Дополнительное соглашение о дистанционной работе в связи с коронавирусом

Как оформить дополнительное соглашение об удаленном режиме в связи с коронавирусом?

В доп соглашение нужно вносить только информацию о тех условиях, которые меняются. Также дополнительно можно указать особенности рабочего графика и порядок взаимодействия сторон в период дистанционной работы.

Задача работодателя — заранее продумать, каким образом будет осуществлена взаимосвязь с удаленным сотрудником, как будут выдаваться рабочие задачи, как будет контролироваться их выполнение и осуществляться их проверка. При необходимости работнику предоставляется необходимое оборудование, компенсируются расходы на связь (телефон, интернет).

Соглашение составляется в двух экземплярах — для каждой стороны, и прикладывается к существующему трудовому договору.

Как только срок действия изменений, указанных в дополнительном соглашении, закончится, работник обязан вернуться на рабочее место на прежние условия труда, бывшие до введения карантина по коронавирусу.

Доп.соглашение не имеет строгой унифицированной формы, необходимо в деловом стиле самостоятельно обозначить следующие моменты:

  • факт перевода на удаленный режим труда;
  • срок действия дистанционного режима (Путин объявил нерабочими днями в связи с коронавирусом период до 30 апреля 2020 года, однако не исключено их продление на более долгий срок до улучшения ситуации с эпидемией в России);
  • адрес нового места работы — домашний адрес работника;
  • время работы и отдыха (перерывы) — если меняются;
  • способы взаимосвязи с дистанционным работником, порядок предоставления отчетов и прочие рабочие моменты, связанные с работой удаленно из дома;
  • подтверждение того, что прочие условия трудового договора не меняются.

Дополнительное соглашение должно содержать реквизиты трудового договора, к которому оно прилагается, а также данные о каждой стороне.

Переводя сотрудника на работу из дома, директор должен понимать:

  1. Заработная плата не меняется, если работник работает в том же режиме, что и на рабочем месте на территории организации.
  2. Зарплату нужно выплатить в те же сроки, что и до перевода в связи с коронавирусом (дважды в месяц с интервалом в 15 дней).
  3. По окончанию срока действия дополнительного соглашения работник выходит на работу и продолжает работу на прежних условиях.

Удаленный режим рекомендуется ввести для тех трудящихся, для которых это возможно. Именно это позволит продолжить работу и не разориться компаниям.

Задача работодателя заранее продумать, каким образом будет осуществлена взаимосвязь с удаленным сотрудником, как будут выдаваться рабочие задачи, как будет контролироваться их выполнение и осуществляться их проверка.

Дополнительное соглашение о дистанционной работе в связи с коронавирусом

Дата публикации 18.03.2020

Организация в связи с угрозой распространения коронавируса приняла решение перевести сотрудников на удаленный режим работы на период карантина. Как это сделать, какие документы оформить, нужно ли вносить изменения в трудовые договоры с работниками?

Если вы решили перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.

Дистанционная работа – это выполнение работником должностных обязанностей вне места нахождения работодателя. Важной характеристикой такой работы является то, что всё взаимодействие происходит через интернет. Кроме того, при дистанционной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции (в отличие от надомной).

Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например “до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе или стране)”.

При этом обращаем внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. Так, в городе Москве принят указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ “О введении режима повышенной готовности”. На период действия этого акта можно заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ.

С этим выводом согласился и Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389.

ТК РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу. После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционно работе.

Работодатель не обязан обеспечивать работника на удаленной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, но может это сделать. А вот возмещать сотруднику расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей, работодатель должен. Прежде всего, к таким расходам относятся расходы на связь и интернет. Порядок возмещения этих расходов лучше всего закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступа к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи- идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

В отношении табеля учета рабочего времени отметим следующее. Трудовое законодательство не содержит особенностей заполнения табеля на дистанционного работника. В связи с этим рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени следующим образом. В будние дни проставляется отметка о присутствии (“Я” или числовое обозначение “01”). Выходные и нерабочие праздничные дни отмечаются “В” или числовым обозначением “26”.

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну.

Скачать образец

Необходимо также указать временной промежуток, на протяжении которого будут действовать изменения.

Издаем приказ

Третий шаг закрепляется локальным нормативным актом. Приказ издается после того, как подписано доп соглашение на дистанционную работу с сотрудником. Утвержденного бланка нет, составляется в свободной форме.

Третий шаг закрепляется локальным нормативным актом.

Оформление временного перевода на срок до одного месяца

Статья 72.2 ТК РФ позволяет работодателю без согласия работника временно переводить его на срок до 1 месяца на работу, которая не обусловлена его трудовым договором.

В данном случае важно иметь в виду, что:

  • такой перевод допускается в случае эпидемий, которые ставят под угрозу жизнь и нормальные условия существования населения;
  • работник переводится на другую работу у того же работодателя, но эта работа должна быть направлена на предотвращение эпидемии или устранение ее последствий.

Такой вариант вызывает сомнения по ряду причин:

  • статья 72.2 ТК РФ позволяет перевести работника на другую работу на срок не более 1 месяца, в то время как определить окончание пандемии на сегодняшний день не представляется возможным;
  • сама работа должна быть связана с предотвращением пандемии или устранением ее последствий.

дату и номер документа;.

Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон

обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;.

Форма дополнительного соглашения

Поскольку каждый случай изменения условий трудового договора уникален, типовой формы дополнительного соглашения (далее – допсоглашение) не существует. Тем не менее, любое доп. соглашение должно оформляться письменно и содержать:

наименование сторон (название и организационно-правовая форма работодателя и ФИО работника);

дату и место его заключения;

сведения о том, какие условия трудового договора изменяются и с какой даты они вступают в действие;

сведения о том, что работник получил экземпляр доп. соглашения.

____________________ город, населенный пункт __ ________ 201__ г.

Нужно ли дополнительное соглашение к трудовому договору при переводе на дистанционную работу?

Переход персонала на удаленную работу обязательно подлежит документальному оформлению:

  1. Сотрудник должен подтвердить готовность к выполнению трудовых функций в домашних условиях, предоставив своему работодателю надлежащее заявление или письменное согласие — образец заявления об удаленку в период коронавируса.
  2. Получив от работника такое подтверждение, руководитель организации должен издать соответствующий приказ, утверждающий заявленный переход — образец приказа о переводе на удаленный режим из-за коронавируса.
  3. После этого директор фирмы (учреждения) заключает с сотрудником дополнительное соглашение, которое оформляется в качестве неотъемлемого приложения к уже действующему трудовому договору. Оно четко регламентирует дистанционнаую занятость физлица у данного работодателя.

Руководитель предприятия не должен отправлять своего наемного сотрудника на удаленную занятость без соответствующего приказа и дополнительного письменного соглашения к уже существующему трудовому договору.

Необходимость заключения доп соглашения при переходе на дистанционный режим работы оговорена нормами статьи 72 Трудового кодекса РФ. Речь идет о корректировке ранее согласованных условий работы, закрепленных действующим трудовым договором. В данном случае меняется рабочее место физического лица – теперь оно находится за пределами стационарного места (адреса) дислокации его работодателя.

Новый режим труда гражданина, продолжающего работать в рамках конкретной организации, регламентируется содержанием дополнительного письменного соглашения, оформляемого без перезаключения базового трудового договора.

Не нужно расторгать действующий трудовой договор и заключать новые, необходимо прописать новые условия в допсолашении.

Временный характер дистанционной работы – на период вероятного распространения коронавируса – также необходимо оговорить этим допсоглашением. При этом должны соблюдаться правила и требования главы 49.1 ТК, то есть статьи 312.1-312.5 ТК, нормативно регулирующие удаленную занятость.

Новый режим труда гражданина, продолжающего работать в рамках конкретной организации, регламентируется содержанием дополнительного письменного соглашения, оформляемого без перезаключения базового трудового договора.

Перевод работников на дистанционную работу в связи с коронавирусом

Как известно, самым лучшим средством борьбы с распространением инфекций является ограничение социальных контактов. Поэтому одной из самых эффективных мер, способных уменьшить распространение в России нового коронавируса, ожидаемо стал массовый перевод сотрудников на удаленную работу.

Рассмотрим кратко, в каком порядке такие переводы должны осуществляться и оформляться.

Дистанционная работа и ТК РФ

Нормы, касающиеся дистанционной работы, содержатся в гл.49.1 ТК РФ. Напомним, дистанционная работа имеет следующие признаки:

– трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его филиала, представительства, иного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя;

– для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в т.ч. сеть Интернет.

Читайте также:  Что входит в учредительные документы общества с ограниченной ответственностью

Основание для перевода сотрудников на дистанционную работу

Напомним, не так давно с просьбой о данной мере обратились к работодателям представители государственной власти. На данный момент такое обращение нужно трактовать именно как просьбу. Перевод работников на удаленную занятость не является строго обязательным и решается в рамках ТК РФ.

Основанием для перевода сотрудника на удаленку на данный момент может являться только соглашение сторон. Причем инициатива здесь может исходить либо от работника, либо от работодателя.

Некоторые специалисты высказывают мнение, что в текущей ситуации работодатель вправе в одностороннем обязать работников работать дистанционно на основании ст.74 ТК РФ. Напомним, речь в данной норме идет об изменении условий договора работодателем, в ситуации, когда прежние условия труда не могут быть сохранены, в том числе по причинам, связанным с изменением организационных условий труда. Однако на данный момент мы имеем только рекомендацию властей по возможности перевести работников на удаленную работу. Пока данная рекомендация не превратится в обязательное требование, ее исполнение – дело сугубо добровольное, и говорить об «изменении организационных условий труда», на наш взгляд, оснований нет. Кроме того, применение положений ст.74 ТК РФ сопряжено с определенными неудобствами, основное из которых: о предстоящих изменениях условий договора работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца. В текущей ситуации, когда скорость принятия решений очень важна, двухмесячное ожидание сведет на нет весь эффект от принятых мер.

Таким образом, перевод на удаленную работу следует производить по обоюдному согласию сторон (работника и работодателя). Инициативу здесь, как уже было сказано, может проявить любая сторона.

Алгоритм перевода на дистанционную работу в связи с рекомендациями органов власти.

Формируем список работников, должностные обязанности которых позволяют перевести их на дистанционную работу (без ущерба или с минимальным ущербом для результатов их деятельности). Затем опрашиваем данных работников из списка с целью выявления тех, кто может и хочет работать удаленно.

В случае, когда инициатива исходит от работника, на данном шаге работником подается заявление о переходе на удаленный формат работы. В заявлении указывается причина для такого перехода. Причину можно сформулировать, например, следующим образом:

– принятые властями ограничительные меры в отношении коронавирусной инфекции;

– невозможность пребывания на рабочем месте в связи с введением карантина в образовательном учреждении, которое посещает ребенок, и необходимостью присмотра за ребенком дома;

– исполнение рекомендаций органов власти о временном сокращении социальных контактов.

Пример формулировки самого заявления:

В связи с [причина] прошу предоставить мне возможность работать дистанционно до нормализации эпидемиологической обстановки в г. ….

На удаленную работу готов перейти с [дата]

Определяем реальную возможность для удаленной работы в отношении желающих работать дистанционно.

В отношении лиц, желающих перевестись на «удаленку» или не возражающих против такого перевода, необходимо уточнить:

– реальную возможность удаленной работы (с учетом имеющейся техники, доступа в интернет и других ресурсов, необходимых для исполнения обязанностей),

– возможные дополнительные расходы работодателя, связанные с обеспечением работника необходимыми ресурсами, либо с возмещением ему затрат на использование собственных,

– предполагаемый (возможный) график работы, доступность для связи (постоянной или в оговоренное время), иные особенности работы с учетом исполняемых обязанностей.

Данный шаг необходим для получения уверенности в том, что дистанционные работники смогут выполнять свои должностные обязанности без ущерба или с минимальным ущербом для результатов их деятельности.

Разрабатываем процессы взаимодействия с удаленными работниками (если такого опыта у организации ранее не было).

На данном этапе производится разработка регламентов и иных внутренних нормативных документов, необходимых для удаленной работы. Особо следует регламентировать порядок и периодичность взаимодействия между работодателем и удаленными работниками, определить положения о коммерческой тайне, персональных данных и т.п. в отношении дистанционных работников.

Заключаем дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками, в отношении которых перевод на удаленную работу оказался возможен. В них следует отразить особенности, характерные для договоров с дистанционными работниками (см.ст.312.3 ТК РФ).

В частности, в дополнительном соглашении следует оговорить следующие изменения (курсивом приведены возможные формулировки для дополнительного соглашения):

– зафиксировать тот факт, что служебные обязанности сотрудника теперь будут выполняться дистанционно.

Работа, выполняемая работником по настоящему трудовому договору, с [дата начала удаленной работы] является дистанционной. Для выполнения данной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования [или указать иной способ удаленной связи]

– указать новое место работы работника (место, в котором дистанционный работник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором – см.Письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1). Здесь можно привести адрес места жительства сотрудника. Некоторые специалисты считают возможным ограничиться указанием на населенный пункт, в котором трудится работник.

Работник непосредственно исполняет свои трудовые обязанности по адресу… / в г. …

– если работодатель обеспечивает работника необходимой техникой для работы и иными ресурсами, то в раздел «Обязанности работодателя» следует включить эту информацию.

Работодатель обеспечивает работника необходимыми для исполнения работы … [оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, ….]

Если для работодателя важно, чтобы дистанционный работник использовал предоставленные или рекомендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и т.п., то он вправе включить в договор с работником соответствующее дополнительное условие. Такое право предоставлено работодателям нормами ст.312.2 ТК РФ.

– условия возмещения удаленному работнику расходов, связанных с дистанционным исполнением трудовых обязанностей, а также, при необходимости, условия выплаты компенсации за использование работниками принадлежащих им оборудования и других средств труда.

Работодатель возмещает работнику понесенные им расходы, непосредственно связанные с исполнением им своих трудовых обязанностей в порядке дистанционной работы, в том числе … [расходы на интернет, расходы на связь и т.п.]. Возмещение производится до … числа месяца, следующего за месяцем осуществления расходов, на основании и при условии предоставления работником документов, подтверждающих понесенные расходы..

– порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе.

Работник ежедневно/еженедельно/каждые …дней [указать сроки и периодичность отчета] представляет работодателю отчет о проделанной работе, по форме, утвержденной работодателем.

– установить режим труда и отдыха для удаленного работника, если работодатель считает необходимым это сделать (например, ему необходима связь с работником в определенное время дня, или работник обязан присутствовать на совещаниях в определенные дни недели). При отсутствии в трудовом договоре с условием дистанционной работы подобных положений, работник вправе самостоятельно определять для себя режим труда и отдыха.

Режим рабочего времени работника устанавливается … Изменение данного режима возможно при условии предварительного согласования с … [наименование должности согласующей стороны].

Работник обязуется быть доступным для связи с ним по [указание на канал связи – телефон, эл.почта, рабочий чат и т.п.] в следующие дни/часы: …

– установить момент возвращения на работу в офис. С большой вероятностью перевод на удаленную работу будет временной мерой, поэтому в дополнительном соглашении рекомендуется сразу урегулировать вопрос о порядке возврата сотрудников на работу в офис. Возвращение к офисной работе также повлечет за собой изменение условий труда (которое также потребует согласия обеих сторон), и лучше будет этот момент заранее продумать и согласовать с работником. Сроки действия условия о дистанционной работе могут быть увязаны с решениями органов государственной власти. Например, для г.Москвы можно ориентироваться на период действия Указа мэра города от 05.03.2020 №12-УМ «О введении режима повышенной готовности».

Действие настоящего дополнительного соглашения к трудовому договору распространяется на период неблагоприятной эпидемиологической обстановки в г. … и завершается после … [указание на событие, на основании которого прекращается режим дистанционной работы]

– определить иные моменты, которые работодатель и работник пожелают зафиксировать в отношении дистанционной работы.

Ознакомление всех сотрудников (не только дистанционных) с тем, какие сотрудники и с какого момента переходят на удаленный режим работы. Ознакомление сотрудников, остающихся в офисе, с порядком взаимодействия с удаленными сотрудниками.

Знакомим (под подпись) работников, переходящих на удаленную работу, с регламентами и требованиями к удаленному исполнению должностных обязанностей. Передаем работникам (в бумажном или электронном виде) все необходимые инструкции. Если в организации ранее не было опыта дистанционной работы сотрудников, то желательно сразу предупредить о том, что данные документы будут актуализироваться и дополняться в процессе работы.

Самыми важными моментами здесь будут определение порядка взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении. Здесь нужно продумать форму доведения задач до работника, получение от него отчета о проделанной работе, если результат работы не может быть сразу увиден и оценен. Работодатель вправе определить для дистанционного работника порядок, форму и периодичность такой отчетности (ст.312.3 ТК РФ).

Также работодатель обязан ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными им.

Если необходимо, передаем работникам необходимую технику (ноутбуки и т.п.) для осуществления удаленной работы. Такая передача может быть оформлена двусторонним актом.

Заключаем с сотрудником договора о материальной ответственности в отношении переданного ему имущества.

Налаживаем электронное взаимодействие с удаленными сотрудниками.

Осуществление иных необходимых мер, обеспечивающих эффективное удаленное взаимодействие (например, получение электронных подписей, настройка удаленного доступа, общих чатов/каналов связи и т.п.). Обеспечиваем защиту безопасности данных при удаленной работе, настраиваем доступ к внутренним базам данных и другим аналогичным ресурсам. При необходимости обеспечиваем работников необходимыми средствами идентификации (электронными ключами, электронными подписями).

Внимание! Начала работу горячая линия по вопросам организации дистанционной работы

В заключение информируем о том, что 18 марта 2020 г. Сбербанк запустил бесплатную Всероссийскую горячую линию по организации дистанционной работы. По единому телефону 8-800-700-94-82 можно получить консультацию по любым вопросам организации дистанционной работы. Консультацию могут получить и граждане, и организации. Режим работы горячей линии – 24/5 (круглосуточно в будние дни).

Работник ежедневно еженедельно каждые дней указать сроки и периодичность отчета представляет работодателю отчет о проделанной работе, по форме, утвержденной работодателем.

Работа в условиях коронавируса: правовой аспект

ТК РФ содержит ряд положений, предусматривающих особенности организации труда в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия, к числу которых отнесена и эпидемия [11 марта ВОЗ объявила вспышку коронавируса пандемией, но для целей рассмотрения порядка оформления трудовых отношений мы считаем эти понятия равнозначными. – ГАРАНТ.РУ]. В частности, кодекс выводит за рамки принудительного труда, который запрещен в России, работу, выполняемую в условиях чрезвычайных обстоятельств, включая эпидемию (абз. 3 ч. 3 ст. 4 ТК РФ). Кроме того, узаконена возможность заключения по соглашению сторон срочного трудового договора для проведения неотложных работ по предотвращению эпидемий, а также для устранения их последствий (абз. 5 ч. 2 ст. 59 ТК РФ).

Читайте также:  Кадастровая справка о кадастровой стоимости земельного участка

Остальные упоминания об эпидемиях касаются возможности:

перевода работника без его согласия на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу у того же работодателя для предотвращения эпидемии или устранения ее последствий (ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ);

прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в случае наступления чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (в том числе эпидемии), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа госвласти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);

привлечения работодателем работника к сверхурочной работе без его согласия при производстве неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, в частности эпидемии (п. 3 ч. 3 ст. 99 ТК РФ);

привлечения работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их согласия для выполнения неотложных работ в условиях эпидемии при наличии угрозы жизни или нормальным жизненным условиям всего населения или его части (п. 3 ч. 3 ст. 113 ТК РФ).

2 ТК РФ для перевода сотрудников на удаленный режим может быть неоднозначным.

Перевод работников на дистанционную работу в связи с коронавирусом

Как известно, самым лучшим средством борьбы с распространением инфекций является ограничение социальных контактов. Поэтому одной из самых эффективных мер, способных уменьшить распространение в России нового коронавируса, ожидаемо стал массовый перевод сотрудников на удаленную работу.

Рассмотрим кратко, в каком порядке такие переводы должны осуществляться и оформляться.

Дистанционная работа и ТК РФ

Нормы, касающиеся дистанционной работы, содержатся в гл.49.1 ТК РФ. Напомним, дистанционная работа имеет следующие признаки:

– трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его филиала, представительства, иного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя;

– для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в т.ч. сеть Интернет.

Основание для перевода сотрудников на дистанционную работу

Напомним, не так давно с просьбой о данной мере обратились к работодателям представители государственной власти. На данный момент такое обращение нужно трактовать именно как просьбу. Перевод работников на удаленную занятость не является строго обязательным и решается в рамках ТК РФ.

Основанием для перевода сотрудника на удаленку на данный момент может являться только соглашение сторон. Причем инициатива здесь может исходить либо от работника, либо от работодателя.

Некоторые специалисты высказывают мнение, что в текущей ситуации работодатель вправе в одностороннем обязать работников работать дистанционно на основании ст.74 ТК РФ. Напомним, речь в данной норме идет об изменении условий договора работодателем, в ситуации, когда прежние условия труда не могут быть сохранены, в том числе по причинам, связанным с изменением организационных условий труда. Однако на данный момент мы имеем только рекомендацию властей по возможности перевести работников на удаленную работу. Пока данная рекомендация не превратится в обязательное требование, ее исполнение – дело сугубо добровольное, и говорить об «изменении организационных условий труда», на наш взгляд, оснований нет. Кроме того, применение положений ст.74 ТК РФ сопряжено с определенными неудобствами, основное из которых: о предстоящих изменениях условий договора работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца. В текущей ситуации, когда скорость принятия решений очень важна, двухмесячное ожидание сведет на нет весь эффект от принятых мер.

Таким образом, перевод на удаленную работу следует производить по обоюдному согласию сторон (работника и работодателя). Инициативу здесь, как уже было сказано, может проявить любая сторона.

Алгоритм перевода на дистанционную работу в связи с рекомендациями органов власти.

Формируем список работников, должностные обязанности которых позволяют перевести их на дистанционную работу (без ущерба или с минимальным ущербом для результатов их деятельности). Затем опрашиваем данных работников из списка с целью выявления тех, кто может и хочет работать удаленно.

В случае, когда инициатива исходит от работника, на данном шаге работником подается заявление о переходе на удаленный формат работы. В заявлении указывается причина для такого перехода. Причину можно сформулировать, например, следующим образом:

– принятые властями ограничительные меры в отношении коронавирусной инфекции;

– невозможность пребывания на рабочем месте в связи с введением карантина в образовательном учреждении, которое посещает ребенок, и необходимостью присмотра за ребенком дома;

– исполнение рекомендаций органов власти о временном сокращении социальных контактов.

Пример формулировки самого заявления:

В связи с [причина] прошу предоставить мне возможность работать дистанционно до нормализации эпидемиологической обстановки в г. ….

На удаленную работу готов перейти с [дата]

Определяем реальную возможность для удаленной работы в отношении желающих работать дистанционно.

В отношении лиц, желающих перевестись на «удаленку» или не возражающих против такого перевода, необходимо уточнить:

– реальную возможность удаленной работы (с учетом имеющейся техники, доступа в интернет и других ресурсов, необходимых для исполнения обязанностей),

– возможные дополнительные расходы работодателя, связанные с обеспечением работника необходимыми ресурсами, либо с возмещением ему затрат на использование собственных,

– предполагаемый (возможный) график работы, доступность для связи (постоянной или в оговоренное время), иные особенности работы с учетом исполняемых обязанностей.

Данный шаг необходим для получения уверенности в том, что дистанционные работники смогут выполнять свои должностные обязанности без ущерба или с минимальным ущербом для результатов их деятельности.

Разрабатываем процессы взаимодействия с удаленными работниками (если такого опыта у организации ранее не было).

На данном этапе производится разработка регламентов и иных внутренних нормативных документов, необходимых для удаленной работы. Особо следует регламентировать порядок и периодичность взаимодействия между работодателем и удаленными работниками, определить положения о коммерческой тайне, персональных данных и т.п. в отношении дистанционных работников.

Заключаем дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками, в отношении которых перевод на удаленную работу оказался возможен. В них следует отразить особенности, характерные для договоров с дистанционными работниками (см.ст.312.3 ТК РФ).

В частности, в дополнительном соглашении следует оговорить следующие изменения (курсивом приведены возможные формулировки для дополнительного соглашения):

– зафиксировать тот факт, что служебные обязанности сотрудника теперь будут выполняться дистанционно.

Работа, выполняемая работником по настоящему трудовому договору, с [дата начала удаленной работы] является дистанционной. Для выполнения данной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования [или указать иной способ удаленной связи]

– указать новое место работы работника (место, в котором дистанционный работник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором – см.Письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1). Здесь можно привести адрес места жительства сотрудника. Некоторые специалисты считают возможным ограничиться указанием на населенный пункт, в котором трудится работник.

Работник непосредственно исполняет свои трудовые обязанности по адресу… / в г. …

– если работодатель обеспечивает работника необходимой техникой для работы и иными ресурсами, то в раздел «Обязанности работодателя» следует включить эту информацию.

Работодатель обеспечивает работника необходимыми для исполнения работы … [оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, ….]

Если для работодателя важно, чтобы дистанционный работник использовал предоставленные или рекомендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и т.п., то он вправе включить в договор с работником соответствующее дополнительное условие. Такое право предоставлено работодателям нормами ст.312.2 ТК РФ.

– условия возмещения удаленному работнику расходов, связанных с дистанционным исполнением трудовых обязанностей, а также, при необходимости, условия выплаты компенсации за использование работниками принадлежащих им оборудования и других средств труда.

Работодатель возмещает работнику понесенные им расходы, непосредственно связанные с исполнением им своих трудовых обязанностей в порядке дистанционной работы, в том числе … [расходы на интернет, расходы на связь и т.п.]. Возмещение производится до … числа месяца, следующего за месяцем осуществления расходов, на основании и при условии предоставления работником документов, подтверждающих понесенные расходы..

– порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе.

Работник ежедневно/еженедельно/каждые …дней [указать сроки и периодичность отчета] представляет работодателю отчет о проделанной работе, по форме, утвержденной работодателем.

– установить режим труда и отдыха для удаленного работника, если работодатель считает необходимым это сделать (например, ему необходима связь с работником в определенное время дня, или работник обязан присутствовать на совещаниях в определенные дни недели). При отсутствии в трудовом договоре с условием дистанционной работы подобных положений, работник вправе самостоятельно определять для себя режим труда и отдыха.

Режим рабочего времени работника устанавливается … Изменение данного режима возможно при условии предварительного согласования с … [наименование должности согласующей стороны].

Работник обязуется быть доступным для связи с ним по [указание на канал связи – телефон, эл.почта, рабочий чат и т.п.] в следующие дни/часы: …

– установить момент возвращения на работу в офис. С большой вероятностью перевод на удаленную работу будет временной мерой, поэтому в дополнительном соглашении рекомендуется сразу урегулировать вопрос о порядке возврата сотрудников на работу в офис. Возвращение к офисной работе также повлечет за собой изменение условий труда (которое также потребует согласия обеих сторон), и лучше будет этот момент заранее продумать и согласовать с работником. Сроки действия условия о дистанционной работе могут быть увязаны с решениями органов государственной власти. Например, для г.Москвы можно ориентироваться на период действия Указа мэра города от 05.03.2020 №12-УМ «О введении режима повышенной готовности».

Действие настоящего дополнительного соглашения к трудовому договору распространяется на период неблагоприятной эпидемиологической обстановки в г. … и завершается после … [указание на событие, на основании которого прекращается режим дистанционной работы]

– определить иные моменты, которые работодатель и работник пожелают зафиксировать в отношении дистанционной работы.

Ознакомление всех сотрудников (не только дистанционных) с тем, какие сотрудники и с какого момента переходят на удаленный режим работы. Ознакомление сотрудников, остающихся в офисе, с порядком взаимодействия с удаленными сотрудниками.

Читайте также:  Образец приказа о дисциплинарном взыскании за прогулы, как грамотно составить?

Знакомим (под подпись) работников, переходящих на удаленную работу, с регламентами и требованиями к удаленному исполнению должностных обязанностей. Передаем работникам (в бумажном или электронном виде) все необходимые инструкции. Если в организации ранее не было опыта дистанционной работы сотрудников, то желательно сразу предупредить о том, что данные документы будут актуализироваться и дополняться в процессе работы.

Самыми важными моментами здесь будут определение порядка взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении. Здесь нужно продумать форму доведения задач до работника, получение от него отчета о проделанной работе, если результат работы не может быть сразу увиден и оценен. Работодатель вправе определить для дистанционного работника порядок, форму и периодичность такой отчетности (ст.312.3 ТК РФ).

Также работодатель обязан ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными им.

Если необходимо, передаем работникам необходимую технику (ноутбуки и т.п.) для осуществления удаленной работы. Такая передача может быть оформлена двусторонним актом.

Заключаем с сотрудником договора о материальной ответственности в отношении переданного ему имущества.

Налаживаем электронное взаимодействие с удаленными сотрудниками.

Осуществление иных необходимых мер, обеспечивающих эффективное удаленное взаимодействие (например, получение электронных подписей, настройка удаленного доступа, общих чатов/каналов связи и т.п.). Обеспечиваем защиту безопасности данных при удаленной работе, настраиваем доступ к внутренним базам данных и другим аналогичным ресурсам. При необходимости обеспечиваем работников необходимыми средствами идентификации (электронными ключами, электронными подписями).

Внимание! Начала работу горячая линия по вопросам организации дистанционной работы

В заключение информируем о том, что 18 марта 2020 г. Сбербанк запустил бесплатную Всероссийскую горячую линию по организации дистанционной работы. По единому телефону 8-800-700-94-82 можно получить консультацию по любым вопросам организации дистанционной работы. Консультацию могут получить и граждане, и организации. Режим работы горячей линии – 24/5 (круглосуточно в будние дни).

Основанием для перевода сотрудника на удаленку на данный момент может являться только соглашение сторон.

В помощь работодателям Трудовой кодекс РФ

Во всех регионах Российской Федерации в связи с угрозой распространения коронавируса (2019-nCoV, COVID-2019) действуют меры повышенной готовности. Работодатели постепенно переводят персонал на дистанционное сотрудничество. Такой переход позволяет соблюдать противоэпидемические и профилактические мероприятия, установленные властями. Сложности при оформлении сотрудников на удаленный режим работы возникают, но все проблемы решаемы. Главное правило – соблюдать положения трудового законодательства, такие как:

  • абзац 3 ч. 3 ст. 4 ТК РФ ;
  • абзац 5 ч. 2 ст. 59 ТК РФ ;
  • часть 2 ст. 72.2 ТК РФ ;
  • пункт 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ ;
  • пункт 3 ч. 3 ст. 99 ТК РФ ;
  • пункт 3 ч. 3 ст. 113 ТК РФ .

Отмеченные выше нормативные акты содержат информацию, которая касается нюансов организации труда персонала в условиях ЧС (чрезвычайных ситуациях). К ним относится и пандемия коронавируса. В соответствии с Трудовым кодексом России в случае эпидемии работодатель имеет законное право:

  • перевести работника на иную работу;
  • привлечь служащего к сверхурочному выполнению обязанностей;
  • расторгнуть трудовой договор при наступлении чрезвычайных обстоятельств.

Данные о том, как оформить перевод сотрудников на удаленную работу, можно найти в главе 49.1 ТК РФ. Однако у работодателей возникает множество вопросов, ведь в нормативном акте не указана информация, которая касается дистанционного сотрудничества именно в период пандемии. Обратимся к мнению специалистов.

режим работы и отдыха;.

Шаг 3. Оформить дополнительное соглашение

При получении от работника согласия на удаленную работу, необходимо подготовить дополнительное соглашение.

Необходимо помнить, что такой переход на удаленную работу — это только изменение места работы сотрудника. Он остается у того же работодателя и будет выполнять все те же трудовые функции. Таким образом, это не является переводом на другую работу.

В дополнительное соглашение необходимо внести следующие условия:

  • Указать, что работа будет выполняться дистанционно — это главный пункт изменений;
  • В качестве места работы необходимо указать наименование работодателя. Списывать адрес проживания на период удаленной работы сюда не нужно;
  • Необходимо указать порядок обеспечения безопасных условий труда сотрудника;
  • Определить порядок обмена информацией между работником и офисом, либо между работниками. Отдельно необходимо оговорить правила обмена данными, которые составляют государственную либо корпоративную тайну;
  • Определить порядок обеспечения работника имуществом, необходимым для исполнения обязанностей;
  • Определить условия контроля за трудом сотрудника — например, как он должен отчитываться о проделанной работе, как часто это должно происходить и т.д.

Определить порядок обеспечения работника имуществом, необходимым для исполнения обязанностей;.

Основания для удаленной работы

Каждый работодатель в Российской Федерации вправе самостоятельно определять формат деятельности своего предприятия. С возникновением угрозы распространения коронавируса в России издан ряд нормативных актов, настоятельно рекомендующих компаниям предпочесть, насколько это возможно, удаленный вариант.

Основным актом является Указы президента №206 от 25.03.2020 и , в котором озвучена необходимость борьбы с пандемией и предусмотрены оплачиваемые нерабочие дни. 26 марта 2020 года на официальном сайте Минтруд пояснил, что объявленные нерабочие дни не являются ни выходными, ни праздничными, и они оплачиваются в однократном размере. Чуть позже пресс-секретарь президента Дмитрий Песков пояснил, что нерабочая неделя не предполагает всеобщего отдыха: все, кого отправили на удаленную работу, продолжают трудиться, равно как не прекращается дистанционное обучение, а цель этой меры — не предоставить гражданам отдых, а создать условия для самоизоляции.

Одновременно на территории разных субъектов РФ издан ряд нормативных актов, направленных на борьбу с коронавирусом и затрагивающих вопрос удаленки. Общефедеральные документы, такие как постановление правительства об удаленной работе, пока отсутствуют.

На территориальном уровне рекомендовали перейти на удаленку, например:

  • мэр Москвы Сергей Собянин в п. 8 Указа от 29 марта 2020 года №34-УМ;
  • губернатор Московской области Андрей Воробьев в п. 11 Постановления от 29.03.2020 №162-ПГ;
  • губернатор Санкт-Петербурга Александр Беглов в п. 7.5 Постановления от 13.03.2020 №121.

Подобные документы изданы еще в ряде субъектов, поскольку на большей части РФ введен режим самоизоляции.

женщин беременных, многодетных, имеющих малолетних детей ;.

Минтруд ответил на вопросы работодателей по коронавирусу

Российские власти предпринимают меры по ограничению распространения коронавируса . При этом, на данный момент не все предложения возможно реализовать из-за того, что они не регламентированы законами и нормативными документами. Минтруд дал свои разъяснения и ответил на 12 вопросов работодателей, которым приходится принимать управленческие решения и выполнять поступающие верху распоряжения.

Российские власти предпринимают меры по ограничению распространения коронавируса . При этом, на данный момент не все предложения возможно реализовать из-за того, что они не регламентированы законами и нормативными документами. Минтруд дал свои разъяснения коллегам из “Российской газеты” и ответил на 12 вопросов работодателей, которым приходится принимать управленческие решения и выполнять поступающие верху распоряжения.

Вопрос 1: Нужно ли переводить работников на удаленный режим?

Чтобы предотвратить распространение инфекции, власти рекомендуют перевести работников на дистанционный режим работы. Трудовой кодекс позволяет организовывать работу на дому, если для этого есть производственные условия.

Вопрос 2: Можно ли работнику самостоятельно принять решение о переходе на удаленку?

Это можно сделать только по согласованию с работодателем, подписав дополнительное соглашение к трудовому договору. Многие работодатели сейчас, если условия производства это позволяют, сами переводят работников на дистанционный режим.

Вопрос 3: Как организовать перевод персонала на удаленную работу?

Для этого работодателю нужно: составить предварительные списки тех сотрудников, которых можно перевести на дистанционную работу, согласовать этот список с работниками и руководителями подразделений, утвердить график работы, определиться со способами обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, решить вопрос о возможности использования программных, аппаратных и технических ресурсов компании на дому. Перевод на дистанционный режим квалифицируется как изменение условий трудового договора, поэтому с работниками нужно будет подписать дополнительные соглашения и издать приказ о временном переводе на удаленную работу (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV). Под приказом работники должны расписаться.

Вопрос 4: Что делать, если работодатель отказывается перевести персонал на дистанционный труд?

Отказаться от перевода сотрудников на удаленку – право работодателя, но Минтруд настоятельно рекомендует сделать это, если условия производства позволяют.

Вопрос 5: Как повлияет удаленная работа на зарплату сотрудников? Если свои обязанности сотрудник сможет выполнять на удаленке в прежнем качестве и объеме, его заработок останется прежним.

Вопрос 6: Можно ли заключать трудовые договоры дистанционно?

В период эпидемии заключать соглашения стороны могут в режиме онлайн, но соблюдая при этом все положения трудового законодательства. Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписан работником и работодателем.

Вопрос 7: Можно ли расторгать трудовые договоры дистанционно?

Да, но при соблюдении всех положений ТК, в том числе, касающихся предварительного порядка оповещения работодателя. При этом усиленной квалифицированной электронной подписью стороны могут пользоваться в порядке, предусмотренном для дистанционных работников главой 49.1 Трудового кодекса.

Вопрос 8: Имеет ли право работодатель отправить работника, вернувшегося из-за границы, в отпуск за свой счет?

Нет, это нарушение закона. Работник должен соблюдать режим самоизоляции и на этот период оформить больничный лист он может дистанционно. Оплата такого больничного производится напрямую за счет средств ФСС , расчет пособия производится в общем порядке – с учетом заработка и страхового стажа.

Вопрос 9: Как оформить больничный, когда возвращаешься из зарубежной поездки?

Необходимо подать заявление на портале госуслуг . Оформлением больничного и расчетом пособия будет заниматься ФСС .

Вопрос 10: На какой срок выдается больничный гражданину, находящемуся на карантине в связи с коронавирусом ?

Больничный будет выдан сразу на две недели. Первая часть пособия будет выплачена через семь дней, вторая – через день после того, как больничный будет закрыт.

Вопрос 11: В каком порядке оплатят больничный лист по карантину?

Порядок расчета пособия по такому больничному ничем не отличается от обычного. ФСС запросит у работодателя информацию о заработке и стаже сотрудника, после чего произведет расчет с учетом этих параметров.

Вопрос 12: У ребенка в школе объявлен карантин, может ли кто-то из родителей взять на этот период больничный?

Нет, родителям школьников больничные выдавать не будут, смогут оформить больничный только родители дошкольников, если детский сад закроется на карантин.

Да, но при соблюдении всех положений ТК, в том числе, касающихся предварительного порядка оповещения работодателя.

Добавить комментарий