Приказ об утверждении штатного расписания на 2022 году

Как разработать штатное расписание на 2022 год

Штатное расписание — это документ, которым регулируются вопросы оплаты труда, распределения должностей, подчиненность цехов, отделов и участков. Для его составления используют либо унифицированную форму, либо самостоятельно разработанный бланк.

Скачать бесплатно бланк штатного расписания на 2022 год в эксель (унифицированная форма)

Скачать образец штатного расписания на 2022 год для бюджетного учреждения

Скачать образец штатного расписания для рабочих склада у индивидуального предпринимателя

Скачать образец штатного расписания с фамилиями сотрудников (штатная расстановка)

Что это за документ

Штатное расписание, или штатка, — внутренний нормативный акт, определяющий состав работников организации с указанием их должностей и окладов. Перед тем как заполнить штатное расписание, необходимо иметь четкое представление о последовательности производственных процессов и количестве подразделений организации. Для этого предварительно разрабатывается структура организации, которая дает представление о составе и соотношении внутренних звеньев предприятия: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйствующий объект. В структуре количество штатных единиц и размер зарплаты не указываются, для этого существует штатка.

Документ заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам). Заполнение производится с опорой на:

  • устав организации;
  • структуру предприятия (если она составлялась);
  • нормы численности;
  • ОКПДТР, ЕКС, ЕТКС, профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Для чего готовить штатное расписание в организации, в него же не вносятся фамилии конкретных работников? Суть этого документа — контроль структуры предприятия, численности сотрудников и размера зарплатного фонда. Чтобы знать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка, которая формируется на локальный филиал или на всю структуру предприятия.

Штатка должна содержать:

  • перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
  • наименование должностей с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
  • сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2 категории, фрезеровщик 5 разряда и т. д.);
  • сведения о количестве ставок;
  • оклад, часовая тарифная ставка в соответствии с действующей системой оплаты труда;
  • виды и размеры доплат и надбавок.

Поскольку на законодательном уровне не предложена иная форма штатного расписания на 2022 год, кроме как форма №Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004, допустимо использовать ее. Если организация имеет в системе оплаты труда другие составляющие, она вправе разработать самостоятельно бланк, предусмотрев все особенности, или дополнить форму Т-3 графами. Ячейки без данных оставляют пустыми.

Еще больше указаний по штатному расписанию найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к подробному руководству для кадровика, необходимым бланкам и образцам.

Как разработать

Предлагаем пошаговую инструкцию и образец, как составить штатное расписание для ООО на 2022 год, который легко адаптировать и для АО, и для бюджетного учреждения.

Шаг 1. Заполняем шапку

Штатное расписание

Необходимо указать полное и сокращенное наименование организации, как в учредительных документах. Вписываем код организации по ОКПО, номер и дату составления списка, количество внесенных ставок. Посмотрите на наш пример штатного расписания: в нем указаны реквизиты распоряжения руководителя об утверждении штатки, период и начало действия.

Шаг 2. Заполняем графы

Все данные указывают без сокращений, в соответствии с наименованиями в структуре предприятия. Если отдельной структуры нет, столбцы заполняют в алфавитном порядке или в порядке убывания количества сотрудников в подразделениях. Коды структурных подразделений тоже должны соответствовать структуре организации. При ее отсутствии коды присваивают в соответствии с порядком расположения подразделений в таблице.

Если выполнение работ сопряжено с предоставлением компенсаций, льгот или наличием противопоказаний, то наименования должностей, специальностей, профессий и требований к квалификации сотрудников должны строго совпадать с наименованиями и требованиями, содержащимися в квалификационных справочниках, или с положениями профстандартов (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Это важно соблюдать, когда оформляем штатное расписание школы, МЧС, любой иной организации, поскольку соответствие наименований профессий и должностей, содержащихся в штатке и вписанных в трудовую книжку работника, спискам 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей дает право на льготное и досрочное пенсионное обеспечение (Постановление Кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991 и Постановление Совмина СССР № 1173 от 22.08.1956).

Несоблюдение этих требований трудового законодательства влечет за собой не только наложение административного штрафа на работодателя, но и неблагоприятные последствия для работника при оформлении пенсии или получении льгот.

Количество ставок

Указывают количество ставок — штатных единиц, в том числе неполных. Посмотрите в наш заполненный образец штатного расписания на 0,5 ставки для специалиста по подбору персонала. Учтите, что в трудовом договоре с сотрудником, принятым на 0,5 ставки, и в приказе о приеме указывают полный оклад, условия о неполном рабочем времени и условия оплаты пропорционально отработанному времени.

Допустимо заранее предусмотреть ставки, которые комплектуются не сразу, а понадобятся к концу отчетного периода при расширении штата. Это один из вариантов, как составить штатное расписание сотрудников на 2022 год, к примеру, при планировании ставок в ДОУ, когда будущая наполняемость детских групп еще неизвестна. В этом случае работодатель обязан предоставлять сведения в центр занятости населения о наличии вакансий на основании закона № 1032-1 от 19.04.1991 «О занятости населения в РФ» (пункт 3 статьи 25 закона).

Образец штатного расписания

Штатный и внештатный работник

Трудовое законодательство не содержит понятия «внештатный сотрудник». Отношения с такими работниками регулируются в договорах гражданско-правового характера, в которых обозначен конкретный вид поручаемой им работы, а не должность, тогда как штатное расписание содержит наименование профессий и должностей, но не вид работ. Если у работодателя возникает необходимость временно принять человека на должность, не предусмотренную в штате, к примеру, для передачи опыта уходящего сотрудника, оформляют договор на выполнение конкретной работы, услуги либо принимают его в штат на какую-нибудь свободную должность.

Шаг 3. Оплата труда и прочие выплаты

Система оплаты труда, необходимая для заполнения штатного расписания, утверждается в каждой организации. В графе «Тарифная ставка (оклад)» указывается оклад в рублях (оклад, часовая тарифная ставка). Компенсационные выплаты, доплаты и надбавки необходимо устанавливать и указывать отдельно. Если работник имеет сдельную оплату труда и размер месячной выплаты заранее не определить, в графу вносится фраза «Сдельная оплата труда». Обращаем внимание на размер окладов, тарифных ставок по одинаковым наименованиям и квалификациям профессий и должностей. В одном отделе несколько специалистов одной квалификации получают одинаковые оклады, что соответствует принципу равной оплаты за труд равной ценности (ст. 132 ТК РФ). Но надбавки, доплаты и другие выплаты могут отличаться в зависимости от квалификации работника, объема, сложности работ, условий труда.

Графа «Надбавки» заполняется в процентах в соответствии с действующими законодательными актами, с учетом территориальных и климатических условий, условий труда, наличия образования, допуска к работе с информацией под грифом «Секретно» и др. Если доплаты не имеют постоянного размера, это дополнительно указывают, допустим, в виде ссылки на нормативный акт.

Штатное расписание не включает премии, т. к. они иногда меняются и рассчитываются от трудового вклада работника, результатов деятельности предприятия или иных показателей, утвержденных в положении о премировании работников.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отразить вакансии в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как подписать и утвердить приказ об утверждении штатки

Штатное расписание подписывают начальник кадровой службы и главный бухгалтер только на последнем листе. В случае их отсутствия документ подписывает ответственный за его разработку. Все изменения утверждаются приказом по основной деятельности, который подписывает руководитель предприятия или уполномоченное лицо.

Реквизиты приказа об утверждении нового штатного расписания (дата, год и номер) проставляют в шапке формы Т-3. Печать на этот документ не ставят и хранят его в подразделении, которое отвечает за внесение в него изменений.

Инструкция: составляем приказ о введении или изменении штатного расписания на 2022 год

Приказ о введении штатного расписания — это документ, которым руководство вводит в действие или меняет установленную ранее численность и должностной состав сотрудников в организации.

Зачем нужен этот документ

Штатное расписание (или «штатка») составляется с момента создания организации и изменяется, исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя. Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации и информацию о количестве сотрудников. Все правила и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Чтобы штатное расписание (ШР) имело юридическую силу, готовят специальное распоряжение об его утверждении. Если появится необходимость уточнить сведения о структуре, количестве работников или фонде зарплаты, то издают новый распорядительный документ.

Когда составляют распоряжение на утверждение ШР

Это отправная точка, позволяющая использовать документ в учреждении. Бумагу необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция, и размер дохода, определенные в «штатке».

В процессе осуществления планирования оформляют локальный распорядительный акт о введении в действие ШР, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же приказом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить сокращение 0,5 ставки в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить ШР

Единая унифицированная форма приказа об утверждении штатного расписания отсутствует, потому работодатели формируют его в свободном формате.

Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.), так как главная цель — определить структуру, численность и размер заработной платы. Распорядительный акт подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.

Документ оформляется на стандартном бланке предприятия, утверждается работодателем и включает следующую информацию:

  • количество работников;
  • фонд оплаты труда;
  • дату, с которой новое вводится в действие, а прежнее отменяется.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр»

ИНН 123456789, КПП 123456789, ОКПО 123456789

об утверждении штатного расписания

г. Москва 12.01.2022

В целях закрепления организационно-штатной структуры

  1. Утвердить штатное расписание ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» согласно приложению к данному приказу.
  2. Ввести в действие штатное расписание ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» с 14.02.2022.
  3. Функцию по контролю за исполнением возложить на главного бухгалтера С.С. Сидорову.

Приложение: штатное расписание.

  • Директор Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлены

  • Начальник отдела кадров А.А. Александрова Александрова
  • Главный бухгалтер С.С. Сидорова Сидорова

Уставом разрешено определить и другой порядок подготовки и утверждения документа, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола). А вот на сайте организации, как правило, он не размещается и через почтовые ресурсы (mail, др.) не рассылается.

Когда составляют на изменение

Такое распоряжение издается, когда требуется закрепить одно из нововведений:

  • исключить вакансии или структурные подразделения из-за организационных перемен в деятельности учреждения;
  • ввести новые вакантные единицы в случае расширения производств или увеличения числа услуг;
  • сократить единицы;
  • поменять оклады;
  • изменить названия должностей или подразделений.

Оформляют подобные изменения:

  • разработав приказ об утверждении нового штатного расписания и отмене старого, указав дату введения в действие;
  • утвердив новое.

Руководитель предприятия сам решает, какой способ выбрать.

Проводя процедуру сокращения штата или численности, работодатель не обязан вводить в действие новое штатное. Он вправе внести изменения в имеющееся. Это означает, что организация в процессе деятельности имеет одну «штатку» и приказами регулирует ее изменения.

Как составить распоряжение об изменении

Единый формат документа не утвержден. Работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную форму. В проект следует включить:

  • дату введения изменений;
  • названия новых подразделений или должностей;
  • новое количество штатных единиц;
  • размер оклада, доплаты и надбавки.
  • с даты издания приказа;
  • с даты, обозначенной в приказе для введения в действие изменений. К примеру, дата издания приказа 12 января 2022 г., а изменения начинают действовать с 14 февраля.

Приказ подписывает руководитель.

Образец приказа о вводе штатного расписания на 2022 год в связи с изменением организационной структуры

Что делать после подписания

У работодателя нет обязанности знакомить работников с самим расписанием или с приказом о его утверждении, поскольку оно не является локальным нормативным актом, связанным с трудовой деятельностью. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность предусмотрена коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Как часто требуется утверждать новое расписание

Закон не требует ежегодно издавать приказ об утверждении. Но если в течение года в документ вносились изменения в виде дополнений, то в начале календарного года вводится новый вариант «штатки» — так удобнее в работе. Для бюджетных и некоммерческих организаций период, на который он утверждается, определяется собственником имущества и зависит от выделенного бюджета.

При введении нового варианта старый прекращает действовать. Требуется ли его хранить? Обязательно! В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) по месту разработки и утверждения, они имеют постоянный срок хранения.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении структуры и штатной численности — это документ, благодаря которому вступает в силу кадровый документ организации. Поскольку он относится к распорядительной документации, составлять его необходимо по определенным правилам.

Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания (ШР) и кто его составляет

Список должностей и окладов — один из главных документов работодателя, где отражена вся структура организации, численность сотрудников, ежемесячный фонд заработной платы. При внесении любого изменения (в структуру, наименование должностей, размер заработной платы) понадобится обновить ШР, а чтобы новшества заработали — принять документ об их введении. Он же понадобится, если работодатель принял решение полностью изменить ШР.

Составляют распоряжение обычно секретари, работники бухгалтерии или кадровой службы. Такую функцию допустимо возложить и на руководителя, если организация небольшая.

Законодательно сроки, когда утверждается штатное расписание на следующий год, не утверждены, работодатель вправе самостоятельно регулировать этот вопрос. Новое ШР утверждают при организационных изменениях, изменении фонда оплаты труда и пр.

Структура документа

Закон не содержит требований, как правильно организовать утверждение нового штатного расписания взамен устаревшего, применяют единые правила документооборота и учетной политики организации. Вся новая и измененная документация предприятий утверждается распоряжением руководителя.

В учетной политике предприятия допустимо закрепить, как утвердить штатное расписание на следующий год, если в организации произошли кадровые изменения. Новшества в кадровой структуре удобнее утверждать с началом года, чтобы документооборот был налажен по всем отчетным периодам.

Если в учетной политике правил о введении нового ШР нет, составьте новый документ и утвердите его распоряжением директора.

Распоряжение о введении ШР не имеет строгой формы. Закон не содержит единых требований, как правильно оформить приказ на утверждение штатного расписания, нормативно закреплены правила оформления ШР.

Приказ оформляют на бланке предприятия в свободной форме с соблюдением основных требований к созданию распорядительной документации: обязательно указывают общие сведения о работодателе, дату выпуска и порядковый номер распоряжения, наименование документа.

Основная часть состоит из двух разделов. В первом уточняют причины принятия нового решения — реорганизация компании, совершенствование организационной структуры, расширение производства, мотивация сотрудников, другие основания. Второй раздел — вводная часть — содержит следующие данные:

  • количество работников по новому (измененному) ШР;
  • размер фонда оплаты труда;
  • дату, с которой изменения вступают в силу;
  • лица, ответственные за исполнение распоряжения.

Здесь же допустимы дополнительные указания. Например, в случае сокращения штата допустимо дать распоряжение о подготовке и рассылке уведомлений о предстоящем изменении и подготовке соглашений об увольнении. Если принято решение повысить оклады, надо распорядиться о подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками.

В приложение документу включают само ШР. В тексте распоряжения уточняют его номер и дату принятия. Подписывает распоряжение о введении ШР руководитель компании. Также в нем должны стоять подписи лиц, ответственных за кадровые изменения. Знакомить с текстом всех работников предприятия не требуется.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, должно ли быть в организации штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2022 год

Приказ об утверждении нового штатного расписания отличается от распоряжения о внесении изменений в старое ШР только формулировками. Если вводится новая «штатка», то следует уточнить, что старая утрачивает силу с определенной даты. Если меняются только некоторые части ШР, указывают, что изменится, затем вносят новые сведения о структуре, штате работников, их заработной плате.

Подготовили несколько примеров, как выглядят приказы об утверждении ШР и внесении изменений в него.

Составляем штатное расписание на 2022 год

Штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава по должностям и размеру заработной платы. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

Для чего и кому необходимо штатное расписание

На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. При составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Для этой цели служит штатное расписание по ТК РФ — как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, обязательно или нет штатное расписание, ответ прост: этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа.

Важно!

Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке). В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется, как минимум, при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы.

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.

По факту теми специалистами, кто ведет учет кадрового состава и заработной платы, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку штатка представляет собой нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то штатное расписание утверждает руководитель организации. И официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

  • сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатки;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма документа

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет, форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание на 2022 год. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10, но при необходимости их легко добавить. В инструкции указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ]).

Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Важно!

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести документ в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка. В тексте приказа указывается факт утверждения штатки, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на постоянное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.

Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, например по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утвердите распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа. В связи с развитием пандемии медицинские организации формируют временное штатное на основании Приказа Минздрава от 19.03.2020 № 198н. Численность и структуру подразделения в них определяет руководитель, исходя из объемов медпомощи.

Как вносить изменения

Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Важно!

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Источник: ppt.ru, здесь же можно найти образцы документов

Нет КонсультантПлюс?

Оформите заявку на доставку полной версии документа

или самостоятельно подберите комплект, с учетом особенностей именно Вашей организации

Приказ об утверждении штатного расписания

Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, с отображением структуры предприятия и содержанием перечня должностей, указывая их численность и должностные оклады.

Продуманная организация работы и правильное распределение обязанностей между персоналом предприятия, обеспечивает выполнение поставленных задач. Приказы по утверждению штатного расписания (ШР) предприятия определяют наиболее важные аспекты его функционирования, и определяют размер вознаграждения сотрудника.

Файлы для скачивания:

Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания (ШР)

Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания (ШР)

ШР утверждается, обычно, приказом директора фирмы и действует, в большинстве своем, на протяжении календарного года. При разработке ШР работодатель обязан называть штатные единицы в соответствии с Классификатором профессий, утвержденным законодательством РФ.

Утвердить новое ШР на календарный год можно, как в конце уходящего года, так и в начале текущего. При этом, необходимо учитывать следующие моменты:

  1. Во-первых, величина базовых (должностных) окладов по некоторым категориям профессий привязана к МРОТ, поэтому надо дождаться официального сообщения об утверждении МРОТ в регионе на наступающий год и индексации окладов исходя из уровня инфляции.
  2. Во-вторых, надо ожидать правки законодательных норм, регулирующих условия работы, наименования должностей и прочие изменения в трудовом сегменте, чтобы составлять ШР на календарный год с учетом нововведений.
  3. В-третьих, ШР, обычно, составляют после утверждения финансово-производственных планов на очередной год. Например, для учебного заведения ШР на будущий учебный год составляется, обычно, в мае, а для новых предприятий — утверждается при регистрации фирмы.

Периодичность изменения ШР устанавливается внутриведомственными положениями и его утверждение, как отмечалось выше, осуществляется приказом директора предприятия.

Если предприятие работает стабильно, то ШР, обычно, остается без изменений численности, в крайнем случае, вносятся небольшие корректировки. В любом варианте, для подтверждения ШР издается приказ, с отображением изменений размера вознаграждения персонала за выполняемую работу с учетом коэффициента инфляции, утвержденного Правительственным Постановлением РФ.

Важность издания такого приказа имеет значение при проверках налоговыми и прочими службами. Также ШР может понадобиться для судебных структур, при жалобах работников по неправомерному их увольнению.

Кто имеет право издавать такие распоряжения

Кто имеет право издавать такие распоряжения

Приказ по утверждению ШР является отправным моментом для организации правильной численности персонала при трудоустройстве физлиц. Документ разрабатывается кадровым подразделением по согласованию с профкомом и лишь после этого направляется директору предприятия с проектом приказа об его утверждении. После подписания приказа директором ШР вступает в силу, и на основании его осуществляется выполнение обязанностей персоналом, согласно должностных инструкций, начисление зарплаты в соответствии с утвержденным ШР, а также трудоустройство физлиц на открытые свободные вакансии.

При трудоустройстве лиц на свободную вакансию, трудовой договор принимаемого лица заключается согласно ШР.

Порядок утверждения штатного расписания

Порядок утверждения штатного расписания

Перед оформлением приказа по утверждению штатного расписания на предприятии, нужно выполнить следующий алгоритм действий:

Шаг 1. Разработка штатного расписания

Порядок утверждения штатного расписания

  • Вначале понадобится подсчитать потребности предприятия в штатных единицах и заполнить таблицу. Для заполнения ШР существует форма Т-3. Ее применение не является обязательной, однако большинство предприятий пользуются такой формой, чтобы не изобретать «новый велосипед».
  • Начало заполнения формы надо осуществлять с названия предприятия и кода ОКПО.
  • Затем нужно проставить номер и дату составления документа.
  • Следующим шагом является заполнение периода действия ШР, реквизитов приказа, которым утверждается ШР и численность штатных единиц.

Примечание. Дата приказа не может быть раньше, чем дата составленного ШР, так как перед подготовкой проекта приказа, кадровик, обычно, согласовывает разработанное штатное расписание с руководством и профкомом.

  • Далее можно перейти к заполнению самого документа, который выглядит в виде таблицы, строки которой заполняются в соответствующих колонках, с отображением:
  • Структурного подразделения и его кода.
  • Названия должности, с указанием численности штатной единицы данной должности.
  • Оклада или тарифной ставки.
  • Доплат.
  • Итоговых сумм вознаграждения работников предприятия.
  • Заполнение названия должностей рекомендуется осуществлять в соответствии со справочником ОКПДТР, хотя для коммерческих предприятий данное требование не обязательно.
  • Графа «Всего» предназначена для подведения итога фонда зарплаты в разрезе должностей.
  • После заполнения штатных единиц в строку «Итого» заносятся итоги численности штатных единиц и общего фонда зарплаты по предприятию.
  • Завершение оформления ШР осуществляется проставлением подписей руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Шаг 2. Подготовка проекта приказа

  • Утверждение штатного расписания осуществляется приказом, изданным директором предприятия. Для оформления такого распоряжения нет утвержденного шаблона, поэтому такой приказ можно оформить на фирменном бланке произвольно.
  • Непременным условием при оформлении данного приказа является отображение его номера и даты издания. Причем дата распоряжения может совпадать с датой составления ШР или быть более поздней.

Шаг 3. Подача проекта приказа вместе с ШР на подпись директору и его регистрация

  • После подписания директором распоряжения, нужно зарегистрировать его в журнале приказов, присвоить номер и дату.

Шаг 4. Ознакомление сотрудников предприятия с изданным документом

  • Весь работающий на предприятии персонал должен быть ознакомлен со штатным расписанием, а также действующими локальными нормами.
  • Ознакомление с распоряжением можно выполнить отдельными листами, являющимися приложением к приказу, с отображением даты ознакомления, подписи работника, с расшифровкой фамилии.
  • Некоторые предприятия используют для ознакомления с приказом журнал, в котором каждый сотрудник расписывается.

На этом порядок подготовки и утверждения штатного расписания завершается.

Можно ли менять штатное расписаниею и кто составляет приказ

Можно ли менять штатное расписаниею и кто составляет приказ

Все изменения в ШР осуществляются путем принятия внутриведомственных распорядительных актов на предприятии.

Если такие изменения не значительны, то издается распоряжением об изменении предшествующего приказа, с приложением исправленного ШР.

Если изменения радикальные, к примеру, осуществлено индексирование окладов всего персонала на принятый Правительственным Постановлением коэффициент, то понадобиться переделать форму Т-3 с отображением в ней новых (повышенных) окладов и издать новый приказ, с указанием в нем даты, с которой будут начисляться новые оклады. При этом, в одном из пунктов распоряжения, нужно отметить отмену предыдущего приказа.

Изменения в ШР, с последующим изданием приказа, могут осуществляться при:

  1. Увеличении численности штатных единиц.
  2. Сокращении численности персонала.
  3. Изменении названия структурных отделов и должностей.
  4. Повышении тарифных ставок и должностных окладов.

Все приказы по утверждению или изменению штатного расписания подготавливает, как правило, кадровый работник по согласованию с руководством предприятия (гл. бухгалтером и руководителем), а вот подписывает документ директор предприятия или человек, исполняющий его обязанности, на которого возложены полномочия приказом директора.

С правилами и рекомендациями составления штатного расписания можно ознакомиться, посмотрев видео

(Видео: «Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. Пономарева»)

Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания в 2022 году

Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания в 2022 году

Приказ об утверждении ШР не имеет утвержденного шаблона, поэтому составляется в произвольном стиле. При этом, для его правильного заполнения необходимо соблюсти структуру документа, с обязательным отображением следующих данных:

  1. Вверху нужно отобразить наименование предприятия с указанием всех его реквизитов (ИНН, КПП, ОКПО), а также банковских.
  2. Затем требуется написать заголовок: «Приказ № …», с указанием краткого содержания документа, в данном варианте: «… об утверждении /изменении/ штатного расписания».
  3. Немногим ниже, отображается место составления документа и дата.
  4. Далее заполняется текстовый раздел документа, начиная с фразы «Приказываю утвердить …», с последующим указанием даты разработанного штатного расписания, численности персонала и итогового фонда зарплаты.
  5. После этого отмечается приложение, с указанием числа листов, на которых отражена заполненная таблица со ШР.

Как правильно составить приказ об утверждении штатного расписания в 2022 году

Завершается заполнение приказа подписью руководителя предприятия, утвердившего ШР, с расшифровкой его фамилии и подписями лиц, которые обязаны ознакомиться с текстом приказа, также с расшифровкой фамилий и указанием даты ознакомления.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Образец приказа об утверждении штатного расписания

Скачать

Образец распоряжения о внесении изменений в ШР:

Для составления ШР существует форма Т-3, утвержденная Госкомстатом РФ № 1 от 05.01.2004 года. В то же время, предприятиям разрешается разрабатывать собственные образцы форм. При этом, такой документ должен соответствовать требованиям ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете».

В документе должны быть отображены:

  1. Структурные отделы
  2. Названия должностей.
  3. Должностные оклады.
  4. Данные о численности персонала
  5. Фонд зарплаты.

Если после издания приказа, утвердившего ШР произошли изменения в численном составе или были изменены должностные оклады, то в этом варианте руководитель может издать приказ, в котором признать предыдущее распоряжение о ШР утратившим силу, с указанием даты введения в действие нового приказа и приложенного нового штатного расписания.

Ниже представлен образец такого распоряжения.

Образец распоряжения о внесении изменений в ШР

В связи с переименованием должности

Если в штатном расписании пришлось изменить название некоторых должностей, то в этом варианте — в приказе об изменении ШР можно сослаться на усовершенствование организационной структуры предприятия. Остальная часть распоряжения такая же, как и при утверждении ШР.

Ниже предлагается образец такого приказа.

В связи с переименованием должности

В связи с повышением окладов некоторым работникам

В связи с повышением окладов некоторым работникам

Действующие законодательные нормы не разрешают работодателям издавать распоряжения по уменьшению зарплаты персоналу. Исключением могут стать вариант, когда осуществляется сокращение штатных ставок.

Работодатель вправе повысить оклады некоторым работником, ссылаясь на увеличение нагрузки или в целях мотивации тех или иных работников.

Приказ об утверждении штатного расписания: как правильно составить в 2022 году

Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания. Скачать образец на 2022 год можно ниже.

О штатном расписании

Приказ об утверждении штатного расписания: как правильно составить в 2022 году

Такой локально нормативный акт, как штатное расписание обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия — кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется трудовой контракт, размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению, если он затрагивает трудовую деятельность работника. Например, если зарплата работника зависит от штатного расписания. В иных случаях, по мнению Роструда ознакомление сотрудников с ним не обязательно.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа, либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2022 год

Приказ об утверждении штатного расписания на 2022 год образец скачать бесплатно в формате Word.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Приказ об утверждении штатного расписания: как правильно составить в 2022 году

Ниже посередине проставляется название документа — «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

Дальше в приказе нужно указать дату его создания и место составления.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа — «Об утверждении штатного расписания».

Далее нужно отступить немного вниз и изложить причину, по которой на предприятии необходимо использовать штатное расписание. Эта часть будет вводной.

Приказ об утверждении штатного расписания: как правильно составить в 2022 году

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

  • Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
  • Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
  • Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
  • Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
  • Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Приказ об утверждении штатного расписания: как правильно составить в 2022 году

Далее, приказ о штатном расписании должен подписать директор фирмы, который ставит подпись, а затем ее расшифровывает.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

  • Появляется новая должность;
  • Изменение названия должности;
  • Сокращение размера штата;
  • Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
  • Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (2 оценок, среднее: 4,50 из 5)

Ссылка на основную публикацию