Расписка о получении трудовой книжки на руки

8 нюансов составления расписки при получении трудовой книжки

Согласно законодательству, при оформлении на основное место работы трудовая книжка передается работодателю. С этого момента ответственность за ее ведение и хранение ложится на кадровика, на которого приказом возложены указанные обязанности. Порядок закреплен ТК РФ и подробно изложен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Трудкнижки являются бланками строгой отчетности и должны храниться в организациях в специальных металлических шкафах (сейфах) либо отдельных запираемых комнатах, исключающих доступ к ним третьих лиц. Выдача их на руки строго ограничена. Трудовая под расписку, согласно нормативным актам, выдается только по двум причинам:

  1. При увольнении сотрудника — в последний рабочий день (п. 41 Постановления);
  2. В целях обязательного социального страхования (обеспечения), например, при оформлении пенсии, социальных льгот и т. д., — по личному заявлению работника в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

В остальных случаях ТК РФ предписывает выдавать выписки или заверенные копии трудкнижки.

Но на практике оригиналы документов, подтверждающих стаж, требуют и банки от клиентов, которые планируют взять кредит, и государственные структуры, такие как ФМС, при оформлении загранпаспортов или оформлении визы в другую страну. Такое требование противозаконно, но спорить с данными организациями нецелесообразно, так как затянете вопрос очень надолго.

Законодательная база

Сведения о хранении и выдаче трудовых книжек закреплены в следующих нормативно-правовых актах:

  • Трудовом кодексе РФ;
  • Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.

В соответствии с вышеуказанным Постановлением, трудовая книжка относится к числу документов строгой отчетности. Хранить ее надлежит в отделе кадров организации-работодателя.

Ответственным по вопросу ведения, хранения и выдачи документа является работник кадровой службы, которого назначает работодатель посредством вынесения соответствующего приказа. Доступ к трудовым книжкам работников получает исключительно уполномоченное на это лицо.

Как оформляется

Порядок оформления увольнения закреплен в ст. 84.1 ТК РФ. Для завершения рабочих отношений работнику в день увольнения необходимо подойти в отдел кадров для ознакомления с приказом и получения трудовой книжки. Также свою личную подпись сотруднику необходимо проставить в личной карточке Т2 и в журнале учета движения этих бланков. Обязательно указывать дату. Соблюдение данной процедуры соответствует требованиям нормативных актов, подтверждает факт выдачи трудовой книжки и снимает с работодателя ответственность за ее хранение. Среди бумаг, которые просит «на прощание» подписать работодатель, встречается и расписка о получении документов при увольнении, образец приводим в статье и рассказываем, обязательно ли составлять подобный документ.

Иногда сотрудники по разным причинам отказываются ставить подпись. В таких случаях составляется акт, который необходимо приложить к журналу учета движения ТК.

Если работник не явился в день увольнения в отдел кадров, ТК РФ предписывает направить ему письменное уведомление с просьбой явиться в организацию для получения трудовой книжки либо дать согласие на отправление ее по почте. Данная мера снимает с работодателя ответственность за несвоевременную выдачу документации и освобождает от последствий в случае споров.

Некоторые работодатели, помимо перечисленных мер, требуют, чтобы была оформлена расписка от работника при увольнении. Данная мера не обязательна и является вариантом подстраховки при расставании, например, с конфликтным человеком. Если сотрудник отказывает работодателю в данной просьбе, то своим поведением требований законодательства он не нарушает, поэтому акт составлять не нужно.

Когда работодатель обязан вернуть (выдать) трудовую книжку при увольнении?

Рассмотрим злополучный вопрос, о том, когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении? Работодатель обязан выдать трудовую книжку и копии документов работнику при его непосредственно увольнении. Оно может быть вызвано разными причинами. Но, не смотря на то, что у работодателя и работника одновременно может быть масса причин на увольнение, основные правила по выдаче трудовой книжки при прекращении трудового договора должны быть соблюдены — работодатель должен выдать уволившемуся работнику документ. Так же всех волнует вопрос сроков выдачи трудовой книжки.

Не слишком опытные работодатели и новички-работники не имеют представления о том, в какие сроки должна быть выдана трудовая.

В связи с этим может происходить ряд не самых благоприятных последствий, возникающих по незнанию. Работодатель может задержать трудовую работника у себя, а работник, зная о неправомерности действий работодателя, может подать в суд.

Также, пользуясь незнанием работника о сроках, работодатель может в полной мере отсрочить выдачу трудовой по своему собственному желанию.

Трудовая книжка должна быть выдана на руки работнику в день его официального увольнения, то есть в последний рабочий день. Этого нельзя делать ни на день позже, ни раньше.

Но, к сожалению, многие граждане нашей страны не изучают ТК РФ, и, следственно, не знают о таких четко установленных сроках.

Сроки возврата

Когда и в какой срок выдается трудовая книжка при увольнении работника? Таким образом, в последний день осуществления своей трудовой функции работник получает на руки свою трудовую книжку. В дальнейшем, только он решает куда с ней отправится.

Работодатель не имеет право отсрочить выдачу данной книжки. Но, иногда, в связи с тем, что работник находится в командировке или же сам вовсе не может получить документ лично, эти сроки могут быть продлены.

Зачем получать подтверждение, что работник получил документы

Если же у вас возникла необходимость забрать бумаги. подтверждающие стаж, на время: для предъявления в ПФР, оформления социальной льготы или по другим уважительным причинам, то вы должны знать, что выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку по личному заявлению. В случае положительного решения кадровый работник составляет акт приема-передачи, а подчиненный собственноручно пишет расписку.

Данная мера является обязательной, так как оформленная расписка на получение трудовой книжки в случае судебных разбирательств или утери послужит подтверждением факта выдачи ее на руки владельцу. Кроме того, к ней рекомендуется приложить заверенную копию всей книжки, чтобы в случае ее утраты у работодателя была возможность подсчитать стаж работника для оформления дубликата.

Работнику необходимо помнить, что, согласно ч. 3 ст. 62 ТК РФ, он обязан вернуть документ строгой отчетности работодателю не позднее трех рабочих дней, со дня получения его из органа, осуществляющего социальное страхование (обеспечение). Это означает, что не стоит затягивать с возвратом, и как только надобность в нем по месту требования заканчивается, сразу же предоставить его назад в кадровое подразделение.

Порядок выдачи трудовой книжки на руки работнику

Итак, одной из причин выдачи трудовой книжки на руки работнику является ее предоставление в орган обязательного соцстрахования (обеспечения). Это происходит, когда сотрудник достигает пенсионного возраста, и в ПФР для назначения пенсии и подтверждения трудового стажа требуется оригинал трудовой книжки.

Оформление и выдача оригинала трудовой книжки происходит в следующем порядке.

Шаг 1. Получение от сотрудника соответствующего заявления

Заявление составляется в письменной форме. Обязательного бланка этого документа нет, сотрудник может подготовить его самостоятельно или воспользоваться образцом, предоставленным работодателем.

Образец заявления на выдачу оригинала трудовой книжки

В заявлении укажите:

  • наименование работодателя и ФИО генерального директора (руководителя);
  • ФИО, должность, адрес и контактные данные сотрудника, запрашивающего трудовую книжку.
  • название документа (заявление о выдаче трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения);
  • просьбу о предоставлении оригинала трудовой книжки;
  • причину и место предоставления трудовой книжки;
  • дату составления документа и подпись сотрудника, его составившего.

Далее заявление передается на утверждение руководителю.

Шаг 2. Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек

Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек обезопасит работодателя от возможных последствий в случае утери работником трудовой книжки. Напомним, что за нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек работодателя могут привлечь к ответственности в виде штрафа в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц компании и ИП;
  • от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для организаций.

Образец расписки в получении трудовой книжки

Чтобы расписка в получении трудовой книжки на руки была оформлена правильно, в ней рекомендуется указать следующие сведения:

  • название организации;
  • дату составления документа;
  • Ф.И.О., дату рождения, паспортные данные, адрес регистрации и(или) проживания;
  • номер трудовой книжки и вкладыша к ней (при наличии), причину получения;
  • далее перечислить все остальные получаемые бумаги и справки (в случае увольнения работника);
  • заверить все записи личной подписью работника.

Если документы получает иное лицо (по нотариально заверенной доверенности), то этот момент необходимо отразить, указав Ф.И.О. доверенного лица, номер доверенности и т. д. Расписка в получении трудовой книжки умершего работника берется с родственника, предъявившего документы, подтверждающие родство.

Как правильно составить документ

В случае, когда работнику необходимо составить расписку о получении трудовой книжки на руки, а в организации не предусмотрен ее специальный шаблон, данный документ оформляется в свободной форме.

При написании расписки следует воспользоваться общими советами по ее оформлению. Документ можно написать от руки в произвольной форме. Оформить его можно как на простой бумаге, так и на специальном бланке организации.

Также работник может набрать текст расписки на компьютере, однако этот метод имеет определенные минусы, ведь при возникновении спорной ситуации с работодателем графологическую экспертизу, позволяющую выяснить, кто является составителем документа, произвести будет невозможно.

Может ли работодатель не выдать документы

В случае расторжения рабочих отношений работодатель обязан выдать подчиненному все полагающиеся документы в день увольнения (ч. 4-6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Постановления). В противном случае организация должна возместить работнику средний заработок за все дни задержки. Для этого необходимо издать новый приказ об увольнении и в трудовой книжке произвести другую запись с указанием той даты, когда была произведена фактическая выдача официальных бумаг.

В других случаях, кроме вышеуказанного и приведенных в ст. 62 ТК РФ, работодатель в выдаче бумаг вправе отказать.

Когда и как можно забрать?

Как получить трудовую книжку при увольнении? После своего увольнения работник должен явиться непосредственно к работодателю или в отдел кадров организации или индивидуального предпринимателя.

Именно там за все время осуществления деятельности хранилась трудовая книжка работника. Работник должен представиться и, показав документы об увольнении, забрать свой документ.

Конечно, предшествовать такому действию должен определенный срок отработки, а также официальное расторжение трудового договора, которое было произведено между работником и работодателем. Только по факту выполнения данных пунктов возможна выдача трудовой книжки на руки увольняющемуся работнику.

Как забрать трудовую книжку у работодателя без отработки?

Как мы знаем, в Трудовом кодексе оговорено правило, что работник предупреждает о своем увольнении работодателя заранее, и после этого должен осуществлять свою трудовую функцию еще две недели. Но, вне правил кодекса, отработка увольняющегося сотрудника – дело только двух лиц, работника и работодателя и никто кроме них не в праве решать, отрабатывать работнику или нет.

Если у работника появились обстоятельства, которые не позволяют ему остаться на месте работы еще две недели, то работодатель может пойти на встречу своему подчиненному. Но такими обстоятельствами могут стать только очень важные факты, например болезнь, срочный переезд и так далее.

Инструкция: составляем расписку о получении трудовой книжки

Расписка в получении трудовой книжки при увольнении — это письменное подтверждение работником факта получения от работодателя на руки документа о его профессиональном стаже. Обязательно ли составлять расписку? Какими нормативными актами она регламентирована? Как правильно составить? Ответы в статье.

Что говорит закон

Согласно законодательству, при оформлении на основное место работы трудовая книжка передается работодателю. С этого момента ответственность за ее ведение и хранение ложится на кадровика, на которого приказом возложены указанные обязанности. П орядок закреплен ТК РФ и подробно изложен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Трудкнижки являются бланками строгой отчетности и должны храниться в организациях в специальных металлических шкафах (сейфах) либо отдельных запираемых комнатах, исключающих доступ к ним третьих лиц. В ыдача их на руки строго ограничена. Трудовая под расписку, согласно нормативным актам, выдается только по двум причинам:

  1. При увольнении сотрудника — в последний рабочий день (п. 41 Постановления);
  2. В целях обязательного социального страхования (обеспечения), например, при оформлении пенсии, социальных льгот и т. д., — по личному заявлению работника в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

В остальных случаях ТК РФ предписывает выдавать выписки или заверенные копии трудкнижки.

Но на практике оригиналы документов, подтверждающих стаж, требуют и банки от клиентов, которые планируют взять кредит, и государственные структуры, такие как ФМС, при оформлении загранпаспортов или оформлении визы в другую страну. Такое требование противозаконно, но спорить с данными организациями нецелесообразно, так как затянете вопрос очень надолго.

Как оформляется

Порядок оформления увольнения закреплен в ст. 84.1 ТК РФ. Для завершения рабочих отношений работнику в день увольнения необходимо подойти в отдел кадров для ознакомления с приказом и получения трудовой книжки. Также свою личную подпись сотруднику необходимо проставить в личной карточке Т2 и в журнале учета движения этих бланков. О бязательно указывать дату. Соблюдение данной процедуры соответствует требованиям нормативных актов, подтверждает факт выдачи трудовой книжки и снимает с работодателя ответственность за ее хранение. Среди бумаг, которые просит «на прощание» подписать работодатель, встречается и расписка о получении документов при увольнении, образец приводим в статье и рассказываем, обязательно ли составлять подобный документ.

Иногда сотрудники по разным причинам отказываются ставить подпись. В таких случаях составляется акт, который необходимо приложить к журналу учета движения ТК.

Если работник не явился в день увольнения в отдел кадров, ТК РФ предписывает направить ему письменное уведомление с просьбой явиться в организацию для получения трудовой книжки либо дать согласие на отправление ее по почте. Данная мера снимает с работодателя ответственность за несвоевременную выдачу документации и освобождает от последствий в случае споров.

Некоторые работодатели, помимо перечисленных мер, требуют, чтобы была оформлена расписка от работника при увольнении. Данная мера не обязательна и является вариантом подстраховки при расставании, например, с конфликтным человеком. Е сли сотрудник отказывает работодателю в данной просьбе, то своим поведением требований законодательства он не нарушает, поэтому акт составлять не нужно.

Образец расписки о получении документов при увольнении

Зачем получать подтверждение, что работник получил документы

Если же у вас возникла необходимость забрать бумаги. подтверждающие стаж, на время: для предъявления в ПФР, оформления социальной льготы или по другим уважительным причинам, то вы должны знать, что выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку по личному заявлению. В случае положительного решения кадровый работник составляет акт приема-передачи, а подчиненный собственноручно пишет расписку.

Данная мера является обязательной, так как оформленная расписка на получение трудовой книжки в случае судебных разбирательств или утери послужит подтверждением факта выдачи ее на руки владельцу. Кроме того, к ней рекомендуется приложить заверенную копию всей книжки, чтобы в случае ее утраты у работодателя была возможность подсчитать стаж работника для оформления дубликата.

Работнику необходимо помнить, что, согласно ч. 3 ст. 62 ТК РФ, он обязан вернуть документ строгой отчетности работодателю не позднее трех рабочих дней, со дня получения его из органа, осуществляющего социальное страхование (обеспечение). Это означает, что не стоит затягивать с возвратом, и как только надобность в нем по месту требования заканчивается, сразу же предоставить его назад в кадровое подразделение.

Правила и требования к составлению

Расписка о получении трудовой книжки на руки пишется от руки (в случае разногласий сторон проводят экспертизу почерка) в свободной форме на обычном листе бумаги, но разрешено использовать и фирменный бланк организации.

Образец расписки в получении трудовой книжки пишите без исправлений и ошибок. Если же они есть, лучше, если вы составите новую бумагу. Ю ланк с исправлениями не примут в качестве доказательства в судебном органе.

Образец расписки в получении трудовой книжки

Чтобы расписка в получении трудовой книжки на руки была оформлена правильно, в ней рекомендуется указать следующие сведения:

  • название организации;
  • дату составления документа;
  • Ф.И.О., дату рождения, паспортные данные, адрес регистрации и(или) проживания;
  • номер трудовой книжки и вкладыша к ней (при наличии), причину получения;
  • далее перечислить все остальные получаемые бумаги и справки (в случае увольнения работника);
  • заверить все записи личной подписью работника.

Если документы получает иное лицо (по нотариально заверенной доверенности), то этот момент необходимо отразить, указав Ф.И.О. доверенного лица, номер доверенности и т. д. Расписка в получении трудовой книжки умершего работника берется с родственника, предъявившего документы, подтверждающие родство.

Может ли работодатель не выдать документы

В случае расторжения рабочих отношений работодатель обязан выдать подчиненному все полагающиеся документы в день увольнения (ч. 4-6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Постановления). В противном случае организация должна возместить работнику средний заработок за все дни задержки. Для этого необходимо издать новый приказ об увольнении и в трудовой книжке произвести другую запись с указанием той даты, когда была произведена фактическая выдача официальных бумаг.

В других случаях, кроме вышеуказанного и приведенных в ст. 62 ТК РФ, работодатель в выдаче бумаг вправе отказать.

Расписка в получении трудовой книжки

Расписка о получении трудовой книжки на руки — это документ с подтверждением факта ее выдачи работнику. С момента трудоустройства и до дня увольнения ТК хранится в отделе кадров или в бухгалтерии предприятия, и ответственность за ее сохранность лежит на работодателе. Исключение: ситуации, когда работник выбрал электронный формат ТК, — тогда бумажный документ о стаже отдают раньше.

Что говорит закон

Статья 62 ТК РФ предписывает выдать трудовую книжку (ТК) по заявлению работающего сотрудника для решения вопросов, связанных с обязательным социальным страхованием (пенсия). Закон не требует в этом случае от работника какой-либо бумаги, но для работодателя важно удостоверить факт выдачи документа (исполнение обязанности). Для этих целей с сотрудника нужно брать расписку о выдаче трудовой книжки на определенное время и обязательство вернуть ее.

В каких случаях возможна выдача ТК

По закону бумаги, касающиеся работы, выдаются сотруднику на руки только в следующих случаях:

  • при расторжении договора, в последний день работы (п. 41 постановления правительства РФ № 225);
  • для предоставления в государственные организации с целью оформления социальных выплат (ст. 62 ТК РФ);
  • при переходе на формирование данных о стаже и рабочей деятельности в электронном формате.

Во всех остальных случаях работодатель при необходимости выдает работнику заверенную копию ТК ( ст. 62 ТК РФ и п. 7 правил).

При выдаче оригинала обязательно необходимо взять с работника подтверждение получения бланка на руки. Не сомневайтесь, нужна ли расписка о получении трудовой книжки в связи с увольнением, — лишний документ никогда не помешает, а вы снимете с себя ответственность, если сотрудник потеряет или испортит полученную ТК (кто знает: может, заявит, что подпись в книге учета выдачи трудовых не его).

С 1 сентября 2021 года вступает в силу Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, который вводит новую форму ТК и требует от работодателей разрабатывать собственные журналы учета этих документов.

Правила составления расписки

В законе не сказано, как оформлять такое свидетельство, унифицированной формы не установлено. Потому его составляют в любой форме. Основное правило — в нем четко указано, что человек забрал оригинал из отдела кадров работодателя для определенных целей. Это освобождает организацию от ответственности за хранение в тот период, когда документ о стаже человека находится у него на руках.

Если выдается трудовая книжка на руки работнику под расписку, то рекомендуется придерживаться следующих правил. Прежде всего необходимо сделать копии каждой страницы документа. Также следует получить от сотрудника подтверждение, что работодатель исполнил свою обязанность и выдал испрашиваемые бумаги ему на руки по его заявлению.

Чтобы удостоверение о получении было полным, работнику следует написать в нем следующую информацию:

  • дату составления;
  • текст, в котором обязательно указаны реквизиты запрашиваемого к выдаче документа;
  • причину, по которой сотрудник просит предоставить ему бланк;
  • срок, в течение которого обязуется его вернуть (три дня);
  • подпись получателя и расшифровку подписи.

Посмотрите, как выглядит образец расписки в получении трудовой книжки на руки на время для предоставления в ПФР и оформления пенсии:

Заполненный бланк расписки получения трудовой книжки

ТК выдается на определенный срок, который оговаривается с сотрудником отдела кадров. По окончании работы с документом его необходимо вернуть в отдел кадров предприятия в течение трех дней. После этого расписка об обязанности предоставить трудовую книжку гасится и передается на хранение, дополнительно составляется подтверждение возврата оригинала в организацию.

Пример расписки о возврате ТК в отдел кадров

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что делать, если трудовая книжка потеряна. Используйте эти инструкции бесплатно.

Расписка в получении близкими родственниками

Она необходима, если сотрудник умер. Бланк выдают родственникам умершего на основании заявления, к которому прикладывают копии справок, подтверждающих родственные связи с умершим сотрудником. При выдаче ТК обязательно указывают данные родственника, которому она выдана на руки.

Расписка о получении ТК за умершего родственника

Как подтвердить выдачу после перехода на формирование ТК в электронном формате

До 31.12.2020 работники обязаны в письменном виде сообщить, сохраняют ли они бумажные книжки или переводят их в электронный формат. Граждане вправе и позже отказаться от ведения ТК на бумаге, подав соответствующее заявление.

Если человек переходит на электронную ТК, то работодатель прекращает хранить его бумажную ТК и передает ее владельцу. Подтверждением получения документа о стаже в таком случае выступает заявление сотрудника о согласии перевести данные в электронный формат.

Что указывать в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки родственнику умершего сотрудника?

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

В случае выдачи трудовой книжки мужу умершей работницы, что нужно указать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Там расписывается родственник или сделать запись, что отдано по расписке, указав реквизиты расписки о получении трудовой книжки?

Ответ

Напрямую действующим законодательством данный вопрос не определен.

По нашему мнению, в книге учета движения трудовых книжек необходимо указать – кому выдали трудовую книжку и реквизиты расписки, а расписаться должен родственник (муж умершей сотрудницы).

Обоснование

В книге учета и движения трудовых книжек, форма которой утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее – книга учета и движения трудовых книжек), необходимо сделать запись – кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

А обратившийся за выдачей родственник умершего работника должен расписаться в ее получении.

5. Что делать с трудовой книжкой (сведениями о трудовой деятельности) умершего работника

Сначала в трудовую книжку работника (в случае ее ведения) внесите запись о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

Заполненную трудовую книжку (если она ведется) выдайте одному из родственников работника, если он за ней обратился. Для этого запросите у него документы, подтверждающие родство с умершим работником (например, свидетельство о браке). Если родственник умершего желает получить трудовую книжку по почте, он должен написать вам заявление с указанием такого способа получения. Если же он решил забрать трудовую книжку лично, то пусть напишет вам расписку. Это следует из п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Форма расписки произвольная, так как нормативно утвержденной нет.

Пример формулировки расписки о получении трудовой книжки

“Я, Курпатова Арина Михайловна (паспорт серия 45 08 N 623956, выдан Отделением УФМС России по г. Москве по району Коньково 25.04.2008, зарегистрирована по адресу: г. Москва, ул. Труда, д. 3, кв. 154), получила от ООО “Верона” ранее принадлежавшую моему отцу, Курпатову Михаилу Станиславовичу, трудовую книжку серия АТ-VI N 114669. Трудовая книжка выдана мне в связи с его смертью”.

Если трудовую книжку (в случае ее ведения) выдать невозможно (например, никто из родственников не обратился за ней), храните ее до востребования (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если работник отказался от продолжения ведения трудовой книжки, полагаем, родственникам по их обращению можно выдать сведения о трудовой деятельности. Это вытекает из смысла положений ст. 1, ч. 3 ст. 66.1, ч. 4, 6 ст. 84.1, абз. 4 ст. 234 ТК РФ.

Ситуация. Трудовая книжка выдается родственникам

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения трудовых книжек). В данной ситуации возможны два варианта.

Вариант 1. Родственник лично обращается в организацию за трудовой книжкой.

Кому из родственников выдавать трудовую книжку, законодательство не устанавливает, и поэтому она выдается первому из обратившихся родственников.

Для этого родственник должен написать заявление на имя руководителя с просьбой выдачи трудовой книжки и целью ее получения. К заявлению прикладываются:

  • копия свидетельства о смерти умершего работника;
  • копии документов, подтверждающие факт родства с умершим, например свидетельства о браке для супругов или свидетельства о рождении для детей умершего и др.;
  • копия паспорта заявителя.

Последующим родственникам работодатель может выдать копию трудовой книжки, надлежащим образом заверенную. При получении трудовой книжки родственник должен расписаться в ее получении в Книге учета движения трудовых книжек.

Вариант 2. Родственник направляет по почте заявление с просьбой отправить ему трудовую книжку умершего родственника.

Этот случай законодательством не регламентирован. Рекомендуем истребовать у родственника те же документы, что и в варианте 1, но они должны быть нотариально заверены.

Ситуация. Трудовая книжка выдается по доверенности.

В необходимых случаях трудовая книжка может быть выдана доверенному лицу работника. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Роструд в своем письме от 27.02.2010 N 530-6-1 разъясняет, что “у работодателя нет достаточных оснований для отказа в выдаче трудовой книжки родственнику или иному третьему лицу на основании нотариально заверенной доверенности от работника на получение трудовой книжки”.

При предъявлении доверенным лицом нотариально заверенной доверенности или доверенности, заверенной по новому месту работы, и паспорта кадровик должен выдать ему трудовую книжку, о чем доверенное лицо расписывается в Книге учета движения трудовых книжек. Доверенность хранится в Книге учета движения трудовых книжек.

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Заявление на выдачу документов при увольнении: правила написания и образец

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, — это письменный запрос сотрудника к нанимателю о предоставлении справок о трудовой деятельности.

Надо ли писать заявление

При расторжении договора с работником в последний день работодатель выдает ему трудовую книжку и окончательный расчет по ст. 140 ТК РФ . Это предусмотрено в ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ . Обычно выдача необходимых бумаг происходит по устной договоренности. Когда этого недостаточно, сотрудник пишет заявление-запрос о выдаче документов, связанных с работой.

Рабочие бумаги используют для разных целей:

  • для судебных разбирательств (о взыскании зарплаты, о восстановлении в должности, о дисциплинарных взысканиях);
  • для органов соцзащиты при получении пособий и компенсаций,
  • для Пенсионного фонда РФ при назначении пенсий;
  • для службы занятости и др.

Сотрудник не обязан объяснять работодателю, с какой целью он просит справки о его трудовой деятельности. Он вправе их использовать по собственному усмотрению.

Какие документы можно запросить у работодателя

Некоторые документы при расторжении договора с сотрудником работодатель обязан выдать без заявления. Среди обязательных бумаг:

  • трудовая книжка (если не отказались от бумажного варианта);
  • медицинская книжка (если есть);
  • выписки из отчетов СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
  • данные о стаже и трудовой деятельности СТД-Р;
  • расчетный лист (ч. 1 ст. 136 ТК РФ );
  • справка о зарплате по форме 182Н (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 №255-ФЗ );
  • расчет по страховым взносам за последний квартал РСВ;
  • выписка из ДСВ-З (если были взносы для накопительной части пенсии).

Запрос придется подать, если необходимы справки — о доходах 2-НДФЛ, о среднем заработке для службы занятости, копии СПВ-2 (для ПФР при выходе гражданина на пенсию) и др. Основные указаны в ст. 61 ТК РФ :

  • копии приказов о трудоустройстве;
  • о переводах на другое рабочее место;
  • о расторжении договора;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о зарплате, о периоде трудовой деятельности в данной компании, о взносах социального страхования.

Закон не ограничивает список бумаг, которые работник вправе запросить у работодателя. Единственное требование — они должны касаться лично заявителя с указанием его фамилии.

Документы требуется зарегистрировать в организации и заверить подписью директора или другого уполномоченного лица. На копиях указываются сведения о том, где хранится оригинал.

Если сотрудник желает написать заявление на выдачу документов, связанных с работой по договору ГПХ, необходимо помнить: такой вид работ регулирует не Трудовой, а Гражданский кодекс РФ. Следовательно, закон не обязывает выдавать таким гражданам документы о рабочей деятельности. Исключение — справки о доходах и суммах налога, удержанных с них ( ст. 230 НК РФ ).

Как написать заявление

Унифицированных бланков в этом случае не существует. Но чтобы определить, как правильно составить заявление на предоставление справки с работы, достаточно составить его по общим правилам делопроизводства. Оформляют на листе А4 на компьютере или рукописным текстом.

Составляют его в письменной форме с указанием следующих сведений:

  • кому — на имя главы компании (Ф.И.О. и должность);
  • от кого — личные данные заявителя;
  • наименование документа;
  • просьба предоставить справки (перечислить их);
  • дата составления запроса и подпись гражданина.

В основной части текста изложите основание, например, в связи с «выходом на пенсию» или «в связи с увольнением», затем просьбу о выдаче необходимых бумаг и ссылку на ст. 62 и 84.1 ТК РФ , которые позволяют это сделать. Подписать следует лично, шариковой ручкой, даже если текст запроса напечатан в электронном виде.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок необходимо выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец заявления

Это пример формы заявления на предоставление характеристики и справок о зарплате при увольнении.

Образец заявления на предоставление характеристики и справок о зарплате при увольнении

А это образец запроса на предоставление справки при выходе на пенсию.

От старшего юриста

Прошу уволить меня в связи с выходом на пенсию по возрасту 17.05.2021.

На основании ст. 62 Трудового Кодекса Российской Федерации, прошу выдать мне следующие документы, связанные с работой:

  1. копия СПВ-2 — о страховом стаже при выходе на пенсию.

ВХ №07/07-21 от 16.05.2021

Начальник отдела кадров: Романов Романов Роман Романович

Как и в какие сроки подавать заявление

Получить документы о трудовой деятельности работник вправе в любое время: и в отпуске, и на больничном, но чаще всего при увольнении. Если нет возможности подать заявление на истребование документов у работодателя лично, он вправе отправить его почтой заказным письмом с уведомлением. В любом случае при подаче на имя руководителя необходимо зарегистрировать заявку в порядке делопроизводства. Для этого кадровик указывает на запросе номер и регистрирует в журнале входящей документации. Необходимо написать заявку в двух экземплярах, чтобы один остался в компании, а другой (с регистрационным номером) у работника. Все документы при увольнении выдаются в последний рабочий день работника.

Что делать, если работодатель игнорирует заявление

Если в компании проигнорировали запрос или нарушили срок выдачи документов, работник вправе подать жалобу в Трудовую инспекцию или прокуратуру. За подобные нарушения штрафные санкции грозят организации и главе компании (по ст. 5.27 КоАП РФ ).

Организации придется выплатить штраф от 30 000 до 50 000 рублей (за повторное нарушение сумма возрастет до 70 000 рублей). На руководителя проверяющие органы вправе наложить от 1000 до 5000 рублей, а при неоднократном нарушении от 10 000 до 20 000 рублей или запрет на ведение деятельности на срок от 1 года до 3 лет.

Образец расписки о получении трудовой книжки на руки в 2022 году

Содержание

Содержание

  • Требуется ли расписка о получении трудовой книжки при увольнении работника
  • Как самостоятельно и правильно написать расписку о получении трудовой книжки
  • Рекомендуемый «универсальный» бланк расписки о получении трудовой книжки
  • Как составить расписку о получении трудовой за своего родственника
  • Пример 1. Готовый вариант расписки о получении трудовой книжки для ее подачи ее в территориальное отделение ПФР РФ
  • Распространенные ошибки при составлении расписок
  • Ответы на часто задаваемые вопросы

Как свидетельствует ПП РФ № 225 от 16.04.2003 (акт. ред. от 25.03.2013), трудовая книжка – это главный документ, который содержит персональные сведения о трудовой деятельности и стаже конкретного работника. Данное правительственное постановление устанавливает:

  1. Типовую форму для трудовой книжки российского образца и вкладыша к ней. оформления, сохранения трудовых, изготовления бланков и снабжения ими нанимателей.

Как известно, трудовую книжку заводят на каждого человека, который впервые оформляется на работу. После этого вся ответственность за внесение в нее записей и ее сохранение возлагается на полномочного сотрудника кадрового отдела.

Трудовая – бланк строгой отчетности, поэтому ее хранят отдельно, в специально отведенном для этого месте. Обычно таковым является металлический шкаф либо сейф, установленный в отделе кадров. Доступ к трудовым книжкам предельно ограничен. Поэтому выдают их на руки только владельцам в определенных случаях и с соблюдением заведенного порядка. Например, при увольнении, для оформления визы (загранпапорта) либо для обязательного соцстрахования гражданина (ст. 62 ТК РФ).

В остальных случаях по письменному заявлению работника выдается на руки копия, а не оригинал трудовой. Копия полежит заверению и выдается заявителю безвозмездно. В ситуациях, когда требуется оригинал, работник (иное правомочное лицо), которому его выдают, как правило, пишет расписку о получении трудовой книжки.

Требуется ли расписка о получении трудовой книжки при увольнении работника

Для того, чтобы разобраться, когда и как составляется данная расписка при увольнении, следует обратиться к порядку, который устанавливает трудовое законодательство. Итак, непосредственно правила оформления увольнения определяет ст. 84.1 ТК РФ. Согласно требованиям данной статьи в день увольнения наниматель помимо прочего обязан отдать сотруднику его трудовую книжку. В свою очередь увольняемый должен проставить свою подпись в кадровых документах (распоряжении об увольнении, своей личной карточке и др.).

Кроме этого зачастую наниматель просит увольняемого поставить подпись и в расписке, оформленной при выдаче трудовой книжки. Следует заметить, что оформление такой расписки именно при увольнении – не общеобязательное действие и в ст. 84.1 ТК РФ оно не обозначено. Тем не менее наниматель вправе так поступить, если сочтет необходимым. Ну а увольняемый работник вправе отказаться от подписания (либо написания) расписки. При отказе от подписи наниматель, следуя общему порядку, может попросту составить акт об отказе, а затем приобщить его к книге учета движения трудовых книжек.

Данная мера понятна и в целом оправдана. Но встает логичный вопрос: для чего все это нужно нанимателю, если по ТК РФ составление расписки при увольнении не требуется? Ответ оказывается банально простым: подобная расписка при увольнении – это своего рода подстраховка для нанимателя. С одной стороны она полностью снимает ответственность с нанимателя за несвоевременную выдачу трудовой книжки при увольнении. С другой – таким способом он как бы подстраховывается при увольнении «проблемного» работника и заранее исключает любые сторонние махинации с трудовой книжкой.

Следует отметить также отдельные ситуации, при которых увольняемый работник не может прийти в отдел кадров, чтобы получить расчет, забрать трудовую книжку, выполнить иные требуемые действия. Тогда увольняемое лицо вправе поручить сделать все это вместо него своему доверенному лицу (полномочному представителю). Факт передачи соответствующих полномочий представителю, как принято, оформляется доверенностью, заверенной нотариатом.

Только после этого данный представитель, наделенный необходимыми полномочиями, вправе получить за увольняемого деньги, трудовую книжку и выполнить иные действия, которые сопровождают оформление увольнения. Не является исключением и расписка. При данных обстоятельствах составлять и подписывать ее будет полномочный представитель, у которого имеется заверенная доверенность.

Как самостоятельно и правильно написать расписку о получении трудовой книжки

Расписка вне зависимости от ситуации составляется самим работником (получателем документа) в произвольной форме либо по шаблону, который используется в организации. Каких–либо особых требований по ее написанию, оформлению не установлено.

При самостоятельном написании расписки составители руководствуются общими правилами создания документов, действующей системой стандартов, применяемой при документировании и организации работы с документацией. Прежде всего, принимаются во внимание следующие элементарные нормы:

  • расписка пишется от руки либо печатается на компьютере;
  • используется стандартный лист бумаги формата А 4 либо фирменный бланк организации;
  • ошибки исключаются, а текст пишется разборчивым почерком.

Важно! Расписка, написанная при получении трудовой книжки, оформляется в одном экземпляре. Его оставляют в отделе кадров, где затем прилагают к личному делу работника.

Что касается содержания такого документа, то ряд сведений в него нужно включать обязательно.

Это минимум сведений, которые, как считается, непременно должны присутствовать практически в любой расписке. Остальная информация записывается при необходимости и при наличии. Например, если расписку подает полномочный представитель, то в ней нужно указывать реквизиты доверенности, на основании которой он действует от лица работника.

В ситуации, когда вместе с трудовой книжкой работнику выдают иные персональные документы, целесообразно отмечать данный факт выдачи в расписке. При любых сомнениях работник всегда может обратиться за помощью в составлении расписки к сотруднику кадрового отдела либо попросить у него готовый образец.

Рекомендуемый «универсальный» бланк расписки о получении трудовой книжки

При разработке собственного документа можно руководствоваться следующим общим шаблоном расписки о получении трудовой книжки. Он составлен на основе сведений, которые непременно следует включать в расписку.

Директору (название организации)_________________

(ФИО директора) _______________________________

Я (ФИО) ________________ , паспорт № ____ серии ______ , выдан (указать кем и когда) _________________________________________ , зарегистрирован по адресу (указать адрес) _________________________________________ , подтверждаю то, что получил от (указать название организации) _______________________ оригинал своей трудовой книжки (указать ее реквизиты) _______________ в связи с увольнением (указать другую причину).

Полученная трудовая книжка оформлена должным образом. Претензий к ее оформлению не имею.

(Дата получения) __________ (Подпись) ____________ (Расшифровка) ____________

По аналогии можно составить расписку о получении трудовой книжки для представления ее в органы соцстраха и для иных целей. Но тогда в документе нужно будет записать действительную цель ее использования, а также конкретную дату (срок) возврата.

Например, если оригинал трудовой требуется для представления его в отделение ПФР РФ для целей перерасчета, начисления, то нужно добавить: «Полученную трудовую книжку (отметить ее реквизиты) обязуюсь вернуть на протяжении 3 раб. дн. после возврата».

Как составить расписку о получении трудовой за своего родственника

Если вместо работника трудовую книжку получает его родственник и при этом требуется расписка о получении, то составлять ее должен именно получатель, т. е. сам родственник. В тексте документа ему нужно будет:

  • указать свои ФИО, паспортные данные, адрес проживания;
  • далее, соответственно, подтвердить факт получения трудовой книжки;
  • подписать документ и проставить дату его получения.

Перечисленных сведений будет вполне достаточно. Допустим, трудовую книжку за свою супругу получает муж. При составлении расписки подтвердить факт получения трудовой он может следующей формулировкой.

Расписка о получении трудовой книжки

Я, Бережевский Николай Михайлович, паспорт серии 46 05 № 12312, выдан Химкинским РУВД Московской обл. 02.03.2017, зарегистрирован по адр.: г. Химки, Московской обл., ул. Белова, д. 1, кв.2, удостоверяю, что получил от ООО «Форпост» трудовую книжку своей супруги Бережевской Валентины Святославовны. Претензий к ее оформлению не имею.

17.09.2022. Бережевский (Бережевский Н. М./

Такую расписку рекомендовано писать вручную на стандартном листе А 4. Далее ее следует отдать ответственному сотруднику отдела кадров.

Пример 1. Готовый вариант расписки о получении трудовой книжки для ее подачи ее в территориальное отделение ПФР РФ

Следует обратить внимание на то, что предложенный образец расписки написан работником, который забирает свою трудовую книжку, а также на то, что он не увольняется, а работает. Поэтому, во-первых, паспортные данные в расписке он не указывает, т. к. все сведения о нем имеются в кадровом отделе. Во-вторых, поскольку человек работает, а не увольняется, то трудовую он должен будет вернуть. Соответственно, в расписке указан срок ее возврата.

Директору ООО «Грань»

Шевчуку Игорю Игоревичу

от редактора информационного отдела

Дарчевской Агаты Николаевны

Я, Дарчевская Агата Николаевна, настоящим подтверждаю, что 17.09.2022 в отделе кадров ООО «Грань» получила свою трудовую книжку серии ВТ-I № 5487655. Трудовая книжка требуется в территориальное отделение ПФР РФ для подтверждения страхового стажа при оформлении пенсии.

Выданную мне трудовую книжку обязуюсь вернуть на протяжении 3 раб. дн. согласно ч. 2 ст. 62 ТК РФ после того, как получу ее обратно на руки из отделения ПФР РФ.

17.09.2022 Дарчевская /Дарчевская А. Н./

Предложенный образец можно написать (от руки либо печатью, на компьютере) как на стандартном листе А4, так и на фирменном бланке.

Распространенные ошибки при составлении расписок

Ошибка 1. Наниматель не вправе требовать от увольняемого работника расписку о получении трудовой книжки, потому что ее составление либо подписание не является обязательным по ТК РФ. Соответственно, если работник откажется от ее написания либо подписания, то это не будет являться нарушением законодательства и никаких санкций за собой не повлечет.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Работающему москвичу необходимо предъявить трудовую книжку в отделение фонда. В кадровом отделе ему говорят, что нужно сначала написать заявление для выдачи ее оригинала, а уже при его получении написать расписку. На протяжении какого времени выдадут трудовую и на какой срок?

Согласно ст. 62 ТК РФ наниматель должен выдать трудовую на протяжении 3 раб. дн. после того, как поступит заявление. Вернуть ее нужно будет тоже на протяжении 3 раб. дн., после того, как ее отдаст орган соцстрахования.

Вопрос №2: Работник по причине своего отсутствия в день увольнения трудовую не получил. Вскоре ему пришло сообщение о том, что ему следует явиться за ней в отдел кадров либо согласиться на ее высылку по почте. Уволенный работник пришел за трудовой книжкой сам. При выдаче ее на руки сотрудник кадрового отдела стал требовать от него расписку о ее получении. Обязан ли работник ее писать или ему не выдадут трудовую?

Нет, не обязан. Он может написать расписку либо нет, это его право, но не обязанность. А вот трудовую книжку в любом случае ему должны выдать. Задерживать ее выдачу, ссылаясь на отсутствие расписки, наниматель не вправе, т. к. это противоречит закону.

Ссылка на основную публикацию