Заявление на выдачу денег в подотчет в 2022 году

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Что такое подотчетные суммы

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

  • приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
  • оплату бензина
  • командировочные расходы и т.д.

Кому можно выдавать подотчетные суммы

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Какую суммы можно выдавать под отчет

Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

Отчетность по потраченным деньгам

После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

  • квитанции;
  • товарные и кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Кто формирует приказ

Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.

Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

На что опираться при создании приказа

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

Форма документа

На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.

Формат документа

Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.

Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Правила по хранению, сроки

Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Как в 2022 году переводить деньги подотчетнику на его карту?

Перечислить деньги под отчет на банковскую карту работника быстрее и удобнее по сравнению с наличными расчетами. Но не нужно забывать, что деньги, поступившие работнику на зарплатную карту, могут быть списаны банком для иных целей. Карта может быть заблокирована.

Компания вправе выдавать деньги под отчет, перечисляя их на личные (в том числе «зарплатные») банковские карты работников. Но без нюансов, как водится, никуда. О них и поговорим.

Разъяснения Минфина о выдаче денег под отчет

Разъяснения на эту тему содержатся в письмах Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 и от 28.01.2014 № 02-03-09/3057.

Чиновники отмечают, что по банковскому счету физлица возможны операции в валюте нашей страны с использованием карты, не запрещенные законодательством.

Минфин не против перечисления организацией на карты сотрудников подотчетных денег для операций, связанных:

  • с приобретением для фирмы той или иной продукции (ГСМ, канцтоваров и т.д.), работ, услуг;
  • командировочными расходами;
  • компенсацией сотрудникам документально подтвержденных затрат.

При этом специалисты ведомства рекомендуют:

  • зафиксировать порядок подобных расчетов с подотчетниками в ЛНА, определяющем учетную политику фирмы. Это предписание сделано на основе статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Хотя многие эксперты считают, что методика расчетов с подотчетниками не относится к способам ведения бухучета, фиксируемым в учетной политике. Тем не менее, возможность и алгоритм перечисления подотчетных средств на карты сотрудников в каком-то локальном акте (допустим, в Положении о расчетах с подотчетными лицами) предусмотреть следует. А если решите прислушаться к представителям ведомства, можно закрепить в учетной политике спецположение такого толка: расчеты с подотчетными лицами производятся как в наличном, так и в безналичном порядке; средства на командировки и хознужды выдаются под отчет путем перечисления на личные банковские карты сотрудников организации на основании их заявлений;
  • получить от специалиста письменное заявление о переброске средств на его личную карту (с указанием реквизитов). Добавим, что на заявлении (где также показывают необходимую сумму, для чего она нужна и срок, на который требуется) руководитель ставит резолюцию (с подписью и датой). Форма заявления произвольная. Кстати, в КоАП РФ нет наказания за перечисление денег на банковские карты подотчетников без их письменных заявлений;
  • указывать в платежке, что выдаваемые суммы являются подотчетными. В поле 24 «Назначение платежа» пропишите, например: «Аванс на командировочные расходы» либо «Под отчет на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды»;
  • сотруднику прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату с помощью «пластика» (слипы, квитанции электронного терминала и др. — см., например, письма Минфина России от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877 и от 21.05.2022 № 03-03-07/38967, постановления АС Московского округа от 19.05.2022 № Ф05-9278/2022 и ФАС того же округа от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06).

Желательно, чтобы подотчетник приложил и выписку, подтверждающую факт поступления средств от компании на его банковский счет.

Более того, Минфин призывает вести расчеты с подотчетниками с помощью их дебетовых карт. Ведь, как показывает практика, это комфортно, упрощает процедуры по возмещению командировочных расходов, повышает оперативность и надежность платежей (см. письмо от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

НДФЛ с подотчетника

Деньги, выданные сотрудникам под отчет, не являются их доходом, облагаемым НДФЛ. Данную позицию служители Фемиды высказывали не раз (постановления АС Центрального округа от 01.02.2017 № Ф10-5594/2016 и от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016, Тринадцатого ААС от 04.06.2019 № 13АП-9475/2019 и др.).

Есть риск, что инспекторы квалифицируют перечисление подотчетных средств на карту сотрудника как выдачу ему зарплаты. Результат — доначисления с пенями и штрафами.

Взять хотя бы Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007. Компания в проверяемом периоде произвела ряд перечислений на «зарплатную» карту работника. Контролеры выявили, что на эти операции нет документов, подтверждающих выдачу денег под отчет. Значит, эти суммы — не что иное, как зарплата.

Итогом стало доначисление предприятию «зарплатных» налогов, плюс пени и штрафы. Но арбитры с инспекторами не согласились. Причины вот в чем:

  • приказом директора разрешено в связи с производственной необходимостью выдавать средства в подотчет, в том числе, с расчетного счета на банковскую карту работника;
  • фирма представила платежки, где нет указания на перечисление спорных сумм в качестве зарплаты. Есть в наличии и авансовые отчеты сотрудника с накладными на покупку МПЗ, кассовыми чеками, выданными продавцом квитанциями к приходным ордерам и др.;
  • перевод средств отражен в журналах-ордерах по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суд пришел к выводу об отсутствии у налоговиков достаточных оснований для признания сумм, выданных компанией сотруднику, его зарплатой.

Однако при выполнении вышеприведенных рекомендаций негативных налоговых последствий у фирмы возникнуть не должно.

Особое внимание — к платежному поручению: не забывайте указывать в поле 24 «Назначение платежа», что средства являются подотчетными.

Списание долга с подотчетного лица

В заключение — еще об одном возможном риске. Его иллюстрирует Постановление АС Волго-Вятского округа от 19.01.2017 № Ф01-5227/2016, одобренное высшей инстанцией.

Компания перечислила на личную карту сотрудника сумму (руководствуясь его заявлением) с наименованием платежа «Перевод денежных средств под отчет». Но на следующий день банк списал деньги с этой карты на основе постановления судебного пристава-исполнителя. Компания потребовала от пристава возвратить ей аванс, которым она снабдила подотчетника, но тот остался глух.

Тогда фирма, посчитав, что действиями (бездействием) пристава ей причинены убытки, обратилась к судьям. Она упирала на то, что перечисленная работнику сумма являлась собственностью компании и не могла быть списана по долгам этого человека. Убытки возникли в результате невозврата приставом фирме данных средств. Но служители Фемиды предприятию отказали.

Из норм ГК РФ судьи сделали вывод, что деньги, поступившие на банковский счет указанного гражданина (должника), являются его собственностью.

Суд не усмотрел причинно-следственной связи между действиями (бездействием) пристава и убытками организации.

Что писать в платежном поручении на перечисление под отчет

Чтобы исключить возможные проблемы с банком, в платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» нужно указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Эта формулировка поможет уменьшить налоговые риски и избежать квалификации перечисленных денег, как заработной платы с доначислением НДФЛ и страховых взносов.

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2022 году

Банк России опубликовал указание от 05.10.2022 № 5587-У, которым скорректировал порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2022 году и ведения кассовых операций. Изменения носят технический, но принципиальный характер. Они направлены на упрощение обращения подотчетной налички. Теперь организации смогут выдавать распорядительный документ на несколько выдач денег одному или нескольким подотчетным лицам. В документе следует указать фамилии и инициалы и суммы наличности и сроки, на которые выданы деньги. В заявлении на выдачу денег под отчет теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы.

Требование об обязательном составлении авансового отчета больше не действует. Организация самостоятельно установит срок, в течение которого осуществляются расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений, и когда подотчетник обязан отчитаться об использованных суммах и вернуть остаток в кассу.

Изменились требования к работе кассиров. Установлено, если обособленное подразделение не хранит наличность и по окончании кассовых операций сдает ее в кассу организации, то такие обособленные подразделения вправе не вести кассовую книгу 0310004. При приеме наличных денег в кассу кассир проводит контроль их платежеспособности в соответствии с указанием Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособные банкноты и монеты кассир обязан принимать. Это, в частности, банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки и без повреждений. Не подлежат приему в кассу деньги, имеющие повреждения следующего характера:

  • в случае банкнот — загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратившие углы, края;
  • в случае монет — с мелкими механическими повреждениями.

Их следует сдавать в банк.

Действующие правила подотчета

В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

Основание для выдачи денег в подотчет

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2022 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

  • издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
  • оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2022 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Пример заявления работника на выдачу подотчетных денег:

Образец приказа о выдаче денег под отчет:

Оформление кассовых документов в электронном виде

Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.

Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Используйте бесплатно новые инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать работу с подотчетниками.

Деньги в подотчет должникам

Новые правила подотчета 2022 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.

Требования к чекам, подтверждающим расходы

В 2022 году вступило в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, — чеков — бумажных и электронных. Хотя список, какие документы требовать от подотчетников во втором полугодии, не изменился, — чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы предоставленные подтверждения соответствовали уже новым требованиям. Как избежать новые риски в расчетах с подотчетниками — проверять все предоставленные документы на соответствие новым требованиям.

Когда работник предоставляет их, обратите внимание, чтобы в чеках и БСО были сведения:

  • о наименовании и ИНН покупателя;
  • стране происхождения товара;
  • номере таможенной декларации;
  • сумме акциза.

Эти данные важны, если работник приобретает товары или услуги от имени компании или ИП. Если он тратит деньги на такси, мойку или ремонт авто, ему обязаны выдать чек, а не БСО, подобная замена кассового чека осталась в исключительных случаях.

Что касается электронных чеков, то они приравнены к бумажным. Работник вместе с авансовым отчетом вправе предоставить распечатанные чеки на купленные товары и услуги, которые он получил в SMS или на e-mail. Аналогичные нормы действуют для отчета о расходах на покупку в интернет-магазинах и за электронные деньги.

В то же время учтите, что при онлайн-покупке билетов на самолет (поезд) для подтверждения расходов следует распечатать посадочный талон и поставить на этот документ отметку о досмотре. В противном случае налоговики не примут его, сомневаясь, что ваш работник пользовался транспортными услугами (письмо ФНС России №СД-3-3/3409@ от 11.04.2019).

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2022 году

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

3 основных документа по оформлению подотчетных сумм

Для документального оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу и последующего контроля за их расходованием необходимо оформить следующие документы:

  • Заявление подотчетника либо распорядительный документ работодателя.

Выдать деньги под отчет банкиры позволяют только при наличии одного из документов, оформленного в письменном виде (п 6.3 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У):

  • заявления подотчетного лица;
  • Лраспорядительного документа работодателя (приказа, распоряжения и т. д.).

Оформляется такой документ на каждую выдачу наличных денег. Форма — произвольная, но с указанием (Письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

  • ФИО подотчетного лица;
  • цели получения подотчетных денег;
  • размера подотчетной выплаты;
  • срока ее возврата;
  • подписи руководителя;
  • даты и регистрационного номера.

Если подотчетные деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, в документе должны присутствовать детальные реквизиты, необходимые для оформления перечисления.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2022 году

  • Приходно-расходные кассовые документы по подотчету.

Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами.

Деньги под отчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту сотрудника (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

Минфин не возражает против перечисления подотчетных сумм на банковские «зарплатные» карты сотрудников (Письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В законодательстве нет прямых запретов на такие действия (п. 1.5, п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт»).

Этот документ оформляет подотчетное лицо, отражая в нем набор сведений о подотчетных средствах — сумме полученного аванса, величине расхода, остатке или перерасходе подотчетных денег и другие сведения.

Оформляется он в одной из форм:

  • на унифицированном бланке № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
  • в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), разработанной в компании и закрепленной в качестве первичного документа в приложении к учетной политике.

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: товарные и кассовые чеки, билеты, товарные накладные, акты, квитанции такси, счета гостиницы и т. д. Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.

Если у вас остались вопросы по операциям с подотчетными средствами, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Дополнительные подотчетные документы

Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.

Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:

  • служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
  • приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
  • уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Готовые образцы подотчетных документов представлены в материалах Консультант+:

Налоговые риски документальных ошибок подотчета

Если в документах подотчетных лиц имеются ошибки или к авансовому отчету не приложены подтверждающие документы, могут возникнуть разного рода риски, в том числе налоговые:

В «прибыльных» расходах допустимо учитывать подотчетные расходы, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ, и из них можно установить, какие расходы произведены (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/4915, от 28.01.2022 № 03-03-06/1/4913, от 21.03.2019 № 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 № 03-03-06/1/18478)

  • Риск доначисления НДФЛ.

Выданные под отчет средства, по которым сотрудник не отчитался в установленные сроки, признаются его задолженностью перед работодателем и подлежат удержанию из заработной платы (ст. 137 ТК РФ)

Помимо налоговых рисков возможны и иные негативные последствия. К примеру, если приобретенные на подотчетные деньги ТМЦ без оправдательных документов не будут оприходованы, к подотчетнику может быть предъявлен иск в части причинения вреда компании (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.10.2017 № А32-12049/2015).

Способы снижения рисков

Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:

  • Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.

  • Оформите приказ о подотчетных лицах.

В приказе зафиксируйте:

  • список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет;
  • допустимую к выдаче максимальную сумму;
  • предельные сроки, на которые выдаются подотчетные средства.

Обычно такой приказ оформляется в начале года на 12 месяцев или на больший срок. При необходимости в него вносятся изменения и дополнения.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2022 году

  • Контролируйте назначение платежа в платежках на перечисление подотчетных средств.

Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2022 году

Снизить риски поможет планомерная работа с сотрудниками — выдайте им памятки с напоминанием о сроках отчетов по подотчетным суммам и перечнями документов, прилагаемых к авансовым отчетам для разных ситуаций, разработайте шаблоны заявлений на выдачу денег, проводите обучение сотрудников по подотчетным правилам.

Подотчетный документооборот и новое Указание ЦБ РФ № 5348-У

С конца марта 2022 года компании при выдаче подотчетных денег должны руководствоваться новыми правилами наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Они не изменили коренным образом прежние нормы из Указания от 07.10.2013 № 3073-У, но частично подкорректировали их.

Новое указание предписывает производить наличные расчеты между компаниями, ИП и физлицами за счет налички, поступившей в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (Письмо ЦБ от 04.06.2022 № 45-19/5013).

Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

В такой ситуации придется деньги сначала сдать в банк, а затем снять и уже затем выдать подотчетнику.

Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится.

Инструкция: заявление на подотчетные деньги из кассы бюджетной организации

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет — это официальное обращение к руководству о предоставлении конкретной суммы на покупку товаров, работ и услуг для нужд предприятия.

Как правильно выдать деньги подотчет

  1. Работник составляет заявление подотчетного лица на выдачу денег, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в их использовании.
  2. Руководитель изучает письменное обращение сотрудника, принимает решение и визирует заявление.
  3. Обращение с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.

Сотрудник обязан расписаться в расходном кассовом ордере, пересчитать и проверить выданные наличные.

Актуальные материалы К+

Подобрали полезные обзоры и инструкции по теме денег подотчет:

Обязательно ли писать заявление

Если вы выдаете наличные деньги из кассы, запрос на имя руководителя обязателен. Для документального оформления подотчета необходимо заявление, завизированное руководителем, или официальное распоряжение (Указания ЦБ РФ №3210-У ). Отдельный приказ о выдаче теперь не нужен.

Если же денежные средства переводятся на карту сотрудника, письменное обращение не потребуется. Штрафы за выдачу безналичных сумм без предварительной заявки не предусмотрены.

Как правильно составить сотруднику

Обращение составляется в единственном экземпляре на имя руководителя организации либо на иное ответственное лицо с соответствующими полномочиями. Унифицированной формы нет. Корректная заявка от имени работника содержит сведения:

  1. Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
  2. Необходимая сумма для осуществления расходов.
  3. Обоснование получения денег.
  4. Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
  5. Дата и подпись с расшифровкой.

Заявку составляют как в письменной (от руки), так и в электронной форме. Если вы подготовили электронный запрос, распечатайте его, поставьте подпись и передайте на согласование директору.

Вот так выглядит образец заявления на подотчет от работника:

Директору СДЮСШОР «gosuchetnik.ru»

Иванову Ивану Ивановичу

от заместителя директора

по организационной работе

Клубиной Инны Александровны

Прошу выдать мне денежные средства в подотчет на организацию и проведения мероприятия «Юбилей школы», из расчета:

  1. Шары воздушные – 500шт.*10 руб. = 500,00 рублей.
  2. Букеты – 10 шт. * 1000 руб. = 10 000,00 рублей.
  3. Поздравительные открытки – 25 шт. * 50 рублей = 1 250,00 рублей.
  4. Ценный подарок (сервиз) – 6 шт. * 500 руб. = 3 000,00 рублей.
  5. Ценный подарок (набор посуды) – 3 шт. * 1000 руб. = 3 000,00 рублей.
  6. Ценный подарок (набор посуды большой) – 1 шт. * 1 500 руб. = 1 500,00 рублей.

Итого: 19 250,00 (Девятнадцать тысяч двести пятьдесят рублей 00 копеек) рублей.

На срок до 16.03.2022 г.

Клубина /Клубина И. А./

Директор СДЮСШОР «gosuchetnik.ru» Иванов /Иванов И.И./

Как составлять руководителю

Директор — это такое же подотчетное лицо, как и другие сотрудники. Он обязан составлять заявку на выдачу наличных денег, но его содержание несущественно отличается.

Запрос пишется не на имя руководителя, а в компанию. То есть, в верхнем правом углу указывается наименование организации, ФИО и должность руководителя. И все. В тексте руководитель не запрашивает средства, а фиксирует факт их выдачи. Затем указываются цель затрат, сумма наличных и дата отчетности.

Вот примерный вариант такой заявки на деньги подотчет:

Заявление на подотчет от руководителя

Директор подписывает этот запрос только один раз — дублировать подпись руководителя как ответственного и должностного лица нет необходимости. Затем визу ставит бухгалтер, подтверждая тем самым выдачу наличных из кассы.

Как составлять, чтобы получить деньги на карту

Когда вы получаете деньги безналичным переводом на банковскую карту, составлять заявку не обязательно. Но и не запрещено (например, бухгалтер требует такой запрос для внутренней отчетности). Форма и содержание официального обращения не изменится: оформляете на имя руководителя с указанием цели и суммы расходов.

Вместо фразы «Прошу выдать наличные» напишите «Прошу перевести деньги на банковскую карту» и подробно укажите ее реквизиты — наименование банка, его ИНН, КПП и БИК, расчетный и корреспондентский счета.

Если заявления нет

Подотчетные наличные средства подвергаются особому вниманию со стороны контролирующих органов. За нарушение установленного порядка и выдачу денег из кассы без официального заявления на подотчет учреждению грозит административный штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП):

  • для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
  • для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Бухучет подотчета в бюджетном учреждении

Операции отражаются на 208 счете бухгалтерского учета. Взаиморасчеты учитываются в разрезе сотрудников-подотчетников отдельно по каждому авансовому. Рассмотрим основные примеры.

Пример №1. Кассир получил наличные денежные средства, списанные с расчетного счета для выдачи средств под отчет. В течение рабочего дня, средства выдали сотрудникам. Остаток наличности сдали на расчетный счет учреждения.

Списано с расчетного счета, наличность в кассу организации

Оприходованы денежные средства, списанные с расчетного счета

Выданы денежные средства подотчет

Остаток кассы на конец дня сдан в банк, на расчетный счет

Остаток поступил на расчетный счет

Пример №2. Кассир выдал средства сотруднику на хозяйственные нужды организации в сумме 7 000 рублей. Работник представил чеки на покупку хозяйственных товаров на сумму 6 850 рублей. Неиспользованный остаток сотрудник вернул в кассу.

Выдаем денежные средства в подотчет в 2022 году

Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2022 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

Кому можно выдавать деньги на нужны бизнеса

Работодатели обязаны организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Вы можете найти такое требование в части 1 статьи 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить генеральный директор компании. Он может издать приказ со списком лиц, которые вправе получать денежные средства. Вот образец такого приказа, по которому может производиться выдача денежных средств под отчет:

В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику. Они могут ему потребоваться, к примеру, для приобретения материалов для выполнения работ по гражданско-правовому договору. Такую сумму под отчет можно выдать ему, например, из кассы.

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:

Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании. Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2022 году.

Как издавать приказ о выдаче денег: пример

Итак, выдача денежных средств в подотчет в 2022 году возможна на основании приказа или другого распорядительного документа (пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок выдачи денег нет. Перед вами приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец):

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Заметим также, что можно издавать общий приказ на несколько сумм. Так, например, если выдача наличных денежных средств в подотчет необходима нескольким сотрудникам, то приказ может выглядеть так:

С 19 августа 2017 года основание для выдачи денежных средств подотчет – это приказ или иной распорядительный документ. При этом никто не запрещает работодателям продолжить принимать от работников заявления о выдаче необходимых денежных сумм. Однако, имейте в виду, что порядок выдачи ассигнований следует закрепить в
положении о выдачи денежных средств подотчет. Вы можете скачать пример положения о выдаче подотчетных денежных средств.

Сроки выдачи денежных средств

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Процесс выдачи денег

Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

  • оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
  • после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
  • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):

Вот образец РКО на выдачу денежных средств подотчет:

Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года (например, в 2022 году) о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.

Стоит заметить, что выдача денежных средств в подотчет учредителю или директор не запрещена. Однако стоит понимать, что никаких «поблажек» для руководителей в этой части не предусмотрено. Так, например, учредитель, как и любой другой сотрудник, обязан вернуть полученные подотчетные средства.

Ссылка на основную публикацию