер. Его отличает наличие показателей, которые уже отражены в учете. Бухгалтер составляет ее в следующих случаях:

исправление неточности, допущенной в бухгалтерском или налоговом учете;
пояснение хозяйственной операции (бухгалтерская справка-расчет может пригодиться при списании дебеторской или кредиторской задолженности);
выполнение дополнительных расчетов, поясняющих особенности операции (особенно важно при раздельном учете НДС или признании расходов).

Установленного законом образца бухгалтерской справки-расчета не существует. Но она должна иметь такие реквизиты:

название компании;
суть операции и расчет по ней;
дату составления;
Ф.И.О. ответственных лиц.

Если сомневаетесь, как правильно составить образец бухгалтерской справки, руководствуйтесь статьей 9 Закона Справка о подтверждении исправлений

Допустим, что бухгалтер ООО «Гуру» Н.В. Соловьева нашла ошибку в амортизационных отчислениях за март 2017 года: было отражено 53 800 руб., но согласно правильным расчетам – 41 200 руб. Излишек сторнирован при помощи проводки: Дт 44 Кт 02 – 12 600. Образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки выглядит так:

Обратите внимание: обязательно нужно указать:

причину возникновения ошибки;
все варианты суммы, которая влияет на бухучет;
дату внесения исправлений.

В конце Н.В. Соловьева как составитель справки ставит свою подпись. К ней примыкает автограф главного бухгалтера. После этого бухгалтерская справка об исправлении ошибки служит основанием для коррекции в учете.

Справка о списании «кредиторки»

Просроченную кредиторскую задолженность, по которой прошло время для иска, предприятие обязано включить во внереализационные доходы. Так регламентирует п. 18 ст. 250 НК РФ. Обычно на это идут во время инвентаризации и сопровождают оформлением бухгалтерской справки на списание кредиторской задолженности. Она должна включать:

полную информацию о долге (номер договора, ссылки на «первичку» и т. д);
расчет срока исковой давности.

ПРИМЕР
В ООО «Гуру» 30 марта 2017 года проведена инвентаризация расчетов с контрагентами, в результате которой выявлена кредиторская задолженность перед ООО «Септима» в размере 143 000 руб. Срок исковой давности по ней истек 13 марта 2017 года.

Вот пример, как написать бухгалтерскую справку по этой ситуации:

ООО «Гуру»
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 24 ОТ 30.03.2017 ГОДА
О СПИСАНИИ КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 30 марта 2017 года выявлена кредиторская задолженность перед обществом с ограниченной ответственностью «Септима» (ИНН 7722123456, КПП 772201001, адрес: г. Москва, ул. Шоссейная, д. 7, к. 9), по которой истек срок исковой давности (Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами от 30 марта 2017 года № 2-инв).

Данная задолженность возникла по договору поставки товаров от 25 апреля 2014 года № 63-п. В п. 3.8 указанного договора установлен срок оплаты – до 15 марта 2014 года (включительно).

Сумма задолженности за поставленные товары составляет 145 000 руб., включая НДС – 26 100 руб.

Срок исковой давности истекает 13 марта 2017 года.

Таким образом, кредиторская задолженность в сумме 145 000 рублей подлежит включению в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль за I квартал 2017 года на основании пункта 18 статьи 250 НК РФ и списанию в бухгалтерском учете.

Помните: бухгалтер должен правильно определить срок исковой давности, так как это влияет на результат расчета налога на прибыль. Чтобы избежать ошибки, держите ориентир на статьи 196, 200 и 203 Гражданского кодекса.

Бухгалтерская справка по раздельному учету НДС: образец

Документ может выглядеть примерно так:

Напомним, что п. 4 ст. 149 НК РФ обязывает вести раздельный учет операций, которые облагаемы НДС и не облагаемы (свободны от налога). Чтобы понимать, как составить образец бухгалтерской справки для раздельного учета НДС, изучите требования статьи 170 НК РФ.

Бухгалтерская справка о задолженности для суда: образец

Этот документ может быть составлен в самом общем виде со ссылками на справочные данные, которые форма хочет подтвердить в суде. Ссылаться в справке на то, что она оформлена именно для судебных целей, совсем необязательно.

Далее представлен образец написания бухгалтерской справки о «дебиторке», которую часто приходится «выбивать» с контрагента через суд.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГУРУ»
Адрес: 105318, г. Москва, ул. Гоголя, д. 8, офис 15. ИНН 7722123456, КПП 772201001

г. Москва 06 февраля 2017 г.

Бухгалтерская справка № 3-с

В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 06 февраля 2017 года выявлена дебиторская задолженность ООО «Бубен» (ИНН 7719456789, КПП 771901001, адрес: г. Москва, ул. Квасовая, д. 9, к. 6), по которой не истек срок исковой давности (акт инвентаризации от 06.02.2017 № 22-инв).

Данная задолженность возникла по договору поставки товаров № 12/7 от 22.10.2016 г. Сумма долга – 500 000 (пятьсот тысяч) рублей 00 копеек. Срок оплаты по договору – 31.12.2016 (включительно).

Бухгалтерская справка – порядок и образец написания

Бухгалтерская справка – образец написания ее представлен в нашей статье. Это первичный документ, являющийся обоснованием некоторых хозяйственных операций. О том, что он собой представляет, когда его нужно применять и как заполнять, вы узнаете из нашего материала.

Зачем нужна бухгалтерская справка-расчет

Бухгалтерская справка признается первичным документом на основании ст. 313 НК РФ. Ее применение в учете организаций и предпринимателей может быть обусловлено:

Наличием ошибок в бухгалтерском или налоговом учете. В этом случае корректировку допущенных неточностей можно подтвердить бухгалтерской справкой. Такую справку применяют, например, если при отражении хозяйственной операции был использован неверный бухгалтерский счет или же проводка была сделана на сумму, отличную от суммы, указанной в первичном документе. Чтобы обосновать отражение исправительной проводки, составляется бухгалтерская справка.
Необходимостью указания дополнительных расчетов, обосновывающих особенность учета. Данные справки часто применяются, например, при организации раздельного учета по НДС или для обоснования принятия суммы расходов в целях исчисления налога на прибыль по нормируемым затратам.
Необходимостью пояснений к хозоперациям. Справки-пояснения составляются, например, при отражении проводок на списание дебиторской или кредиторской задолженности.

Формат бухгалтерской справки не регламентирован. Однако она должна содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления;
название организации или ИП;
cуть хозоперации;
Ф. И. О. лица, составившего документ.

При этом вид используемой бухгалтерской справки мы рекомендуем утвердить учетной политикой.

Основные моменты, на которые следует обратить внимание при формировании учетной политики, сформулированы в материале «Как составить учетную политику организации (2021)?».

Образец бухгалтерской справки-расчета вы найдете ниже на нашем сайте:

О нюансах оформления бухгалтерской справки читайте в Типовой ситуациии от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Как выглядит образец бухгалтерской справки о списании дебиторской задолженности

Как уже указывалось ранее, справка, составляемая при списании дебиторской задолженности, представляет собой справку-пояснение.

Образец такой справки можно скачать ниже на нашем сайте по ссылке ниже:

С правилами списания дебиторской задолженности вы можете ознакомиться в статье «Порядок списания дебиторской задолженности».

Какой вид имеет бухгалтерская справка: образец написания по ОС и для ФСС

Чаще всего при помощи бухгалтерских справок исправляются допущенные ошибки, (например, по амортизационным отчислениям) либо подтверждается балансовая стоимость основных средств.

Для того чтобы понять, как заполнить документ о балансовой стоимости, скачайте у нас на сайте образец бухгалтерской справки по основным средствам.

Для исправления ошибок в предоставляемых во внебюджетные фонды отчетах также потребуется подавать бухгалтерскую справку. Приведем образец написания бухгалтерской справки в ФСС, его можно скачать по ссылке ниже:

Итоги

Бухгалтерские справки — это первичные документы для хозопераций, не имеющих иных оправдательных документов для их проведения. Чаще всего такие операции связаны с исправлениями, дополнительными расчетами или пояснениями. Важным моментом для составления справки является указание в ней обязательных реквизитов, присущих первичному документу, а также правильное изложение сути обосновываемой хозяйственной операции.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Бухгалтерская справка: зачем нужна и как ее составить

Бухгалтерская справка — незаменимый помощник бухгалтера. Она поможет обосновать расчеты, исправить ошибки в учете, передать информацию в госорганы. Расскажем, когда и зачем нужна бухгалтерская справка, какие виды справок бывают, как их правильно составить.

Зачем нужна

Итак, бухгалтерская справка — это внутренний документ организации. Она нужна, когда бухгалтеру надо провести хозяйственную операцию, для которой не предусмотрена другая первичка, или первичка есть, но ее недостаточно. Кроме того справка помогает детализировать учет или исправить в нем ошибки.

Важно : бухгалтерская справка не может заменить первичный документ, в составлении которого кроме бухгалтера должны участвовать другие лица.

Например: если утерян акт приема-передачи выполненных работ или счет-фактура от контрагента, то заменить такие документы бухгалтерской справкой нельзя.

Подключите электронный документооборот в Такском и перестаньте терять первичные документы. Мы поддерживаем роуминг со всеми операторами.

Форма бухгалтерской справки

Унифицированной формы справки нет. Каждая организация может разработать и утвердить собственную форму. Главное, чтобы разработанная справка содержала реквизиты, обязательные для первичных документов (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

название документа и дату его составления;
название организации;
содержание хозоперации;
должность, ФИО и подпись лица, ответственного за составление документа.

Можно взять бланк бухгалтерской справки для госучреждений: форма по ОКУД 0504833 (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н) и на его основе составить свой. Рекомендуем утвердить разработанную форму справки приказом по учетной политике организации.

Обычно справку подписывают главный бухгалтер и исполнитель. Но в отдельных случаях можно предусмотреть в справке подпись руководителя.

Например: если требуется одобрение учета каких-либо расходов.

Виды бухгалтерских справок

Бухгалтерские справки составляются с различными целями:

для отражения фактов, пояснений;
для расчета каких-либо показателей;
для исправления ошибок;
для передачи сведений в госорганы и т. д.

В зависимости от назначения справки ее содержание для разных ситуаций тоже будет разным.

Бухгалтерская справка-пояснение

Такие справки составляют по операциям, для которых не предусмотрены формы первичных документов.

К таким операциям относятся:

списание задолженности с истекшим сроком давности;
внесение средств в уставный капитал;
корректировка долга по акту сверки, когда не удается установить причину расхождений;
перевод товаров в материалы и т. д.

Пример:

Бухгалтерская справка-расчет

Иногда перед тем, как отразить операцию в учете, бухгалтеру сначала нужно произвести расчеты. В этом случае сам расчет и итоговый результат фиксируют в бухгалтерской справке-расчете.

Обычно бухгалтеры отражают в справке расчеты следующих показателей:

материальной выгоды и суммы НДФЛ по пользование займом;
отпускных;
сверхнормативных суточных;
дивидендов;
курсовых разниц;
налогов и т. д.

Пример:

Нулевая отчётность в налоговую для ИП и ООО за 92 р в месяц. Без посещения госорганов. Электронная подпись уже в комплекте. Заказать .

Бухгалтерская справка об исправлении ошибок

Если бухгалтер обнаружил ошибку в учете, то ее нужно исправить. В этом случае тоже составляют бухгалтерскую справку. В ней описывают: где и почему возникла ошибка и как она была откорректирована.

Исправить ошибку в учете бухгалтер может через сторнировочную запись или дополнительную проводку.

Пример:

Бухгалтерская справка для передачи сведений

Иногда необходимо оформить бухгалтерскую справку для предъявления в государственные инстанции. В таких ситуациях справка носит информационный характер.

Например: организация выступает ответчиком в трудовом споре с работником, который был уволен неправомерно. А теперь этот работник через суд требует выплатить ему средний заработок за период вынужденного прогула. Сведения о среднем заработке могут быть представлены в суд в виде бухгалтерской справки.

Пример:

Сколько и как хранить бухгалтерские справки

Оформленные бухгалтерские справки хранят вместе с документами соответствующего регистра учета.

Например: если справка составлена для списания задолженности, то ее подшивают к инвентаризационной ведомости по расчетам с контрагентами или актам сверки с конкретным контрагентом.

Хранят бухгалтерские справки не меньше 5 лет. Однако в некоторых случаях этот срок может быть увеличен.

Например: если в справке содержится информация о расчете дивидендов, то ее, как и ведомости на выдачу дивидендов, нужно хранить 50 лет (если документ был оформлен после 2003 года. Для документов, составленных ранее указанной даты, срок хранения составляет 75 лет) (п. 122 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Применение бухгалтерских справок в учёте

Бухгалтерские справки незаменимы в тех ситуациях, когда необходимо устранить недочёты или ошибки в учёте. С их помощью оформляют бухгалтерские проводки, для которых не предусмотрены формы первичных учётных документов и налоговых регистров. Справки поясняют специфические хозяйственные операции.

Одна из разновидностей бухгалтерских справок – справка-расчёт, которая подтверждает операции, при которых распределение начисленных сумм происходит вручную.

Правильно оформленная бухгалтерская справка вносит изменения и в бухгалтерский, и в налоговый учёт, чтобы не было расхождений между ними.

Рассмотрим ситуации, в которых следует использовать бухгалтерские справки.

Таблица. Применение бухгалтерских справок в конкретных ситуациях.

Ситуация	Назначение бухгалтерской справки
Списание дебиторской и кредиторской задолженности	Используется для перевода задолженности во внереализационные расходы либо доходы. Оформляется по результатам инвентаризации расчётов с контрагентами, включает информацию о номере и дате договора, а также реквизиты первичной расчётной документации. В справке дополнительно рассчитывается срок исковой давности по образовавшейся задолженности.
Списание себестоимости реализованной продукции	Оформляется, чтобы подтвердить обоснованность списания продукции, а также зафиксировать финансовый расчёт и дату списания.
Перевод товаров в материалы	Используется, чтобы сформировать бухгалтерские проводки «товары переведены в материалы» и «материалы переданы в производство». Подтверждает и конкретизирует количество переданных товаров, а также их стоимость.
Корректировка учёта и исправление ошибок в учёте	Используется, чтобы подтвердить факт неточности или ошибки в учёте, а также зафиксировать дату внесения исправлений. Содержит информацию об ошибке и причинах её возникновения, отражает корреспонденцию по счетам учёта с указанием верной суммы, поясняет внесённые корректировки или исправления.
Оформление и детализация бухгалтерских проводок	Применяется, когда хозяйственную операцию невозможно подтвердить первичными документами установленной формы. Обосновывает и поясняет бухгалтерские проводки.
Доказательство в суде	При необходимости выступает доказательством в суде, аккумулируя бухгалтерские данные из нескольких документов или регистров учёта.
Использование раздельного учёта по НДС	Применяется при расчёте части «входного» НДС, относящейся к облагаемым операциям и включаемой в вычеты по указанному налогу. Справка обосновывает сумму уплаченного налога, но не заменяет первичную документацию.
Предоставление информации по запросам госорганов	Используется, чтобы обобщить запрашиваемую информацию, поясняя и детализируя данные учёта. Включает сведения за определённый период, а также информацию из нескольких документов или регистров.
Начисление дивидендов или распределение прибыли	Используется, чтобы подтвердить и пояснить расчёты. Выступает основанием для проводок в учёте.
Расчёт процентов по кредитам и депозитам	Используется, чтобы зафиксировать сумму уплаченных процентов по кредитам и депозитам.
Расчёт зарплаты и других выплат работникам	Используется, чтобы подтвердить расчёты и начисления работникам при нестандартных выплатах. Отражает порядок начисления компенсаций при задержке зарплаты, компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении, а также расчёт декретных выплат. Фиксирует даты, в которые производились указанные расчёты.
Начисление финансовых обеспечений и резервов	Используется для подтверждения и пояснения расчётов. Выступает основанием для проводок в учёте.

Оформление бухгалтерских справок

Закон не устанавливает для бухгалтерских справок определённой формы, однако, так как такая справка – первичный документ, она должна соответствовать требованиям ч. 2 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

В бухгалтерских справках должны быть отражены:

наименование документа, его порядковый номер и дата составления
наименование юридического лица
описание операции, для регистрации которой составляется справка (в том числе причина её составления и проводки, отражающиеся в учёте)
единицы, в которых выражается операция (денежные, натуральные или трудовые)
сумму проводимой операции
ФИО и должности работников, ответственных за совершение операции и подтверждающих правильность оформления справки.

Юрлица и ИП вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать формы бухгалтерских справок. При этом справки могут включать текст, таблицы, расчёты и иную необходимую информацию. В текст справки могут не входить расчёты. Тогда их нужно приложить к справке, как и копии первичных документов. Как правило, за составление справок ответственны руководитель компании или главный бухгалтер. Если справки подготавливает другое лицо, в его должностной инструкции должно быть отражено полномочие на совершение указанных действий.

О правилах оформления первичной документации, в том числе бухгалтерских справок, говорится в письме Минфина РФ от 04.02.2015 № 03-03-10/4547. Незначительные ошибки в первичных документах не могут повлиять на налоговую базу по прибыли. При этом незначительными признаются те ошибки, которые не способны повлиять на возможность идентификации налогоплательщика и участников сделки, а также на содержание самой операции и расчёт налогов.

Ситуация 1

Сотрудник отработал в организации 3 месяца. При трудоустройстве он не представил работодателю справку с прежнего места работы о средней зарплате за последние два года. При расчёте больничного листа бухгалтер начислил ему пособие по нетрудоспособности, основываясь на МРОТе, установленном в текущем году. Позже сотрудник представил в бухгалтерию справку с предыдущего места работы, после чего бухгалтер пересчитал размер пособия по нетрудоспособности и составил соответствующую справку.

Бухгалтерская справка, пример 1

Ситуация 2

Бухгалтерией при проведении инвентаризации расчётов обнаружена нереальная к взысканию дебиторская задолженность в размере 23 000 руб. Бухгалтер составил справку и на её основании списал задолженность.

Бухгалтерская справка, пример 2

Комментарий к бухгалтерской справке

Бухгалтерия ООО «Арканы» провела инвентаризацию расчётов с кредиторами и дебиторами по состоянию на 29.08.2022 и выявила задолженность ООО «Должник» по договору № 25 от 10.01.2019 в сумме 23 000 руб. (в том числе НДС по ставке 20% – 3 833,33 руб.) со сроком оплаты 29.01.2019. Товарная накладная и счёт-фактура от 15.01.2019 № 125.

При получении 22.09.2022 выписки из ЕГРЮЛ стало известно, что ООО «Должник» ликвидировано 26.06.2022 по решению налогового органа. На основании приказа руководителя ООО «Арканы» от 22.09.2022 задолженность в размере 23 000 руб. подлежала списанию.

20 000 руб. списано за счёт резерва по сомнительным долгам. 3 000 руб. списаны как долг, не покрытый резервом.

Хранение и использование бухгалтерских справок

Бухгалтерские справки следует хранить с документами и регистрами, в которых содержатся сведения о хозяйственных операциях. Если при помощи бухгалтерской справки исправлена ошибка в документе, её следует подшить вместе с исправленным регистром. Если в справке начисляется компенсация сотруднику, её следует хранить с трудовым табелем. Если в справке рассчитываются проценты по депозиту, она выступает дополнением к платёжному поручению.

По ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» бухгалтерские справки хранятся в течение 5 лет, начиная с 1 января следующего года.

Бухгалтерские справки предназначены для внутреннего использования. Передача контрагентам возможна лишь с целью дополнения или пояснения основного документа.

Бухгалтерские справки не заменяют первичные документы. Категорически запрещается подтверждать бухгалтерскими справками расходы по налогу на прибыль в случае утери актов выполненных работ. АС Уральского округа в постановлении от 05.07.2022 по делу № Ф09-3128/21 отмечает, что указанные действия могут привести к штрафам и доначислению налогов.

Бухгалтерская справка (справка-расчет)

Бухгалтерская справка – это первичный учетный документ, содержащий сведения об операции (событии), которая должна быть отражена в бухгалтерском или налоговом учете.

Бухгалтерская справка-расчет является разновидностью бухгалтерской справки и отличается от нее только тем, что содержит расчет какого-либо показателя, который должен быть отражен в учете.

Кто и когда составляет бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Бухгалтерскую справку оформляет единолично бухгалтер организации, когда выполняется любое из двух условий:

1) для учета какой-либо операции (события) составление другого первичного документа не предусмотрено.

Например, при исправлении ошибок в бухучете, в т.ч. сторнировочной записью. Тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

2) для учета какой-либо операции (события) на основании имеющихся первичных документов необходимо провести дополнительные расчеты. В этом случае оформляется бухгалтерская справка-расчет. Например, в ней может приводиться расчет:

– суммы НДС, восстанавливаемого при передаче ОС в уставный капитал;

– первоначальной стоимости ОС, складывающейся из нескольких видов затрат;

– суммы резерва по сомнительным долгам.

По какой форме следует составлять бухгалтерскую справку (справку-расчет)

Обязательная для применения форма бухгалтерской справки нормативно не установлена.

Поэтому ее надо разработать самостоятельно и утвердить приказом руководителя организации в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом форма справки должна содержать все реквизиты, обязательные для первичного документа:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи и фамилии должностных лиц.

Порядок составления бухгалтерской справки (справки-расчета)

На бланке бухгалтерской справки в левом верхнем углу обязательно вписывают полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами.

Можно также написать адрес места нахождения организации, идентификационный номер налогоплательщика и код постановки предприятия на учет в налоговый орган.

После наименования предприятия указывается дата составления документа.

Дата составления документа соответствует дате обнаружения ошибки.

Посередине бухгалтер пишет наименование документа. В нашем случае, это бухгалтерская справка.

После этого в справке указывается когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, причина совершенной ошибки и способ ее исправления.

Если была указана неправильная сумма, то в содержании справки пишется наименование хозяйственной операции, в которой допущена ошибка и указывается фактическая сумма.

Далее рассчитывается правильная сумма хозяйственной операции и сумма, на которую необходимо внести исправления в бухгалтерский учет предприятия.

Если была применена неправильная корреспонденция счетов, тогда в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухучета, указать причины совершенной ошибки и способ ее исправления (содержание исправительной записи);

При этом бухгалтер предприятия должен указать измерители хозяйственной операции, по которой вносятся исправления, в натуральном и денежном выражении.

После содержания бухгалтерской справки указываются наименования должностей лиц, ответственных за ее написание, и их подписи.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

. по переносу входящих остатков оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Пример 2. На . по переносу входящих остатков оформлены бухгалтерской справкой. Операции по переносу отразятся в . к планам счетов). Оформленная бухгалтерская справка (ф. 0504833): Бухгалтерская справка (ф. 0504833) – СКАЧАТЬ * * * В .

. хозяйственной жизни Дополнительная бухгалтерская запись Бухгалтерская справка (ф. 0504833) с указанием реквизитов . сторно», и дополнительная бухгалтерская запись Бухгалтерская справка (ф. 0504833) с указанием реквизитов . учету была допущена ошибка* * В бухгалтерской справке (ф. 0504833) указывается информация по . исправления ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой (ф. 0504833). К сведению: ошибки .

. : протокола общего собрания акционеров (участников); бухгалтерской справки-расчета, содержащей обязательные реквизиты, указанные .

. собственноручно, в электронном виде – ЭЦП. Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Приказом Минфина РФ . исправлению ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Обороты по операциям .

. – принципалу. Запись оформляется на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) 2.301.14 . – принципалу. Запись оформляется на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) . 2.401.20 . учреждения. Запись делается на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) 2.401.20 .

. исправления ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Обороты по операциям .

. исправлению ошибок прошлых лет, оформленных бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В данной справке .

. инвентаризации, объяснительная записка главного бухгалтера, бухгалтерские справки, приказ руководителя и т. п . инвентаризации, объяснительная записка главного бухгалтера, бухгалтерские справки, приказ руководителя и т. п .

. налогу на прибыль” 2000 Бухгалтерская справка-расчет При возврате арендодателю объекта . Акт приемки-передачи неотделимых улучшений, Бухгалтерская справка Начислен НДС 91-2 68 . прибыль” 09 40 000 Бухгалтерская справка-расчет Получены денежные средства от . на прибыль” 4 000 Бухгалтерская справка-расчет Неотделимые улучшения произведены без . на прибыль” 1 600 Бухгалтерская справка-расчет При возврате арендодателю объекта .

. руководителя учреждения. Эта операция оформляется бухгалтерской справкой (ф. 0504833) с отнесением указанных .

. по амортизации ОС; Требование-накладная; Бухгалтерская справка – расчет Сторно Скорректирована сумма отклонения . плановой 43 20 10 000 Бухгалтерская справка – расчет Сторно Скорректирована сумма . по амортизации ОС; Требование-накладная; Бухгалтерская справка – расчет Отражена фактическая производственная себестоимость . продукции 40 20 200 000 Бухгалтерская справка – расчет Списана плановая себестоимость реализованной . 90-2 43 210 000 Бухгалтерская справка – расчет Отражена сумма превышения .

. в данном случае можно оформить бухгалтерскую справку, на основании которой вносятся исправления . ошибку, следует взять объяснительную записку. Бухгалтерскую справку с объяснением кассира (бухгалтера) целесообразно . ордеру. Напомним, что в бухгалтерской справке должны присутствовать обязательные реквизиты, приведенные . исправлять рассматриваемые ошибки на основании бухгалтерской справки, в учетной политике можно . отражается в учете на основании бухгалтерской справки. В части ответственности за внесение .

. и др.) 02 20 000 Бухгалтерская справка-расчет Отражен ОНА ((20 000 . 20%) 09 68/ОНА 500 Бухгалтерская справка-расчет С месяца, следующего за . 20%) 68/ОНА 09 500 Бухгалтерская справка-расчет Неотделимые улучшения произведены с . и др.) 02 18 000 Бухгалтерская справка-расчет Признан прочий доход от . -2 91-1 3 000 Бухгалтерская справка-расчет Неотделимые улучшения произведены без . и др.) 02 51 000 Бухгалтерская справка-расчет Признан прочий доход от .

. форм извещения (ф. 0504805) и бухгалтерской справки (ф. 0504833). «Извещение» как бухгалтерский . , по которым оформлены первичные документы, «Бухгалтерская справка» может применяться для отражения проводок .

Для чего необходима бухгалтерская справка

В некоторых ситуациях, когда невозможно использовать первичные документы, бухгалтер может составить специальную бухгалтерскую справку. Она также представляет собой первичный документ, но главное ее отличие заключается в том, что ее форма и порядок заполнения полностью регулируется локальными документами хозяйствующего субъекта.

Для чего необходима бухгалтерская справка

Для отображения ситуации в документальном виде и подтверждения каких-либо сведений можно применять бухгалтерскую справку. Она не имеет формы, регламентированной законодательством РФ, а потому ее бланк разрабатывается компанией и утверждается в учетной политике. Роль бухсправки сводится к тому, чтобы отображать важную информацию, которую невозможно зафиксировать иным способом через первичную документацию.

Бухгалтерская справка может применяться в следующих ситуациях:

для отображения каких-то расчетов, например, суточных или нормы расходов;
для корректировки сведений как отчетного, так и предыдущих периодов;
для исправления ошибок, выявленных в прошлых периодах;
для сбора и дублирования информации в общем виде, если ее необходимо представить в госорганы или суд;
для раскрытия методологии раздельного учета по НДС, если компания обязана применять раздельный учет;
для оформления нестандартных либо корректирующих проводок.

Бухгалтерская справка – это своего рода такой же первичный документ, только составляемый в произвольной форме. Однако к нему применяются некоторые требования законодательства, главным из которых является наличие определенных реквизитов. Если документ оформлен верно, то он имеет законную юридическую силу, а потому может использоваться в качестве доказательства при разбирательствах с контрагентами или контролирующими органами.

Составлением справки занимается бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на данное действие приказом руководителя. Соответственно, именно этот сотрудник несет полную ответственность за правильность, своевременность и достоверность формирования документа. В связи с этим сотрудник должен знать все тонкости составления бухгалтерской справки и особые моменты ее оформления.

Типы бухгалтерских справок

Бухгалтерские справки могут быть нескольких типов в зависимости от видов финансово-хозяйственных операций, для которых они применяются. К ним, как правило, относятся документы для:

отображения расчетов;
исправления выявленных ошибок;
передачи информации в госорганы;
раздельного учета НДС;
списания задолженности;
передачи информации в суд.

Каждый тип бухгалтерской справки имеет конкретные особенности составления, на основании которых можно подтвердить правомерность использования и юридическую значимость документа.

Бухгалтерская справка-расчет

Данная бухсправка оформляется в первичном виде на основании данных, уже содержащихся в бухгалтерском или налоговом учете. Она составляется в таких ситуациях:

исправление неточностей или ошибок, допущенных в прошлых периодах при бухучете или налогообложении;
пояснение какого-либо конкретного факта финансово-хозяйственной деятельности компании, к примеру, для списания дебиторской или кредиторской задолженности;
осуществление дополнительных расчетов, необходимых для пояснения особенностей проводимой операции (используется при раздельном учете НДС или при признании расходов в налоговом учете).

Бухгалтерская справка об исправлении

При формировании такой справки обязательно нужно указать, какая именно ошибка была обнаружена и почему она возникла. Кроме того, в документе указывается верная информация, которая должна быть в учете, а также отражается корреспонденция по счетам с указанием правильной суммы.

На основании такой справки исправления вносятся в бухгалтерский учет. При этом важно указать, с какой именно даты действуют эти исправления.

Бухгалтерская справка о списании задолженности

Справка используется для списания просроченной как дебиторской, так и кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности. В первом случае на основании документа сумма проводится во внереализационные расходы, а во втором случае – во внереализационные доходы. Зачастую такие справки оформляют при проведении инвентаризации расчетов с контрагентами.

Бухсправка должна включать в себя информацию о том, на основании чего образовалась задолженность (номер и дата договора, ссылки на первичную документацию). Кроме того, в документе необходимо отразить расчет срока исковой давности по данной задолженности, верность определения которого влияет на результаты расчета налога на прибыль.

Бухгалтерская справка по раздельному учету НДС

Данная справка необходима потому, что согласно налоговому законодательству РФ налогоплательщики обязаны вести раздельный учет тех операций, которые облагаются и не облагаются налогом на добавленную стоимость.

Бухгалтерская справка данного типа составляется с учетом требований ст. 170 НК РФ.

Бухгалтерская справка для судебного разбирательства

Бухсправка такого типа формируется в самом общем виде с указанием ссылок на справочные сведения и какие-либо документы, оформляемые в качестве приложений. Кроме того, в документе может содержаться конкретная информация из других типов справок, например, для оформления расчетов.

Зачастую такая справка оформляется при конфликтных ситуациях с налоговой инспекцией или контрагентами, по которым нужно истребовать дебиторскую задолженность.

Особенности применения бухгалтерской справки

При использовании в работе бухсправок нужно помнить о следующих моментах:

если законодательством регламентировано использование первичных документов установленного образца, то их нельзя заменять бухгалтерской справкой, но можно дополнить для пояснения информации;
если сведения должны отражаться в документе, предназначенном для компании и контрагента, то бухсправка для этой цели не подходит, поскольку она формируется только для внутреннего использования или в качестве поясняющего дополнения;
если оформить бухсправку на какую-либо операцию взамен первичного документа, налоговая инспекция такой документ не примет во внимание. К примеру, если при приеме товаров документы не оформлены соответствующим образом, а заменены на справку, то расходы не будут приняты к учету. Соответственно, их нельзя будет использовать при расчете налогов;
бухгалтерская справка используется в качестве дополнительного подтверждения фактов, уже зафиксированных в бухгалтерском или налоговом учете. В этой связи бухсправку нужно оформить по форме первичного документа и включить в нее подробную информацию о фактах финансово-хозяйственной деятельности компании;
в бухгалтерской справке могут указываться не только положительные, но и отрицательные суммы (красное сторно). В основном такие справки используются для того, чтобы исправить ошибки, списать торговые наценки, откорректировать показатели материально-производственных затрат. В этом случае проводки будут аналогичные, как и при ошибочной записи, но сумма будет иметь отрицательное значение;
оформленные бухгалтерские справки необходимо хранить вместе с документацией соответствующего регистра учета. Например, если ошибка выявлена в начислении зарплаты, то бухсправка подшивается к табелям учета рабочего времени, ведомостям или приказам. Если бухсправка составлена для списания задолженности, то она подшивается к инвентаризационной ведомости по расчетам с контрагентами или актам сверки с конкретным хозяйствующим субъектом;
бухсправка подписывается лицом, ответственным за ее составление, а также главным бухгалтером. При необходимости документ может подписываться и директором компании.

Как оформить бухгалтерскую справку

Вне зависимости от того, какая информация будет содержаться в бухгалтерской справке, документ нужно оформлять по форме “первички”. В этом случае у контролирующих органов не возникнет сомнений в юридической силе документа. Обязательного к использованию бланка бухсправки законодательством не установлено, а потому компания может самостоятельно разработать шаблон.

Оформление бухгалтерской справки проходит в 3 этапа:

1 этап. Создание “шапки” документа, в которой содержится такая информация:

наименование и дата составления документа;
реквизиты организации, в том числе название, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактная информация;
список ответственных лиц (кто составляет и подписывает документ);

2. этап. Оформление основной части документа, в которую включаются следующие сведения:

суть и особенности совершаемой операции;
информация о том, как было и что изменилось;
предыдущие показатели;
верный способ расчета;

3 этап. Формирование заключительной части документа, в которой отражаются дата подписания справки и подписи ответственных лиц. Такая информация необходима для идентификации лиц, ответственных за сведения в бухсправке, а также для подтверждения необходимости осуществления хозяйственной операции.

Бухгалтерская справка в 1С

Бухгалтерскую справку можно оформлять ручным способом или при помощи обычной компьютерной программы Microsoft Word. Однако гораздо удобнее формировать бухгалтерскую справку в 1С 8.3 Бухгалтерия, поскольку в этом случае можно заранее подготовить несколько стандартных шаблонов, используемых для операций различного характера.

Для оформления бухсправки необходимо:

открыть раздел “Операции”;
далее перейти в раздел “Бухгалтерский учет”;
затем создать документ “Операции, введенные вручную”.

В документе нужно внести основную информацию в содержании, то есть непосредственно описать хозяйственную операцию. Сведения нужно вносить подробно, поскольку в дальнейшем они будут отражаться в печатной форме документа. Кроме того, подробное описание позволяет более оперативно искать документ в перечне всех формируемых бухгалтерских справок.

Затем нужно указать суммовое значение операции – самостоятельным или автоматическим внесением согласно данным бухгалтерского учета (если имеется возможность настроить такое действие). После этого в табличной части справки нужно указать бухгалтерские проводки, на основании которых сумма будет разнесена по соответствующим счетам учета. Для более точного бухгалтерского учета счета необходимо указывать в соответствии с аналитикой по Плану счетов.

После того как бухгалтерская справка сформирована и сохранена, ее можно отправить на печать. Для этого в самом документе предусмотрена кнопка, которая позволяет сразу же выводить справку в печатном виде. В документе будет отражаться не только внесенная информация по конкретной операции с указанием суммы, но также реквизиты самой компании и лица, ответственные за составление и подписание документа.

Важно! Сумма в бухгалтерской справке указывается только по данным бухгалтерского учета. Даже если сумма по налоговому учету внесена в документ, в печатной форме она не отображается.

При оформлении бухгалтерской справки проще и эффективнее использовать документы, предлагаемые программой 1С. В этом случае все справки будут иметь одинаковый вид, а также содержать необходимую информацию. Кроме того, для их формирования и распечатки потребуется минимум времени и сил, что существенно упростит работу бухгалтера.