Образец сопроводительных писем к документам

Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

Сопроводительное письмо о направлении документов — это письменное обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг. В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей.

Скачать форму сопроводительного письма к документам
Скачать образец сопроводительного письма с приложением документов из КонсультантПлюс
Скачать образец сопроводительного письма с описью документов
Скачать образец сопроводительного письма к документам в Word
Скачать образец сопроводительной записки к документам на подпись
Скачать образец сопроводительного листа при возврате подписанной документации
Скачать образец сопроводительного письма о передаче документов
Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016

Цели и задачи сопровода

В законодательстве нет официального определения, что такое сопроводительное письмо к документам. На практике эта бумага выполняет одновременно несколько задач:

  • соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
  • описываются передаваемые бумаги;
  • в тексте, помимо перечня документации, содержится просьба или руководство к действию для адресата либо даются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
  • страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.

При работе в рамках федеральных законов 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать различную документацию необходимо довольно часто, например:

  • при ответе на запрос коммерческого предложения;
  • при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
  • при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили рекомендации по составлению сопровода. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить сопроводительное письмо

Что указать в сопроводе

С 01.07.2018, оформляя сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для оформления используют как фирменный бланк, так и чистый лист, составляют желательно в печатном, а не рукописном виде, придерживаясь следующей структуры:

  • реквизиты отправителя; если используется фирменный бланк, вписывать их повторно не нужно, на чистом листе эти данные необходимо внести;
  • данные адресата;
  • реквизиты — дата и исходящий номер;
  • обращение и вводная часть;
  • опись передаваемых бумаг;
  • заключительная часть;
  • должность и Ф. И. О. подписавшего бумагу лица, сама подпись;
  • информация об исполнителе.

По желанию отправителя ставится печать организации, но это не является обязательным требованием.

Как написать сопровод: пошаговая инструкция

Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как написать сопроводительное письмо к документам в 2021 году.

Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый _____» или «Уважаемая _____». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц:

Используйте формулировку «Направляем в ваш адрес…» либо, если бумаги направляются в ответ на запрос адресата, укажите реквизиты этого обращения: «В ответ на Ваш запрос от ______ № _____ (вх. № ______)».

Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

  • номер бумаги по порядку в перечне;
  • ее наименование и реквизиты;
  • количество экземпляров;
  • количество листов;
  • допускается указать, оригинал это или копия, нотариальная копия.

Шаг 5. Составить заключительную часть. В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  • подписать и вернуть отправителю;
  • приобщить к материалам дела;
  • рассмотреть в установленном порядке.

Шаг 6. Указать подписавшее письмо лицо и поставить его подпись.

Исполнитель указывается внизу листа. Помимо фамилии, имени и отчества необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Вот приблизительный пример сопроводительного письма к документам в текстовой форме.

ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК»

ИНН 1234567890 КПП 121001001

000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67

ООО «Идеальный контрагент»

№124 от 28 октября 2020 г.

Уважаемый Петр Петрович!
В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 №987 (Вх. №365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта №123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.
Приложение:

  1. Акт оказанных услуг №1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
  2. Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах.

Директор
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Об авторе этой статьи

Полина Гольцова Юрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.

Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

  1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
  2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Как оформить сопроводительное письмо?

Оформление и содержание сопроводительного письма зависит от того, какие документы отправляются, кому и зачем. Например, при отправке бумаг в государственный орган главная цель — иметь на руках доказательства такой передачи. А при отправке резюме основной мотив — вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре. В статье дадим полную инструкцию по написанию сопроводительных писем, исходя из конкретных ситуаций.

При ведении бизнеса могут возникнуть проблемы с государственными органами. Простая отправка документов в эти структуры вряд ли решит их. Например, при спорах с налоговой инспекцией все судебные дела только начинаются с обмена бумагами.

Это очень сложная категория дел. Поэтому самостоятельно вести разбирательство с этим органом мы не советуем, лучше обратитесь к профессионалу. Юрист по налоговым делам не только сохранит ваши нервы, но и сбережет деньги.

Общая информация о сопроводительном письме

Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения. Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.

Шапка. В верхнем правом углу пишите, кому направляете документы и куда. Например: «Генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В. Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д. 3». Ниже указывайте дату. Если письмо отправляете от организации или индивидуального предпринимателя, то ставите исходящий номер.

Название документа. Посередине листа, сантиметра на два ниже шапки пишите: «Сопроводительное письмо». Точка в конце названия документа не ставится.

Содержание. Здесь указываете основной текст письма и цель его отправки. Если документы и сопроводительная бумага подготавливались в ответ на заявление или требование, то пропишите это. Например: «На ваш запрос №39 от 25 августа 2019 года направляем . ».

Это самый важный раздел. От него может зависеть даже ваша судьба. Например, если вы отправляете резюме. Поэтому в следующей главе содержание сопроводительного текста раскроем подробнее.

Опись документов. Их укажите строго по списку. Кроме того, в сопроводительном письме обозначьте, в скольких экземплярах отправляется каждый документ. Например:

  • договор купли-продажи оборудования №6 от 29.08.2019 — 2 экз.;
  • спецификация от 05.09.2019 — 2 экз.;
  • счет-фактура — 1 экз.;
  • товарная накладная — 2 экз.
  • счет на оплату — 1 экз.

Заключение. Если вы хотите получить отклик на отправленные документы, то эту информацию укажите здесь. Например, вы высылаете партнеру по бизнесу два экземпляра договора. Вам необходимо, чтобы один подписанный той стороной документ к вам вернулся. Значит, так и пишите: «Просим подписать договор и один экземпляр отправить в наш адрес».

В этом разделе можно указать на конфиденциальность данных. Для этого пропишите в сопроводительном письме, что они разглашению не подлежат. Можете напомнить адресату, что за распространение такой информации законом предусмотрена административная и уголовная ответственность.

В этой части документа вы вправе указать срок ответа, а также предусмотреть последствия, если вы его не получите. Например: «Просим вернуть подписанный договор в течение 30 дней с момента получения. Если в указанный срок договор в наш адрес не поступит, то он будет считаться незаключенным».

Подпись и контактные данные. В конце сопроводительного письма распишитесь и укажите фамилию с инициалами. Если документ оформляется от имени юридического лица, то указывается и должность подписанта.

Примерно на два сантиметра ниже подписи вы вправе указать контактное лицо и его номер телефона. Это делается, чтобы контрагент знал, с кем можно связаться в случае возникновения вопросов. Например: «Контактное лицо: Сонина Елена Михайловна, тел. 8-950-00-00.

Если сопроводительное письмо подается в бумажном виде, то распечатайте его (или напишите от руки) в двух экземплярах. На одном из них получатель поставит отметку о приеме документов. В дальнейшем это послужит доказательством передачи бумаг.

Содержание сопроводительных писем

В этой главе мы дадим рекомендации по написанию сопроводительных писем для отправки резюме, коммерческого предложения и других документов. Придерживаясь наших советов, в проигрыше вы не останетесь.

Сопроводительное письмо к резюме.

Наконец-то появилась вакансия вашей мечты. Однако чтобы увеличить шансы получить эту работу, мало иметь хорошо составленное резюме. Необходимо еще так составить сопроводительное письмо к нему, чтобы оно максимально заинтересовало работодателя.

Для начала поздоровайтесь. Если вы знаете, кто будет рассматривать вашу кандидатуру, то укажите имя и отчество. Например, так: «Добрый день, Ольга Михайловна».

Далее в сопроводительном документе напишите, на какую вакансию претендуете и почему вы ей заинтересовались. После сделайте акцент, на своих профессиональных достижениях. Можете начать с таких фраз как:

  • я свободно владею…, а также …;
  • у меня … лет опыта в сфере …;
  • я профессионал своего дела и имею… лет стажа в этой деятельности.

В заключении сопроводительного письма выразите благодарность за прочтение резюме и внимание к вашей кандидатуре. И подпишитесь: «С наилучшими пожеланиями, ФИО» или «С уважением, ФИО».

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Такое письмо начать лучше с обращения к конкретному человеку, во избежание эффекта массовой рассылки. Например: «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имена конкретных сотрудников, пишите на имя директора. Его ФИО можно узнать из выписки из ЕГРЮЛ (единого государственного реестра юридических лиц) на сайте налоговой инспекции.

Далее изложите основной текст, в котором укажите краткую презентацию предложения. Пропишите, что именно вы предлагаете. Может, это будут услуги или товары. Кроме того, обязательно укажите преимущества сотрудничества с вами и контактную информацию.

Заканчивается написание сопроводительного письма к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например: «С уважением» или «С нетерпением ждем сотрудничества». Напротив этих фраз ставите подпись, ФИО и должность подписанта письма.

Сопроводительное письмо к документам

В содержании сопроводительного письма желательно указать, в связи с чем отправляются документы. Тем более, стоит это написать, если они предназначены для государственной службы.

Например, подано исковое заявление в Калининский суд г. Челябинска. Судья, ознакомившись с материалами дела, вынесла определение об оставлении иска без движения. Причина: истцом предоставлен неполный пакет документов. Для исправления дан срок 30 дней. Значит в сопроводительном письме в этом случае следует прописать: «На основании определения Калининского суда г. Челябинска по делу №3 от 25.09.2019 направляем документы …».

Другой пример. Документы направляются на экспертизу. Значит, в письме необходимо четко прописать, какое исследование нужно провести, по какому делу и другую уточняющую информацию.

Кроме того, сопроводительный документ можно совместить с уведомлением контрагента о каком либо юридическом факте. Например, между ИП Макаровым А.С. и ИП Козловой С.Ю. заключен договор поставки от 05 мая 2017 года. Однако Макаров решил его расторгнуть и заключить новый на своих условиях.

Поэтому он направляет 2 экземпляра свежего договора Козловой. В сопроводительном документе при этом указывает следующее: «Уведомляем вас о расторжении договора поставки от 05 мая 2017 года. Если вы желаете продолжить сотрудничество, просим подписать договор, приложенный к письму».

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Сопроводительное письмо часто используется в деловой переписке. Разберем основные требования и приведем образец, как пишется сопроводительное письмо.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  2. Номер и дата обращения.
  3. Содержание.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Лицо, подтверждающее достоверность.
  6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать и возвратить в срок;
  • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  • прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Перечень приложений. Вежливая подпись

  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировки Следует писать
«Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Примеры написания сопроводительного письма к документам — образцы для налоговой, ФСС, суда

Отправляя документы в различные структуры и организации, прикладывается сопроводительное письмо, которое поясняет перечень документации, их назначение, а также подтверждает факт и дату отправки.

В статье представлены образцы оформления данного бланка при отправке документации, а также даны рекомендации по их правильному оформлению.

Что такое сопроводительное письмо и когда оформляется

Сопроводительные письма обычно прилагаются к документам, пересылаемым в порядке деловой переписки. Его прикладывают к набору бумаг, направляемых партнерам, контрагентам или в официальные органы власти.

В большинстве случаев сопроводительное письмо вовсе не является обязательным элементом корреспонденции. Однако на практике оно достаточно часто используется. При этом общеобязательные шаблоны для составления отсутствуют.

Сопроводительный текст, которое прикрепляется к пакету документов, часто выполняет несколько функций одновременно:

  1. Отражает перечень бумаг, входящих в состав пакета документов. Иными словами, оно может использоваться как опись вложений к отправлению.
  2. Раскрывает целевое назначение высланных бумаг. Разъясняет, с какой целью бланки были отправлены адресату. Рассматривается как пояснительная записка.
  3. Позволяет зафиксировать точную дату отправки пакета документации. Это бывает существенно, если договором или нормативно-правовым актом регламентируется срок передачи бумаг конкретному адресату (при этом данный срок соответствует дню отправки).
  4. Позволяет зафиксировать и подтвердить факт и точную дату получения пакета документов конкретным адресатом. Данная задача выполняется, если бумаги передаются получателю под роспись.
  5. Демонстрирует вежливое, уважительное отношение к адресату, так как считается признаком хорошего тона.

Практика использования сопроводительных писем подразумевается обычаями делового оборота, но при этом не является необходимым условием переписки, осуществляемой организацией с внешними или внутренними субъектами.

Данное письмо может прикрепляться к самым разным документам, отправляемым компанией: коммерческие предложения, договоры и приложения к ним, первичные документы бухучета, прайс-листы, счета к оплате, налоговая и иная отчетность, всевозможные акты, прочие бумаги.

Бывают и такие ситуации, когда наличие сопроводительного текста считается необходимым. Типичный пример подобных обстоятельств – отправка деловых бумаг в налоговую службу:

  1. Отправка зачастую является ответом на письменное требование налоговой службы. В сопроводительном письме необходимо упомянуть реквизиты этого требования, чтобы документации попал к нужному инспектору.
  2. Список вложений считается обязательным атрибутом. Без данной описи, содержащей перечень бумаг и их общее количество, налоговая служба может вообще не принять документы.
  3. Письмо рекомендуется составить в двух одинаковых экземплярах. Первый экземпляр отдается адресату – налоговой службе. Второй экземпляр возвращается отправителю с надлежащей отметкой о получении (приеме). Такая отметка поможет доказать, что отправитель должным образом отреагировал на требование, выдвинутое госорганом.
  4. При необходимости на сопроводительном письме можно зафиксировать пояснения, затребованные налоговой службой при приеме документации.

Сопроводительное письмо считается удобным инструментом коммуникаций, поскольку оно позволяет реализовать интересы отправителя документов.

Имеет полезные особенности:

  1. Используется как опись вложений.
  2. Фиксируется отправителем в журнале учета исходящей документации (регистрируется дата/способ отправки).
  3. Фиксируется получателем в журнале учета входящей корреспонденции. Указывается регистрационный номер, дата получения и ответственное лицо, которому предстоит обрабатывать принятый пакет бумаг. Это позволяет отследить движение документации у их получателя.

Как написать при отправке документов

Советы по составлению сопроводительных писем в организации:

  1. Разработать и применять единый шаблон.
  2. Ввести и соблюдать правила написания.
  3. Уделять внимание отсутствию ошибок.
  4. Фиксировать письма в журнале учета отправленных документов. Этим должен заниматься ответственный специалист (например, секретарь).
  5. Составлять в двух одинаковых экземплярах. Отправляя лично, курьером или почтой, оставлять один экземпляр у себя с надлежащей отметкой от получателя, курьерской распиской или, соответственно, квитанцией из почты.

Рекомендованная структура сопроводительного текста выглядит так:

  1. Сведения о получателе (наименование организации, ФИО и занимаемая должность физлица, коды, адрес, контакты).
  2. Сведения об отправителе (название организации, ФИО и занимаемая должность физлица, идентифицирующие коды, адрес, контакты).
  3. Обращение к адресату (его представителю) в уважительной, уместной форме.
  4. Основная текстовая часть. Здесь перечисляются отправленные бумаги с кратким описанием каждой (при этом указываются цели отправки), а также любые дополнительные сведения, пояснения, уточнения.
  5. Расшифрованная подпись директора или иного лица, уполномоченного отправителем.

В компании сопроводительное письмо составляется либо делопроизводителем (помощником руководителя или, как вариант, секретарем), либо сотрудником, сформировавшим соответствующий пакет документации для его последующей отправки (например, бухгалтер, который формирует отчетность для налоговой службы, оформляет и прикрепляет к отчетности сопроводительное письмо).

Подписывает директор организации или иное лицо, получившее от директора надлежащие полномочия.

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.01.2021)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01.01.2021)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

1. Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  • кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;
  • определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  • указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  • при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  • довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  • канала отправки сообщения;
  • получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  • написанные вручную;
  • электронные;
  • передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

  • верхнюю часть с реквизитами организации;
  • поле с исходящим номером и датой;
  • блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
  • поле для текста письма и приложений;
  • контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

  1. Документ 1.
  2. Документ 2.
  3. Документ 3.

С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

  • тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
  • обращение к получателю;
  • основная часть;
  • перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

  1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
  2. О подготовке годового отчета.
  3. Предоставление статистических данных.
  4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
  2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  • информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  • действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  • сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  • наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  • чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

  1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

  • некорректность содержания;
  • стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
  2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

«ООО Росток» Степанову И.А.

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

  1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
  2. Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Секретарь департамента продаж

8(495) 111-11-11
e-mail: aaa@ddd.ru

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

Ссылка на основную публикацию